10 вопросов к поставщику при выборе системы управления цифровыми активами (DAM)

7.2.2024

Содержание

Перевод и адаптация статьи из блога Pimcore→.

Статья поможет собственнику или менеджеру выбрать поставщика DAM-решения так, чтобы вложения в систему себя оправдали.

Чем больше цифрового контента компания генерирует и использует, тем актуальнее для нее становится вопрос выбора DAM-системы, то есть системы по управлению цифровыми активами. DAM позволяет оптимизировать бизнес-процессы в брендинге и маркетинге, снизить затраты на производство, хранение и обновление цифровых активов по продуктам и услугам. С помощью DAM-системы автоматизируется процесс поддержание консистентности визуальной, аудио- и видеоинформации на всех каналах продаж, маркетинга, в соцсетях и на сайтах.

Но есть нюансы. Функциональность DAM-систем «из коробки» различается в зависимости от вендора. Плюс помимо общего набора функций у каждой из DAM-систем есть особенности, которые могут вам подходить или не подходить в зависимости от исходных данных.

В этой статье команда Pimcore собрала 10 главных вопросов, которые надо задать себе и вендору при выборе DAM-системы, чтобы внедрение себя оправдало. А KT.Team дополнила их кейсами из опыта наших клиентов.

1. Какие боли бизнеса вы хотите решить с помощью DAM и закроет ли конкретная система ваши потребности?

Первый шаг внедрения DAM-системы — определить, какие именно задачи бизнеса вы хотите решить внедрением. Для этого вам придётся собрать вводные от всех подразделений, которые занимаются производством, изменением, хранением и использованием цифровых активов, связанных с товарами и услугами. Где сейчас проблемные места в их процессах? Что для них важно в будущем решении и что — не важно? Сколько времени они сейчас тратят на поиски нужных активов и по какой причине?

Так, бизнесам, основное узкое место которых состоит в долгом и неочевидном поиске файлов и затратах на управление метаданными, подойдут DAM-системы с расширенными возможностями по управлению метаданными — например, Pimcore.

Pimcore позволяет привязывать одно изображение к нескольким товарам через метаданные | KT.Team

Компании, которые сталкиваются с задержками при утверждении и рассмотрении активов, будет полезно использовать DAM-систему с расширенными возможностями совместной работы и документооборота, такие как Picvario.

Управление ролями и доступом в Picvario | KT.Team

Один из клиентов KT.Team, крупная торговая сеть, называл среди основных болей риск отключения его действующей DAM-системы. Иностранный вендор в любой момент мог в одностороннем порядке прекратить работу с российскими пользователи. Для торговой сети это означало бы, что карточки 400 000 товаров из ее каталога останутся без фото и видео как на собственных каналах продаж сети, так и на маркетплейсах. Для этого клиента специалисты KT.Team подобрали DAM с открытым кодом и возможностью публикации на собственных серверах компании.

2. Каковы возможности конкретной DAM-системы?

Второе, на что имеет смысл обратить внимание, — это набор функций DAM-системы «из коробки». Их предстоит соотнести их с архитектурой вашего IT-контура и потребностями команд.

Мы не будем тут касаться базовых функций по хранению, валидации, фильтрации цифровых активов: от вендора зависят только нюансы их реализации, но не факт наличия.

Поэтому первое, на что лучше обратить пристальное внимание, — это расширенные функции, которые предоставляют DAM-системы. Например, распознавание изображения в помощью AI, удаление фона, автоматическое создание тэгов, автоматическое наложение водяных знаков, инструменты для редактирования видео или работы с 3D-файлами…

И тут есть нюанс. Выбирая DAM, лучше ориентироваться на потребности, которые у вас есть в моменте или возникнут в ближайшие полгода-год.

Каждая дополнительная функция, как правило, удорожает систему саму по себе и требует дополнительных ресурсов инфраструктуры.

Второе, о чем стоит разговаривать с интегратором или вендором, — возможности интеграции DAM с действующими системами: системой управления контентом (CMS), PIM-системой (системой управления данными о товарах), платформами автоматизации маркетинга, системами e-commerce и системами поставщиков или дистрибуторов. Есть ли готовые API, коннекторы, модули интеграции или их придётся заказывать отдельно?

На помощь тут приходит открытый код платформы и наличие комьюнити. Чем ниже популярность системы, чем меньше у нее бизнес-пользователей и тем меньше вероятность того, что готовые модули или API уже кем-то написаны и протестированы.

3. Соответствует ли DAM-система потребностям будущих основных пользователей?

Успех внедрения DAM-системы во многом зависит от того, насколько она будет принята пользователями.

Тут важно понимать не просто нужна ли система (раз вы о ней задумались, то скорее всего нужна), но в первую очередь — кто будет ей пользоваться и какие рабочие задачи он должен решать с помощью DAM. Это позволяет точнее определиться с вендором системы.

Например, если DAM-системой в первую очередь планирует пользоваться маркетинговая команда, вам необходимы будут специальные функции для управления активами бренда и материалами рекламных и маркетинговых кампании.

Креативным командам, скорее всего, потребуются инструменты для совместной работы над файлами.

Подразделение e-commerce запросит функцию передачи разных наборов медиаконтента на разные каналы продаж — чтобы учитывать требования площадок.

Если выбранная DAM не будет соответствовать потребностям основных пользователей, её внедрение принесёт в разы меньше пользы, чем могло бы. Обратите внимание также и на то, обеспечивает ли вендор или интегратор комплексное обучение и поддержку, чтобы пользователи могли правильно использовать систему.

4. Является ли DAM масштабируемой и настраиваемой?

Масштабируемое и настраиваемое программное обеспечение DAM способно адаптироваться к изменяющимся потребностям бизнеса, поддерживать рост и расширение, повышать операционную эффективность и производительность.

При оценке масштабируемости важно понять, как поставщик будет поддерживать модернизацию, миграцию и сопровождение с течением времени.

Что касается возможностей настройки, то вам имеет смысл оценить:

  • гибкость программного обеспечения в отношении пользовательского интерфейса;
  • гибкость схем метаданных;
  • возможности автоматизации рабочих процессов.

На что обращать внимание? На фреймворки и языки, которые использует вендор при разработке DAM, на наличие готовых API и возможности интеграции. Это позволит понять, насколько система может быть адаптирована к требованиям вашего бизнеса.

5. Какова общая стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO)?

Внедрение системы — это только начало. При подсчете TCO нужно учитывать все расходы, которые связаны с внедрением и поддержкой DAM-системы. Это:

  • первоначальное внедрение и настройка;
  • лицензионные платежи — первоначальные и регулярные, если выбранная система распространяется только по подписке;
  • обучение бизнес-пользователей;
  • стоимость расширений и дополнений, которые необходимы для вашей работы и не входят в «коробку»;
  • наличие на рынке и стоимость специалистов, которые будут поддерживать систему и т. д.

Часто система, которая на этапе интеграции кажется более доступной, в долгосрочной перспективе имеет более высокую стоимость владения. Уже через пару лет первоначальная выгода с избытком будет перекрыта текущими платежами и проблемами с поиском подходящих подрядчиков.

Так, например, доработки внутри DAM-функционала Brandquad возможны только через вендора. С одной стороны, это снимает вопрос с подбором подрядчика. С другой — увеличивает срок и стоимость каждой доработки, ведь придется подстраиваться под общий бэклог вендора.

6. Каков порог входа: насколько легко пользователи освоят DAM?

DAM-система может быть идеально продуманной, с множеством полезных функций и встраиваемых опций. Но если пользователям неочевидно, как именно этими функциями пользоваться, если интерфейс неудобен и непонятен, а вменяемого обучения нет, то вместо оптимизации процессов вы получите итальянскую забастовку и снижение производительности.

Поэтому до внедрения имеет смысл запросить демо системы у вендора или его представителя, чтобы самостоятельно оценить интерфейсы.

У лучших систем интерфейс интуитивно понятен, разделы и кнопки расположены в очевидных местах, пиктограммы легко считываются, а автоматизированные процессы (например, валидация изображений, внесение метаданных, нанесение водяных знаков) очевидны и предсказуемы. Для этого интерфейс должен быть спроектирован с учетом UX/UI-стандартов, привычных для пользователя.

Дополнительными плюсами будут:

  • наличие открытой документации и обучающих курсов у вендора или его представителя;
  • готовность вендора или интегратора составить инструкцию для вашего кастомизированного портала и провести обучение для пользователей;
  • готовность сопровождать процесс обучения консультациями и поддержкой.

7. Насколько легко интегрировать DAM с существующими системами?

В этом разделе мы (KT.Team) максимально отойдем от перевода оригинальной статьи.

Pimcore в своем тексте советует проверить, есть ли готовые решения по интеграции выбранной DAM с уже существующими у вас CRM, CMS, ERP и другими системами. И каков опыт поставщика решения в обеспечении подобных интеграций. Безусловно, это один из вариантов синхронизировать работу всего IT-контура.

Но у прямых интеграций есть свои недостатки: сильная связанность контура, потребность в постоянных доработках, постоянное усложнение взаимосвязей между системами при появлении новых сущностей или изменении уже имеющихся. Поэтому на своих проектах мы, как правило, рекомендуем интегрировать DAM-систему с другими системами компании через ESB-слой. Подробнее об этом способе можно узнать, например, здесь→. Наличие правильно интегрированной шины в IT-контуре делает контур слабо связанным: это позволяет вносить изменения в каждую из систем без риска заблокировать все бизнес-процессы.

8. Какие варианты развертывания (облачные или локальные) предлагает поставщик?

Для начала вам придётся ответить на несколько вопросов внутри своей компании или проектной группы:

  • планируете ли вы масштабирование системы?
  • какие требования по безопасности данных есть у вас в компании?
  • какие нормативные требования в вашей компании предъявляются к IT-системам?

Ответив на эти вопросы, вы определите, подходит ли вашей компании облако или on-premices.

В пользу облачных DAM говорят простота развертывания, гибкость, масштабируемость. Такой вариант позволяет организовать удаленное взаимодействие и ускорить доставку контента.

В свою очередь, DAM, развернутые на ваших серверах, обеспечивают больший контроль над системой и меньше рисков, связанных с вендором. Как мы уже упоминали, расположение DAM-системы on-prem обезопасит компанию от внезапных отключений со стороны вендора.

9. Предлагает ли DAM headless-архитектуру?

«Безголовую» (headless) архитектуру называют трендом в построении DAM-систем. Но вопрос не в том, насколько будущая система соответствует «моде».

Headless-подход предполагает, что бэк и фронт системы отделены друг от друга. Вы можете менять интерфейс, с которым работают пользователи, не задевая уже настроенные бизнес-процессы. Или менять бизнес-процессы на бэке так, чтобы это не отражалось (или минимально отражалось) на пользовательском интерфейсе.

Headless будет полезна организациям:

  • которые используют несколько каналов доставки контента;
  • которые планируют интегрировать DAM с большим количеством систем;
  • деятельность которых предполагает множественные и сложные процессы работы с контентом.

Например, один из клиентов KT.Team→ в работе с контентом должен был учитывать множество факторов: актуальность договора с модельными агентствами, актуальность акций и спецпредложений, о которых говорится на макетах, географические ограничения (фото с «звездой» можно использовать только в некоторых регионах) и ограничения по маркетинговым каналам. Для этого клиента Headless DAM-система подошла.

Но надо учитывать, что безголовая DAM-система требует более высокой технической экспертизы как у подрядчика, который будет настраивать систему, так и у команды, которая в дальнейшем будет заниматься поддержкой.

10. Каковы возможности отчетности и аналитики?

Во все DAM-системы встроены модули отчетности и аналитики — они помогают бизнес-пользователям и заказчикам более обоснованно принимать управленческие решения или дорабатывать карточки товаров.

Но у разных систем возможности в построении отчетов отличаются, как и простота их формирования.

Как правило, в системах уже доступны стандартные отчеты, такие как отчеты об использовании и загрузке медиа-активов. Некоторые DAM позволяют настроить пользовательские отчеты, адаптированные к требованиям организации.

Например, для одного из клиентов мы настроили в Pimcore два типа отчётов:

  1. по изображениям — позволяет найти все файлы с определённой датой загрузки и, например, отметить их как неактуальные. Так ретейлер убирает из всех каналов продаж сезонные фотографии товаров;
  2. по товарам и изображениям — отчёты позволяют увидеть, как связаны товары и изображения и нет ли товаров, к которым не привязано ни одного изображения. Получив список таких товаров, контент-менеджеры могут быстро устранить проблему с пустыми карточками.

Отдельно стоит уточнить, предполагает ли DAM интеграцию с BI-системами и каким образом можно настроить визуализацию данных.

Как получить максимум отдачи от инвестиций в DAM

Ключ к эффективным инвестициям в DAM — в правильно заданных вопросах на этапе выбора системы. Приведем саммари вопросов, которые нужно задать своей команде и команде интегратора.

Вопросы себе и бизнес-пользователям:

  1. Какие боли и проблемы бизнеса мы хотим решить, внедряя DAM-систему?
  2. На какие метрики планируем воздействовать?
  3. Какие подразделения будут владельцами и основными пользователями DAM-системы? Каковы их задачи в работе с медиаконтентом?
  4. Какие возможности DAM вам будут необходимы в течение ближайшего года-полутора?
  5. Какие ограничения по IT-безопасности у вас есть?
  6. Как вы планируете расти и масштабироваться в ближайшие несколько лет?

Вопросы к вендору и/или подрядчику:

  1. Какие функции есть у DAM-системы «из коробки»?
  2. Каким образом можно будет доработать функции или разработать новые фичи?
  3. Какие функции по  индивидуальной настройке карточек товаров, схемы метаданных заложены в DAM?
  4. Масштабируема ли DAM-система?
  5. Какие есть варианты развертывания?
  6. Каким образом выстроена техподдержка?
  7. Предусмотрено ли обучение новых пользователей и как именно оно может быть реализовано?
  8. Какие возможности по выстраиванию отчетов и аналитике встроены в DAM из коробки и что можно настроить дополнительно?
  9. Каков опыт подрядчика по внедрению DAM-систем?

Кейсы KT.Team по внедрению DAM- и PIM-систем вы можете почитать здесь→.

Остались вопросы? Запишитесь на бесплатную консультацию по внедрению DAM↓.

Другие статьи

Смотреть все

Почему мы внедрили BPM-систему и рекомендуем другим?

Подробнее

Вместо тысячи писем: как портал поставщиков делает управление ассортиментом проще и прозрачнее

Подробнее

Сколько по времени занимает внедрение ESB, каковы выходы на каждом этапе?

Подробнее

Смотреть все

Мы используем файлы cookie, чтобы предоставить наилучшие возможности сайта

Ок

Ваша заявка отправлена успешно

Отправить снова

Давайте обсудим ваш проект

С вами свяжутся персональные менеджеры

Форма для связи

Что-то пошло не так! Пожалуйста, попробуйте еще раз.
Ваша заявка отправлена успешно!

Отправить снова

Что-то пошло не так! Пожалуйста, попробуйте еще раз.

Контакты

+7 917 125-96-34

Whats App:

@kt_team_it

Telegram:

+7 495 204-14-33

Телефон:

Назначить встречу

Забронировать время встречи с помощью Google Calendar

Нужна консультация по DAM