Во многих компаниях ИТ-активы учитываются в таблицах, отдельных системах и отчетах разных отделов. В результате данные расходятся, техника теряется при перемещениях, а лицензии продолжают оплачивать даже после увольнения сотрудников.
Чтобы избежать этих проблем, компании внедряют управление ИТ-активами. Разберем, что относится к ИТ-активам, как выстроить их учет, как управлять жизненным циклом оборудования и какие практики помогают бизнесу снижать ИТ-расходы.
Что такое ИТ-активы
ИТ-активы — это все цифровые и физические ресурсы, которые компания использует для работы с данными и ИТ-системами. К ним относятся ноутбуки сотрудников, серверы, сетевое оборудование, операционные системы, корпоративные программы вроде 1С, лицензии, облачные ресурсы и SaaS-сервисы.
Управление ИТ-активами (ITAM) — это система учета и контроля этих ресурсов. Компания знает, какое оборудование у нее есть, где оно находится, какие программы установлены и какие лицензии действуют.
Но управление ИТ-активами — это не просто список техники. Бизнес контролирует весь жизненный цикл оборудования и программ: от закупки и выдачи сотруднику до ремонта, замены и списания. Когда компания эффективно управляет активами, она принимает решения на основе фактов, а не предположений.
{{cta}}
Зачем бизнесу учет ИТ-активов
Во многих организациях техника, лицензии и облачные сервисы учитываются частично. Часть оборудования лежит на складах, часть программ отделы покупают самостоятельно, а лицензии продолжают оплачивать даже после увольнения специалистов. В итоге ИТ-расходы растут, а руководство не понимает, куда уходят деньги.
Управление ИТ-активами помогает навести порядок и дает бизнесу несколько практических преимуществ:
- Снижение расходов. Компания видит всю инфраструктуру и быстро находит неиспользуемые лицензии, лишние подписки и оборудование, которое простаивает на складах. После наведения порядка бизнес часто сокращает ИТ-расходы на десятки процентов только за счет отказа от лишних ресурсов.
- Снижение юридических рисков. Когда компания не знает, какое ПО установлено на компьютерах, она может нарушить лицензионные условия. Это приводит к штрафам и судебным спорам. Если активы учтены, бизнес видит все лицензии и контролирует использование программ.
- Быстрая работа ИТ-службы. При выходе нового сотрудника администратору не нужно искать технику или проверять несколько таблиц. В системе сразу видно свободные устройства, гарантию и историю ремонтов. Подготовка рабочего места занимает часы вместо нескольких дней.
- Повышение безопасности. В инфраструктуре часто появляются «теневые» ресурсы — серверы, облачные сервисы или программы, которые сотрудники подключают без участия ИТ-отдела. Такие системы остаются без обновлений и контроля безопасности. Учет активов позволяет быстро находить такие точки и устранять уязвимости.
Приведем пример. Федеральная розничная сеть с тысячами магазинов долго учитывала кассовые терминалы, сканеры и серверы в Excel: каждый регион вел свои таблицы, а данные в головном офисе обновлялись раз в квартал и быстро устаревали. Когда компания решила перейти на новое кассовое ПО, оказалось, что точное количество работающих терминалов неизвестно: часть устройств уже списали на местах, но в центральной базе они продолжали числиться.
После внедрения системы управления активами оборудование стало автоматически появляться в системе при подключении к сети. Уже в первый год компания сэкономила десятки миллионов рублей, потому что перестала закупать технику там, где она уже лежала на складах, и прекратила оплачивать поддержку для списанных устройств.
Жизненный цикл актива: где бизнес теряет деньги и как этого избежать
По данным Deloitte за 2025 год, только 21% компаний на должном уровне управляют ИТ-активами. Остальные работают без полной картины инфраструктуры: закупают лишнее оборудование, теряют технику при перемещениях и продолжают оплачивать неиспользуемые лицензии. Главная причина — отсутствие контроля на каждом этапе жизни актива. Разберем, где на этом пути бизнес чаще всего теряет деньги.
1. Планирование закупок
Жизненный цикл начинается с запроса на технику или лицензии. Если компания не проверяет текущие запасы, закупщики часто покупают новое оборудование, хотя нужные устройства уже лежат на складе или используются не полностью. Когда активы учитываются в системе, специалисты сначала проверяют доступные ресурсы — чтобы использовать уже купленную технику и сокращать ненужные закупки.
2. Покупка и учет
После покупки нужно сразу зафиксировать всю информацию об активе: поставщика, дату покупки, гарантию, условия поддержки и лицензии. Если сохранить только название и серийный номер, через несколько месяцев будет сложно найти договор или понять, когда заканчивается гарантия. Полный учет помогает вовремя продлевать поддержку, контролировать лицензии и избегать проблем при проверках.
3. Эксплуатация
После выдачи сотруднику техника работает несколько лет. Во многих организациях ее начинают проверять только после поломки, что приводит к простоям и дорогим аварийным ремонтам.
Когда ИТ-служба видит возраст устройств, историю ремонтов и сроки гарантии, она может заранее планировать обслуживание или замену оборудования. Это снижает риски сбоев и продлевает срок службы техники.
4. Перемещения
Оборудование регулярно перемещается между сотрудниками, офисами и складами. Если такие передачи не фиксировать, компания быстро теряет контроль над техникой.
Система учета показывает, где находится устройство и кто за него отвечает, что упрощает работу ИТ-отдела, бухгалтерии и службы безопасности.
5. Списание
Когда техника устаревает или ломается, ее выводят из эксплуатации. Перед утилизацией важно удалить данные с носителей и корректно отключить лицензии, чтобы их можно было использовать на новом оборудовании. Контроль этого этапа снижает риск утечек данных и помогает повторно использовать программное обеспечение.
ITAM и ITSM: в чем разница и почему бизнесу нужны оба подхода
Компании часто путают управление ИТ-активами и управление ИТ-сервисами. Иногда считают, что одного из этих процессов достаточно. На практике они решают разные задачи.
ITSM (управление сервисами) помогает поддерживать работу ИТ-сервисов: почты, CRM, внутренних систем. Его цель — чтобы сотрудники могли работать без простоев.
ITAM (управление активами) учитывает конкретные объекты: ноутбуки, программы, облачные сервисы. Он показывает, сколько компания тратит на ИТ, где находится техника и когда ее нужно заменить.
Проще говоря, ITSM следит за работой сервисов, а ITAM — за ресурсами и расходами.
Сравним процессы:
Что происходит, когда процессы разделены
Если ITSM и ITAM работают отдельно, компания получает неполную картину. Например, служба поддержки видит только техническую сторону. Если сервер ломается, инженеры пытаются его восстановить. Но они могут не знать, что устройству уже шесть лет и ремонт стоит дороже нового оборудования.
{{cta}}
Финансовый отдел сталкивается с другой проблемой. Он видит закупки лицензий, но не понимает, сколько из них реально используется. В системе учета есть только данные о покупке, а фактические установки фиксируются в других инструментах. В результате компания либо переплачивает за ремонт старого оборудования, либо покупает больше лицензий, чем нужно.
Когда ITAM и ITSM работают вместе, бизнес получает полные и достоверные данные о своей ИТ-инфраструктуре. При заявке на ремонт система сразу показывает возраст устройства, гарантию и историю поломок, поэтому ИТ-служба может решить, что выгоднее — ремонт или замена. При выдаче техники система проверяет склад и показывает свободные устройства, чтобы не покупать лишнее. Она также контролирует лицензии и не позволяет устанавливать программы сверх закупленного количества.
Управление ИТ-активами: простой план для бизнеса
Многие компании откладывают управление активами, поскольку задача кажется слишком большой. На практике лучше идти постепенно: шаг за шагом наводить порядок и сокращать лишние расходы.
1. Создайте единый реестр активов
Сначала нужно понять, какие ИТ-ресурсы уже есть в компании. Соберите информацию о ноутбуках, серверах, сетевом оборудовании, программах и облачных сервисах. Часть данных можно получить из закупочных документов, часть — через автоматическое сканирование сети.
Главная цель — собрать все активы в одном месте. Не стремитесь сразу привести данные к идеальному виду. Сначала просто зафиксируйте факты: модель устройства, серийный номер, где оно находится и кто им пользуется.
2. Приведите данные в порядок
После сбора информации почти всегда обнаруживается путаница. Одни устройства записаны несколько раз, часть техники отсутствует в учете, а названия программ отличаются в разных системах.
На этом этапе важно очистить данные: удалить дубликаты, привести названия к единому формату и связать лицензии с конкретными устройствами или пользователями. Также стоит сразу сохранить информацию о гарантии, поставщике и сроках поддержки. Чем точнее данные, тем полезнее будут отчеты.
3. Закрепите ответственность
За каждым активом должен быть закреплен конкретный сотрудник. Так вы избежите ситуации, когда техника числится в системе, но никто не знает, где она находится.
Зафиксируйте простые правила: как специалист получает оборудование, как передает его при увольнении и кто согласует новые закупки. Когда эти правила понятны всем подразделениям, учет начинает работать стабильно.
4. Свяжите систему с другими процессами
Система учета активов приносит максимум пользы, когда она работает вместе с другими ИТ-процессами. Например, при увольнении сотрудника система может сразу вернуть его ноутбук в список доступных устройств. При покупке нового оборудования информация автоматически попадает в реестр. Когда данные передаются между системами без ручного ввода, информация остается актуальной и команда тратит меньше времени на учет.
5. Регулярно проверяйте данные
Управление ИТ-активами не заканчивается после внедрения системы. Инфраструктура постоянно меняется: техника перемещается между сотрудниками, лицензии заканчиваются, оборудование устаревает.
Поэтому важно регулярно проверять данные и анализировать отчеты. Так компания видит, какое оборудование простаивает, какие лицензии не используются и какие устройства пора заменить.
Кейс: как ПАО «Транснефть» взяла под контроль 5 миллионов ИТ-активов
Проблема: в инфраструктуре ПАО «Транснефть» накопилось около 5 миллионов активов. Данные о них хранились в нескольких системах и таблицах. Финансовый отдел, закупки и техподдержка вели учет отдельно, поэтому информация расходилась и быстро устаревала. Ситуацию усложняла задача перехода на отечественное программное обеспечение — для этого нужно было понимать, какое оборудование и софт реально используются.
Решение: компания внедрила корпоративную систему управления ИТ-активами. Параллельно настроили интеграцию с ключевыми корпоративными системами — финансовыми и бухгалтерскими системами, системой закупок, сервис-деском и системами мониторинга инфраструктуры. Благодаря этому данные об оборудовании, лицензиях, договорах и платежах начали обновляться автоматически.
Результаты:
- Компания свела все данные об активах в единую базу. В системе теперь учитываются все 5 миллионов объектов инфраструктуры.
- До 1000 специалистов одновременно работают с актуальными данными об оборудовании, лицензиях и договорах.
- Компания начала контролировать цикл жизни активов — от заявки на закупку до вывода оборудования из эксплуатации.
- Подготовка отчетности для внутренних подразделений и регуляторов стала занимать значительно меньше времени.
- В группе компаний сформировали внутреннюю команду, которая развивает систему и вносит изменения без участия внешних разработчиков.
- Платформа готова к масштабированию — ее планируют внедрить в других организациях группы «Транснефть».
Будущее управления ИТ-активами: что изменится в ближайшие годы
По данным Deloitte, в 2025 году мировые расходы на ИТ превысили 3 триллиона долларов. При этом поставщики ПО регулярно повышают цены, а аудит лицензий и требования к безопасности становятся жестче. Управлять ИТ-активами в таблицах уже недостаточно. Разберем основные тренды ITAM на ближайшие годы и что стоит подготовить бизнесу уже сейчас.
ИИ в учете активов
Искусственный интеллект постепенно становится рабочим инструментом для ИТ-команд. Системы начинают сами находить новое оборудование в сети, определять установленное программное обеспечение и отслеживать использование лицензий.
Алгоритмы анализируют данные об инфраструктуре и помогают выявлять проблемы раньше. Например, система может заметить, что лицензии простаивают, или показать, что оборудование скоро выйдет из строя. При этом компании все чаще внедряют ИИ вместе с четкими правилами работы с данными — без таких правил автоматизация может привести к путанице в учете.
Объединение ITAM и управления финансами
Еще один заметный тренд — объединение управления активами и финансового контроля. Раньше ИТ-отдел учитывал оборудование и лицензии, а финансовая служба контролировала бюджеты отдельно.
Теперь компании связывают эти данные. Руководство видит не только список активов, но и реальные расходы на инфраструктуру: сколько стоит каждый сервис, какие лицензии используются и какие подписки можно сократить. Такой подход помогает быстрее реагировать на рост цен и точнее планировать ИТ-бюджет.
Усиление требований регуляторов
Регуляторы все чаще требуют от компаний точной информации об инфраструктуре. Организации должны понимать, какие системы работают в сети, какие версии программ используются и как защищены данные.
Без актуального реестра активов выполнить такие требования сложно. Поэтому многие компании внедряют системы учета активов, чтобы быстрее готовить отчеты и подтверждать соответствие требованиям.
Отслеживание оборудования от закупки до списания
Организации также начинают больше внимания уделять сроку службы техники. Управление активами помогает продлевать работу оборудования, вовремя проводить обслуживание и правильно списывать устаревшие устройства.
Это снижает расходы на закупки и помогает планировать обновление инфраструктуры. Кроме того, компании начинают внимательнее относиться к утилизации техники и повторному использованию оборудования.
{{cta}}
