Где в 1С 8.3 находятся авансовые отчёты?

В разделе «Банк и касса», пункт «Авансовые отчёты». Документ закрывает сумму, ранее выданную сотруднику под отчёт.

Почему после проведения отчёта на счёте 71 остался долг?

Скорее всего не заполнена вкладка «Авансы»: документ выдачи не подобран, и расход не связался с ранее выданной суммой. Отчёт нужно перепровести с подбором выдачи.

В какой срок сотрудник обязан отчитаться?

В срок, который установил руководитель приказом или положением о подотчётных суммах. Прежнего жёсткого требования отчитаться за три рабочих дня в порядке ведения кассовых операций больше нет.

Можно ли принять к вычету НДС по кассовому чеку?

Как правило нет: для вычета нужен счёт-фактура, а выделенная в чеке сумма налога сама по себе основанием не является. Налог включается в стоимость приобретённого.

Что будет, если сотрудник не приложил документы?

Сумма перестаёт считаться израсходованной на нужды компании и рассматривается как доход работника - с НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому отчёт без подтверждающих документов не принимается.

Можно ли выдать под отчёт, если предыдущая сумма не закрыта?

Прямого запрета в порядке ведения кассовых операций сейчас нет, но незакрытые остатки накапливаются и создают риск переквалификации. Разумная внутренняя политика - не выдавать новое до закрытия предыдущего.

Как быть с электронными чеками?

Это такой же подтверждающий документ. Важно, чтобы чек содержал обязательные реквизиты и относился к деятельности компании; хранить его удобнее в учётной системе вместе с отчётом, а не в переписке.

Авансовый отчёт в 1С: как провести и что проверяют инспекторы

Авансовый отчёт в 1С заполняется за пять минут, а разбирается потом месяцами: именно подотчёт даёт больше всего повисших остатков на счёте 71 и снятых расходов. Ниже - где документ лежит в 1С:Бухгалтерии 8.3, как закрыть выданную сумму, почему НДС по кассовому чеку обычно не принимается к вычету и какие ошибки инспектор находит первыми.

Главное

Коротко

Документ живёт в разделе «Банк и касса» → «Авансовые отчёты» и закрывает сумму, ранее выданную под отчёт.
Порядок один: сначала выдача под отчёт, потом расход, потом отчёт. Отчёт без выдачи оставляет на счёте 71 остаток, которого не должно быть.
Срок сдачи отчёта устанавливает руководитель приказом. Жёстких трёх дней в правилах наличных расчётов больше нет.
НДС по кассовому чеку к вычету не принимается: нужен счёт-фактура, а выделенная в чеке сумма налога сама по себе основанием не является.
Неподтверждённая документами сумма перестаёт быть подотчётной и превращается в доход работника со всеми последствиями по НДФЛ и взносам.

Где найти и как устроен документ

В 1С:Бухгалтерии 8.3 авансовые отчёты находятся в разделе «Банк и касса». Документ состоит из шапки и нескольких вкладок, и каждая закрывает свою часть операции:

Что на какой вкладке

Авансы

Здесь подбираются документы выдачи: расходный кассовый ордер, списание с расчётного счёта или расход по корпоративной карте. Без этой вкладки отчёт не закрывает ранее выданную сумму, а создаёт встречный оборот.

Товары

Материалы, товары и ТМЦ, купленные подотчётным лицом. Указывается поставщик, документ, ставка НДС и счёт учёта - так же, как в обычном поступлении.

Оплата

Оплата поставщику наличными от лица компании: не покупка, а погашение задолженности перед контрагентом через подотчётника.

Прочее

Услуги, проезд, проживание, суточные и всё, что не является ТМЦ. Наиболее частая вкладка в командировочных отчётах.

Порядок, который нельзя нарушать

01
Основание на выдачу
Заявление сотрудника с визой руководителя либо приказ. Он же задаёт сумму, назначение и срок отчёта.
02
Выдача под отчёт
Расходный кассовый ордер с видом операции «Выдача подотчётному лицу», перевод на карту или расход по корпоративной карте. Сумма садится на счёт 71.
03
Расход и документы
Сотрудник тратит и собирает подтверждающие документы: чеки, накладные, акты, билеты, счета гостиниц.
04
Авансовый отчёт
В 1С подбирается выдача на вкладке «Авансы», расходы разносятся по вкладкам «Товары», «Оплата» и «Прочее».
05
Остаток или перерасход
Неизрасходованное возвращается в кассу приходным ордером, перерасход возмещается сотруднику. Счёт 71 по этому лицу должен закрыться.

Разобрать ваш контур интеграции

Почта clients@kt.team Telegram @kt_team_it

Срок отчёта: что изменилось

Раньше правила наличных расчётов прямо требовали отчитаться в течение трёх рабочих дней.
Из порядка ведения кассовых операций этот срок исключён: теперь компания устанавливает его сама - приказом или положением о подотчётных суммах.
Практический вывод: если приказа нет, то и нарушить срок невозможно, но и потребовать отчёт вовремя нельзя.
Долги по счёту 71 в таких компаниях висят годами, а при проверке инспектор задаёт закономерный вопрос: подотчёт это или всё-таки выплата работнику.

НДС по чеку: почему вычет обычно не проходит

Самая частая ошибка на вкладке «Товары» - попытка принять к вычету НДС, выделенный в кассовом чеке.
Право на вычет подтверждается счётом-фактурой; выделенная в чеке сумма налога сама по себе основанием не является, а розничная продажа счёт-фактуру не предполагает.
Что с этой суммой делать: включать её в стоимость приобретённого, а не держать на счёте 19 в ожидании документа, который не появится.
Если вычет принципиален - покупка оформляется на организацию с получением счёта-фактуры, а не через подотчётное лицо.

Три ошибки, которые находят первыми

Отчёт без выдачи

Расходы проведены, а вкладка «Авансы» не заполнена. Счёт 71 показывает долг компании перед сотрудником, которого нет, и остаток не закрывается ни одним последующим документом.

Нет подтверждающих документов

Чек утерян, приложена только служебная записка. Сумма не считается израсходованной на нужды компании: она становится доходом работника с НДФЛ и страховыми взносами.

Личные расходы в отчёте

Покупка без связи с деятельностью компании. Снимается из расходов по налогу на прибыль, а при систематичности - переквалифицируется в выплату сотруднику.

Почему участок дорогой при кажущейся простоте

Один авансовый отчёт - это десяток мелких документов разного формата: чеки на термобумаге, электронные чеки, билеты, счета гостиниц, накладные.
Каждый нужно распознать, отнести к нужной статье, проверить на связь с деятельностью и провести.
Ошибка стоит дёшево по сумме и дорого по времени: она всплывает через квартал, когда сотрудник уже не помнит, за что платил. ### Что это стоит компании
Раздел для руководителя, которому бухгалтер показывает этот материал.
Подотчёт - участок с худшим соотношением суммы и трудозатрат.
Компания тратит рабочие часы бухгалтера на разбор чеков по 300 рублей, а неубранный остаток на счёте 71 годами тянется в отчётности и создаёт риск переквалификации в доход работника. Что стоит спросить у команды: -
Есть ли приказ, который устанавливает срок сдачи авансового отчёта? -
Какой остаток висит на счёте 71 больше трёх месяцев и по каким людям? -
Сколько времени в месяц уходит на разбор чеков и запрос недостающих документов?
Автоматизируется здесь распознавание и первичная проверка: агент разбирает чеки и счета из фото, почты и мессенджера, определяет статью и ставку, проверяет наличие подтверждающего документа и создаёт документ в учётной системе, а спорное - личные покупки, отсутствующие документы, расходы без основания - выносит в очередь исключений.
Это часть процесса распознавания первичных документов в контуре ИИ-бухгалтера.
Смежные разборы: ошибки в первичных документах и банковская выписка в 1С, где закрываются расходы по корпоративным картам.

Частые вопросы об авансовом отчёте

Источники

- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 6.3 - порядок выдачи под отчёт и срок представления авансового отчёта, устанавливаемый руководителем. - Налоговый кодекс РФ, ст. 171 и 172 - условия принятия НДС к вычету. - Налоговый кодекс РФ, ст. 210 и 422 - доход работника и объект обложения страховыми взносами.

Авансовый отчёт в 1С: провести и не создать проблему на проверке

Где найти и как устроен документ