10 вопросов к поставщику при выборе системы управления цифровыми активами (DAM)

Успех внедрения DAM-системы во многом зависит от того, насколько она будет принята пользователями.

Тут важно понимать не просто нужна ли система (раз вы о ней задумались, то скорее всего нужна), но в первую очередь — кто будет ей пользоваться и какие рабочие задачи он должен решать с помощью DAM.

Это позволяет точнее определиться с вендором системы. Например, если DAM-системой в первую очередь планирует пользоваться маркетинговая команда, вам необходимы будут специальные функции для управления активами бренда и материалами рекламных и маркетинговых кампании.

Креативным командам, скорее всего, потребуются инструменты для совместной работы над файлами.

Подразделение e-commerce запросит функцию передачи разных наборов медиаконтента на разные каналы продаж — чтобы учитывать требования площадок.

Если выбранная DAM не будет соответствовать потребностям основных пользователей, её внедрение принесёт в разы меньше пользы, чем могло бы.

Обратите внимание также и на то, обеспечивает ли вендор или интегратор комплексное обучение и поддержку, чтобы пользователи могли правильно использовать систему.

Масштабируемое и настраиваемое программное обеспечение DAM способно адаптироваться к изменяющимся потребностям бизнеса, поддерживать рост и расширение, повышать операционную эффективность и производительность.

При оценке масштабируемости важно понять, как поставщик будет поддерживать модернизацию, миграцию и сопровождение с течением времени.

Что касается возможностей настройки, то вам имеет смысл оценить: гибкость программного обеспечения в отношении пользовательского интерфейса; гибкость схем метаданных; возможности автоматизации рабочих процессов.

На фреймворки и языки, которые использует вендор при разработке DAM, на наличие готовых API и возможности интеграции.

Это позволит понять, насколько система может быть адаптирована к требованиям вашего бизнеса.

DAM-система может быть идеально продуманной, с множеством полезных функций и встраиваемых опций.

Но если пользователям неочевидно, как именно этими функциями пользоваться, если интерфейс неудобен и непонятен, а вменяемого обучения нет, то вместо оптимизации процессов вы получите итальянскую забастовку и снижение производительности.

Поэтому до внедрения имеет смысл запросить демо системы у вендора или его представителя, чтобы самостоятельно оценить интерфейсы. У лучших систем интерфейс интуитивно понятен, разделы и кнопки расположены в очевидных местах, пиктограммы легко считываются, а автоматизированные процессы (например, валидация изображений, внесение метаданных, нанесение водяных знаков) очевидны и предсказуемы.

Для этого интерфейс должен быть спроектирован с учетом UX/UI-стандартов, привычных для пользователя.

Дополнительными плюсами будут: — наличие открытой документации и обучающих курсов у вендора или его представителя; — готовность вендора или интегратора составить инструкцию для вашего кастомизированного портала и провести обучение для пользователей; — готовность сопровождать процесс обучения консультациями и поддержкой.

В этом разделе мы (KT.Team) максимально отойдем от перевода оригинальной статьи. Pimcore в своем тексте советует проверить, есть ли готовые решения по интеграции выбранной DAM с уже существующими у вас CRM, CMS, ERP и другими системами. И каков опыт поставщика решения в обеспечении подобных интеграций. Безусловно, это один из вариантов синхронизировать работу всего IT-контура.

Но у прямых интеграций есть свои недостатки: сильная связанность контура, потребность в постоянных доработках, постоянное усложнение взаимосвязей между системами при появлении новых сущностей или изменении уже имеющихся.

Поэтому на своих проектах мы, как правило, рекомендуем интегрировать DAM-систему с другими системами компании через ESB-слой.

Наличие правильно интегрированной шины в IT-контуре делает контур слабо связанным: это позволяет вносить изменения в каждую из систем без риска заблокировать все бизнес-процессы.

Для начала вам придётся ответить на несколько вопросов внутри своей компании или проектной группы: — планируете ли вы масштабирование системы? — какие требования по безопасности данных есть у вас в компании? — какие нормативные требования в вашей компании предъявляются к IT-системам?

Ответив на эти вопросы, вы определите, подходит ли вашей компании облако или on-premises. В пользу облачных DAM говорят простота развертывания, гибкость, масштабируемость.

Такой вариант позволяет организовать удаленное взаимодействие и ускорить доставку контента. В свою очередь, DAM, развернутые на ваших серверах, обеспечивают больший контроль над системой и меньше рисков, связанных с вендором.

Как мы уже упоминали, расположение DAM-системы on-prem обезопасит компанию от внезапных отключений со стороны вендора.

Во все DAM-системы встроены модули отчетности и аналитики — они помогают бизнес-пользователям и заказчикам более обоснованно принимать управленческие решения или дорабатывать карточки товаров.

Но у разных систем возможности в построении отчетов отличаются, как и простота их формирования.

Как правило, в системах уже доступны стандартные отчеты, такие как отчеты об использовании и загрузке медиа-активов.

Некоторые DAM позволяют настроить пользовательские отчеты, адаптированные к требованиям организации. Например, для одного из клиентов мы настроили в Pimcore два типа отчётов: 1. по изображениям — позволяет найти все файлы с определённой датой загрузки и, например, отметить их как неактуальные.

Так ретейлер убирает из всех каналов продаж сезонные фотографии товаров; 2. по товарам и изображениям — отчёты позволяют увидеть, как связаны товары и изображения и нет ли товаров, к которым не привязано ни одного изображения.

Получив список таких товаров, контент-менеджеры могут быстро устранить проблему с пустыми карточками.

Отдельно стоит уточнить, предполагает ли DAM интеграцию с BI-системами и каким образом можно настроить визуализацию данных.