До 25% времени сотрудники тратят на рутинные операции с заказами: поиск данных, согласования, исправление ошибок. Это прямые убытки и потерянные клиенты. Автоматизация процесса заказа в ERP ускоряет выполнение обязательств перед клиентами и партнерами на 40%. Рассказываем, какие типы заказов существуют в ERP-системах, как их правильно оформлять и какую бизнес-пользу они приносят компаниям.
{{cta}}
Что такое ERP-заказ
ERP-заказ — это цифровая заявка, которая проходит весь жизненный цикл в единой информационной системе ERP. Система объединяет данные из отделов продаж, закупок, производства, склада и финансов. Когда вся информация находится в одном месте, нет разрозненных данных — менеджер видит актуальные остатки, финансист проверяет лимиты клиента, а логист отслеживает статус отгрузки. По данным исследований, автоматизация сквозных процессов в ERP позволяет компаниям уменьшить сроки согласования заказов на 50% и значительно снизить количество ошибок.
При работе с заказами в ERP бизнес получает 5 ключевых преимуществ:
- Скорость — согласование заказа происходит в несколько кликов, а не за несколько дней.
- Прозрачность — на любом этапе видно, кто и на каком этапе работает с заказом.
- Снижение ошибок — система не даст забронировать отсутствующий товар или превысить кредитный лимит.
- Контроль затрат — финансовый отдел может устанавливать и отслеживать лимиты для менеджеров, предотвращая необоснованные закупки.
- Аналитика — руководство получает точные данные о самых популярных товарах, надежных поставщиках и периодичности заказов.
Сравним российские ERP-системы, их функционал в части работы с заказами и типичные сферы применения.
Рассмотрим работу с заказами в «1С:ERP», поскольку это самое распространенное решение: по данным TAdviser, на продукты «1С» в 2024 году пришлось до 80% отечественного рынка ERP-платформ. Систему использует средний и крупный бизнес из разных отраслей: оптовая и розничная торговля, производство, логистика, сфера услуг. Ценность платформы — в глубокой адаптации под российское законодательство и специфику локального рынка, включая бухгалтерский учет, отчетность и электронный документооборот.
Заказ клиента: от обращения до отгрузки и оплаты
Заказ клиента — это основа денежного потока компании. Покупатель оставляет заявку через сайт, электронную почту или менеджера — система сразу проверяет остатки товара на складе, актуальные цены и кредитный лимит клиента. Покупатель получает точный ответ по срокам и стоимости в момент обращения.
Как работает обработка заказа на практике
- Создание заказа. Менеджер вносит в программу данные клиента и выбранные товары. «1С:ERP» автоматически подгружает действующие цены, персональные скидки и акции.
- Резервирование товара. Как только заказ подтверждают, система сразу резервирует позицию на складе. Эта функция блокирует товар для конкретного клиента и предотвращает двойные продажи: ни один другой менеджер не сможет продать уже зарезервированную позицию.
- Согласование и контроль. Заказ поступает в электронную цепочку согласования, если требуется одобрение руководителя отдела продаж или финансовой службы. Каждый участник процесса видит историю согласований и текущий статус заявки.
- Отгрузка и документооборот. После согласования программа сама формирует накладные, счета-фактуры и акты. Все документы сразу передаются в «1С:Бухгалтерию», что исключает повторный ввод данных и ошибки при проведении операции.
Пример из практики: автоматизация заказов в ERP позволяет сети магазинов электроники обрабатывать тысячи заявок ежедневно. Платформа автоматически резервирует товары под заказ клиента, сокращая цикл от подтверждения заявки до отгрузки до 2 часов.
Заказ поставщику: планируем закупки без ошибок
Заказы поставщикам оформляют как документ, который автоматически передается в работу склада и бухгалтерии. Система помогает закупать товары точно в нужном количестве и в правильные сроки, используя данные об остатках и продажах.
Формирование заказа
- Автоматическое создание черновика заказа. Платформа анализирует остатки на складе, планы продаж и производственные потребности. На основе этих данных ERP самостоятельно формирует проект заказа с рекомендованными позициями и количествами. Вам остается только проверить и при необходимости скорректировать предложенный вариант.
- Быстрое добавление товаров из прайс-листов. При работе с известными поставщиками можно загружать их актуальные прайс-листы напрямую в систему. 1С:ERP сопоставляет артикулы и цены, что ускоряет заполнение позиций заказа в 2-3 раза по сравнению с ручным вводом.
- Сравнение условий и выбор оптимального поставщика. Для каждой позиции система показывает историю закупок у разных контрагентов с ценами и сроками поставки. Это позволяет выбрать поставщика с лучшими условиями без переключения между различными отчетами и документами.
Пример из практики: ритейлер использует ERP-систему для управления поставками от 1500 поставщиков. Система автоматически формирует до 80% заказов — бизнес поддерживает оптимальный уровень запасов и ускоряет согласование документов.
Заказ на производство: связь между продажами и цехом
Для производственных организаций заказ на производство — это основной документ, который запускает весь процесс создания продукции. Программа создает его на основе заказов клиентов или общего плана производства компании.
Процесс оформления производственного заказа
- Создание заказа. Менеджер создает заказ на производство на основе плана или заказа клиента. Он указывает номенклатуру, количество продукции и сроки выполнения. Система самостоятельно проверяет, сможет ли цех выполнить заказ в срок с учетом текущей загрузки.
- Подбор материалов и комплектующих. На основе технологических карт ERP формирует спецификацию — список необходимых материалов. Сотрудник проверяет предложенный список и при необходимости корректирует его. Программа резервирует материалы со склада под этот заказ.
- Запуск в производство и контроль. После утверждения заказ поступает в работу цехам. Мастер цеха через терминал отмечает начало операций и расход материалов. Менеджер видит реальный прогресс по каждому заказу в режиме онлайн.
- Учет выпуска продукции. Цех фиксирует в системе фактически выпущенное количество продукции. 1С:ERP списывает использованный материал и рассчитывает себестоимость. Склад принимает готовую продукцию и заказ закрывается.
Пример из практики: завод гражданской авиации с помощью ERP-системы управляет производственными заказами. Платформа сокращает время оформления заказов на 40% и повышает точность планирования производственных мощностей.
{{cta}}
Заказ на внутреннее потребление: связь между подразделениями и затратами
Заказ на внутреннее потребление оформляют для передачи материалов и товаров между подразделениями компании. Такой заказ помогает контролировать расход материалов на хозяйственные нужды, ремонт и другие внутренние задачи.
Как оформить заказ на внутреннее потребление
- Создание заявки. Ответственный сотрудник формирует заявку в системе с указанием нужных материалов и цели использования. Руководитель отдела проверяет и согласовывает заявку непосредственно в ERP.
- Резервирование и списание материалов. Платформа резервирует запрошенные позиции на складе. При передаче материалов она списывает их с основного склада и относит на затраты подразделения.
- Учет и аналитика расходов. Все списанные материалы автоматически попадают в учет затрат подразделения. Компания точно распределяет расходы по центрам ответственности и видит фактическое потребление материалов.
Пример из практики: производственное предприятие реализует заказы на внутреннее потребление для контроля расхода материалов на ремонтные работы. Программа помогает сократить необоснованное списание материалов на 30% и улучшить планирование закупок.
Заказ на перемещение: управление внутренней логистикой
Заказы на перемещение используют для передачи товаров и материалов между складами компании. Документ обеспечивает прозрачность внутренних перемещений и автоматическое обновление остатков.
Оформление заказа на перемещение
- Создание документа. Специалист создает заказ с указанием склада-отправителя и склада-получателя. Система автоматически проверяет доступность товаров на отдающем складе и блокирует их для перемещения.
- Формирование сопроводительных документов. На основе заказа ERP создает транспортные накладные и задания для кладовщиков — все участники процесса видят актуальный статус перемещения в реальном времени.
- Подтверждение получения и обновление остатков. Кладовщик при получении товара сканирует штрихкод или подтверждает приемку в системе. Платформа обновляет остатки на обоих складах и закрывает заказ.
Пример из практики: сеть строительных гипермаркетов использует заказы на перемещение для перераспределения товаров между 15 складами. Таким образом компания сокращает время обработки внутренних перемещений с 3 дней до 4 часов.
Заказ на перемещение в ERP ускоряет внутренние перемещения товаров в 6 раз и поддерживает актуальность складских остатков по всей сети.
Другие типы заказов в ERP-системах
По данным TAdviser, глобальный рынок ERP-платформ к началу 2025 году вырос на 11,3%, достигнув $66 млрд, что стимулирует вендоров активно развивать узкоотраслевой функционал. Это значит, что компании все чаще могут выбирать системы с глубоко специализированными типами заказов, которые точнее соответствуют их операционным процессам.
Сравним специализированные заказы в российских ERP-системах:
Важно! Специализированные типы заказов в ERP позволяют автоматизировать уникальные отраслевые процессы, которые не покрывают стандартные заказы клиентам и поставщикам. Например, в фармацевтической компании система управляет заказами на возврат лекарственных препаратов — отслеживает серийные номера, контролирует сроки годности и формирует акты утилизации согласно требованиям Росздравнадзора. Бизнес не использует сторонние программы и ведет учет полностью в одной системе.
ERP для разных отраслей: индивидуальный подход к автоматизации
Крупной торговой сети «АНИКС» требовался инструмент для комплексной автоматизации, способный «расти» и развиваться вместе с бизнесом. Ключевой задачей была эффективная обработка большого потока заказов.
Компания внедрила «1С:ERP Управление предприятием 2»: платформа успешно справляется с обработкой товарных остатков и обеспечивает автоматическое формирование заказов.
Результат: ежедневно система обрабатывает до 200 000 заказов, поддерживая точность информации о наличии товара и предотвращая риски, связанные с двойными продажами.
Рассмотрим еще один пример. Научно-производственное предприятие столкнулось с трудностями в управлении заказами. Расчет параметров для каждого изделия занимал до 2 недель. Компании требовалось наладить полный цикл работы с заказами — от составления плана до контроля реализации.
Для решения этих задач команда экспертов внедрила комплексную ERP-систему.
Ключевые элементы платформы:
- Интеграция ERP и CRM: после регистрации в CRM заказ сразу попадает в ERP и становится частью производственного плана.
- Сквозное планирование: система позволяет на основе заказа спланировать потребность в материалах, производство, выпуск и отгрузку готовой продукции.
- Кабельный конструктор: разработан специализированный модуль, который по набору параметров автоматически просчитывает себестоимость, формирует спецификацию и наценки на основе введенных данных.
Результаты:
- Время подготовки расчетов для заказа сократилось с 2 недель до 1 часа.
- Автоматизация расчетов свела к минимуму возможность ошибки при определении параметров будущей продукции.
- Сквозные процессы связали удаленные площадки в единую систему, повысив прозрачность для команды и руководства.
ERP-платформы эффективно решают главные операционные задачи бизнеса — от обработки массовых заказов в ритейле до автоматизации сложных производственных расчетов, обеспечивая максимальную точность и скорость работы.
KPI и аналитика: как оценить эффективность работы с заказами
ERP не только автоматизирует процессы, но и помогает оценивать, насколько эффективно вы работаете с заказами. Вы можете отслеживать ключевые показатели, которые напрямую влияют на финансовые результаты.
- Измеряйте, как быстро выполняются заказы — система самостоятельно считает, сколько времени проходит от поступления заказа до отгрузки клиенту. Когда вы сокращаете этот период, товарооборот ускоряется, а клиенты чаще возвращаются за новыми покупками.
- Контролируйте соблюдение сроков — ERP показывает, какой процент заказов вы отгружаете позже обещанной даты. Чем ниже процент просрочек, тем надежнее выглядит компания на рынке.
- Повышайте точность планирования закупок — сравнивайте плановые объемы закупок с фактическими. Система точно прогнозирует потребности: вы избегаете лишних расходов на хранение и предотвращаете ситуации, когда нужного товара нет в наличии.
- Анализируйте причины задержек — ERP детально показывает, на каких этапах чаще всего возникают задержки (производство, логистика или согласования). Вы видите слабые места в процессах и можете точечно работать над улучшениями, а не действовать наугад.
- Следите, как клиенты рассчитываются по заказам — платформа контролирует дебиторскую задолженность в разрезе каждого заказа. Вы сразу видите, какие клиенты задерживают оплату, и можете оперативно реагировать, чтобы сохранять денежный поток.
{{cta}}
