Почему мы внедрили BPM-систему и рекомендуем другим?

Главный тренд в бизнесе на ближайшие 5 лет — цифровизация процессов.

Даже самые «традиционные» компании уже поняли: работать с помощью Excel, телефона и факсов — прошлый век.

Нужно меняться, чтобы клиенты не ушли к более продвинутым конкурентам. kt.team много работает над кастомизацией систем для B2B-сектора.

Проанализировав и сравнив функционал различных CRM- и BPM-систем, мы выбрали для собственного использования последние. Почему? CRM «закрывала» только отношения с клиентами: такая система подходит отделу продаж, но не всей компании. ERP — «не наш профиль», мы не производство.

Концепция BPM-управления бизнес-процессами наиболее соответствует тому, как устроена работа kt.team.

Нам была нужна прозрачная система постановки и контроля задач, учёта времени и взаимодействия между несколькими офисами по России. BPMS чётко «закрыла» наши потребности.

Мы интегрировали систему управления в работу всех подразделений: от продаж до разработки.

Первые итоги уже налицо: жизнь руководства, сотрудников и клиентов после внедрения BPM стала проще.

Очевидные преимущества BPM вы найдёте на сайте любого интегратора или разработчика систем управления бизнес-процессами.

Для себя мы выделили три неочевидных, но важных плюса, о которых обычно забывают упомянуть.

Вспомните себя: насколько вам нравится взаимодействовать с менеджерами по продажам?

Сначала вести с ними переговоры по телефону, потом перебрасываться файлами (договоры, спецификации, счета, акты, накладные и пр.).

Ваш клиент тоже не хочет тратить на всё это время и энергию.

Его не надо «водить за руку» по вашему каталогу и заваливать факсами.

Он давно привык приобретать в интернет-магазинах нужные товары, вызывать такси и заказывать еду через приложения.

Он знает, куда идти и что нажимать.

Лишнее общение с менеджером клиента только раздражает, особенно если процедура заказа повторяется ежемесячно и приходится ходить по кругу.

Ему проще зайти на ваш портал, самостоятельно заказать нужную партию товара, передать реквизиты и получить автоматически сформированный пакет документов. BPM-система даёт ему такую возможность. В результате вы получаете более удовлетворённого клиента и освобождаете сотни человеко-часов в месяц.

Когда в компанию приходит новый человек, ему приходится осваивать огромный объём нужной информации. «К кому обратиться, чтобы…», «что нажать, если…», «что сказать клиенту, когда…» Неважно, наняли вы стажёра или человека с опытом, — ему в любом случае придётся изучать ваши бизнес-процессы. BPM-система полностью заменяет наставника.

Если вы прописали бизнес-процессы, вам не придётся каждый раз рассказывать их персоналу и надеяться, что никто ничего не забудет.

Все действия и ответственные лица уже есть в системе, каждый шаг понятен.

Даже если какой-то бизнес-процесс меняется — например, закупки стали дополнительно проходить стадию одобрения финансовым директором — вам достаточно внести этот пункт один раз.

Сотрудники получат автоматическое уведомление, и с этого момента закупки будут проходить по новому алгоритму без долгого переучивания.

На этапе стартапа энтузиазма больше, чем системного подхода.

Сотрудник может одновременно выполнять несколько функций. Бизнес-процессы в компании только формируются — они ещё гибкие и неотшлифованные.

Внедрять на этом этапе BPMS бессмысленно.

Смысл появляется, когда в организации есть чётко определённые роли и функции. И стабильные бизнес-процессы, которыми уже можно управлять. И вот тогда BPM-система поможет вам и вашим сотрудникам экономить время и нервы и повысить лояльность клиентов.