70% времени в компании уходит на рутину, которую можно автоматизировать. Пока отделы работают разрозненно, задачи теряются, а сроки срываются. BPM-система выстраивает работу по единым правилам, превращая хаотичные операции в четкие и управляемые бизнес-процессы. Рассказываем, что такое система управления BPM, какие задачи она решает, как устроена и что важно учесть при ее запуске.
Понятие BPM-системы
Управленческая концепция BPM рассматривает компанию как набор взаимосвязанных бизнес-процессов, а не разрозненных отделов. BPM-система (BPMS) реализует эту концепцию на практике — программная платформа описывает, выполняет, контролирует и улучшает рабочие процессы.
BPM выстраивает горизонтальные связи между отделами, создавая единые рабочие потоки вместо разрозненных операций. Например, процесс найма сотрудника включает руководителя, который инициирует заявку, HR-специалиста, проводящего собеседование, и бухгалтерию, оформляющую документы и зарплату. Платформа передаёт задачи по цепочке и следит, чтобы каждый этап проходил вовремя, минимизируя задержки и человеческие ошибки.
Важно! Не путайте BPM с CRM. CRM управляет задачами, которые связаны с клиентами: фиксирует историю взаимодействий, управляет воронкой продаж, автоматизирует рассылки. BPM охватывает все бизнес-процессы компании. Так, сотрудники отдела продаж ведут переговоры с клиентом о покупке с помощью CRM-системы, а BPM автоматизирует внутренний процесс согласования договора, закупки товара и отчета по сделке, вовлекая отделы продаж, юристов, бухгалтерию и склад.
Ценность BPM для бизнеса: конкретные преимущества и ROI
Gartner прогнозирует, что в 2025 году 85% организаций, внедряющих гиперавтоматизацию (ключевой элемент современных BPM-платформ) повысят свою операционную эффективность на 30%. Когда не хватает людей, система сокращает затраты и позволяет масштабироваться без увеличения штата. Ниже — конкретные преимущества, которые получает бизнес, используя BPM.
Сокращают операционные затраты и повышают производительность
Система автоматизирует рутину и устраняет «узкие» места в процессах. Это снижает трудозатраты и ускоряет выполнение операций. Например, в страховании компании автоматизируют обработку заявок, чтобы сократить время рассмотрения каждого случая и перенаправить высвободившихся сотрудников на более сложные задачи.
Повышают качество и снижают количество ошибок
Система управления bpm не позволяет пропустить обязательный этап, автоматически проверяет данные и соблюдает регламенты. В финансовом секторе это помогает безошибочно оформлять клиентские заявки и соблюдать строгие нормативные требования. Автоматизированные системы обеспечивают точность, что сводит к минимуму дорогостоящие ошибки в критически важных процессах.
Улучшают клиентский опыт и повышают лояльность
Быстрые и предсказуемые процессы напрямую влияют на удовлетворенность клиентов. BPM помогает выстроить сквозные процессы, которые затрагивают несколько отделов, но видны клиенту как единая услуга. К примеру, банк, который автоматизирует процесс одобрения кредитов через BPM-систему, сообщает решение клиенту за минуты вместо дней.
Обеспечивают гибкость и устойчивость бизнеса
BPM-платформы с низким кодом (low-code) позволяют бизнес-аналитикам быстро адаптировать процессы без участия программистов. Когда рынок или законодательство меняются, компания может за часы изменить схему согласования договора или цепочку поставок, не останавливая работу. То есть: организация внедряет BPM не только для точечных улучшений, но и как платформу для цифровой трансформации, которая сохраняет гибкость бизнеса.
Обоснованность управленческих решений
Руководитель в реальном времени видит, какие процессы выполняются, где есть задержки, кто из сотрудников перегружен. Система собирает данные для анализа — руководство принимает обоснованные решения на основе цифр, а не предположений. Компания заранее видит перегрузки и перераспределяет задачи, чтобы избежать сбоев.
Архитектура BPM-систем
Архитектура BPM строится на основе модулей, которые вместе обеспечивают сквозное управление процессами:
- Конструктор (дизайнер) — визуальная среда для моделирования задач, как правило, с использованием стандартной нотации BPMN 2.0. Бизнес-аналитик может «нарисовать» схему процесса, используя готовые графические блоки, не прибегая к программированию.
- Модуль управления workflow (движок) — ядро системы, которое исполняет созданные модели. Движок автоматически назначает задачи сотрудникам, перемещает их между этапами и обеспечивает соблюдение заданного маршрута.
- Рабочий портал (интерфейс пользователя) — единое пространство, где сотрудники получают свои задачи, видят их приоритет и вносят необходимые данные. Это может быть веб-портал или мобильное приложение.
- Модуль мониторинга и аналитики — инструмент в реальном времени отслеживает выполняемые процессы, формирует отчеты, dashboards (графические панели показателей) и помогает обнаруживать проблемные зоны.
- Интеграционные модули — обеспечивают соединение BPM-системы с другими корпоративными решениями: CRM, ERP, бухгалтерскими программами и электронной почтой.
Пример: На рабочем портале BPM-системы BizAgi при наступлении срока задача «Согласовать договор» автоматически появляется у директора. В карточке операции есть все необходимые поля для заполнения и сам документ. После выполнения задача переходит следующему исполнителю согласно схеме.
Цикл развития бизнес-процессов
BPM-цикл работает как непрерывный механизм улучшения: вы планируете процесс, запускаете его, отслеживаете показатели и корректируете на основе данных. BPM автоматизирует эту цикличную работу, позволяя бизнесу постоянно повышать эффективность и адаптироваться к изменениям:
- Проектирование (Design). На этом этапе идентифицируют и описывают существующие процессы, а затем проектируют целевую, улучшенную модель «как должно быть». Определяются участники, шаги, сроки и бизнес-правила.
- Моделирование (Model). Созданная модель визуализируется в BPM-системе, часто с помощью нотации BPMN. Можно смоделировать сценарий: например, что будет, если резко вырастет объем заявок — и заранее всё предусмотреть.
- Исполнение (Execute). Модель запускают. BPM сама раздает задачи по этапам, интегрируясь с другими системами и обеспечивая выполнение бизнес-правил. Процесс запускается автоматически или выполняется сотрудником — зависит от настроек.
- Мониторинг (Monitor). Система в реальном времени показывает, как идут процессы и где есть задержки. Эта информация отображается в дашбордах и отчетах.
- Оптимизация (Optimize). Данные системы мониторинга показывают, где процессы замедляются и что требует доработки. Цикл продолжается: процесс пересматривают, улучшают и запускают заново для достижения еще большей эффективности.
Пример: Компания описала, как проходит согласование договоров, и заметила, что юристы тратят много времени на проверку типовых документов. На этапе оптимизации в процесс добавили автоматическую проверку по шаблону: типовые договоры теперь проходят без участия юристов. В результате нагрузка на юридический отдел снизилась на 60%.
{{cta}}
Российский рынок BPM: анализ, лидеры и перспективы роста
Отечественный рынок BPM-систем показывает высокую динамику: по оценкам экспертов, в 2024 году он вырос примерно на 20% — прогноз на 2025 год сохраняет темп в 15-20%. Такой активный рост связан с запросами бизнеса: организации массово внедряют BPM, чтобы решить проблему дефицита кадров, гибко управлять процессами при частых изменениях на рынке и завершить переход на отечественное ПО в условиях импортозамещения.
Сравним ведущие российские BPM-системы:
Важно! Внедрение BPM-системы редко проходит идеально. Компании сталкиваются с похожими трудностями, которые могут замедлить проект или свести его эффективность к нулю.
Самые частые проблемы при внедрении BPM:
- Сложность интеграции в существующую ИТ-инфраструктуру — платформу приходится «подключать» к множеству уже работающих систем (например, CRM, ERP), что создает технические сложности и требует дополнительных ресурсов.
- Неготовность или сопротивление сотрудников — люди часто не хотят менять привычные методы работы и осваивать новый, пусть и более совершенный, инструмент. Без обучения и разъяснений benefits велик риск саботажа.
- Нечеткие цели внедрения — руководство хочет «как лучше», но не может сформулировать конкретные измеримые показатели, которые должна улучшить BPM-система. В результате невозможно оценить ее успех.
- Желание автоматизировать все операции сразу — стремление немедленно охватить все бизнес-процессы перегружает проект, делает его сложным для восприятия сотрудниками и увеличивает сроки внедрения.
Чтобы снизить риски, организации сначала запускают пилотный проект: тестируют платформу на двух-трех реальных процессах, исправляют недочеты и показывают конкретный результат перед масштабным внедрением. Например, производственная фирма автоматизирует в пилоте только процесс согласования закупок сырья. Убедившись, что сроки согласования сократились с 5 дней до 1, руководство принимает решение о расширении системы на другие отделы.
Кроме того, бизнес все чаще выбирает универсальные платформы, которые объединяют управление процессами, ЭДО и работу с корпоративным контентом. К примеру, строительная компания внедряет платформу, где менеджеры одновременно ведут проектные задачи, согласовывают договоры с субподрядчиками и хранят всю техническую документацию. Это исключает необходимость синхронизировать данные между разными программами и ускоряет работу.
Процесс импортозамещения в сегменте BPM-систем эксперты считают в основном завершенным — российские вендоры не только полностью заместили ушедших зарубежных конкурентов, но и перешли к конкуренции между собой, активно развивая функционал и улучшая пользовательский опыт.
Автоматизация на практике: реальные кейсы российских компаний
Рассмотрим реальные кейсы российских компаний — как автоматизация работы ускоряет операции и повышает их прозрачность.
Ритейлер X5 Group столкнулся с необходимостью перевести транзакционные HR-процессы торговых сетей на обслуживание в собственный HR-центр (ОЦО), причём проект стартовал с началом пандемии и локдауна, что создало дополнительные сложности и подсветило потребность в цифровизации рутинных кадровых процессов.
Компания запустила BPM-платформу, чтобы отслеживать сроки и управлять задачами. В результате ритейлер не только сократил затраты на HR-услуги, но и повысил удобство работы — удовлетворенность пользователей работой системы составила 8,5 баллов из 10.
Компании «Световые технологии» (производитель светотехнических решений) требовалось упорядочить и ускорить внутренние процессы в разных отделах. Организация внедрила систему «Первая Форма». На данной платформе компания создала и автоматизировала работу ServiceDesk для IT-отдела, настроила процесс согласования договоров для юристов, а также организовала кадровое делопроизводство и наладила контроль над производством.
Система помогла объединить на одной платформе 550 сотрудников из разных отделов: логистики, маркетинга, коммерческой службы, администрации. BPM автоматически направляет задачи, напоминает о сроке и фиксирует ответственных. В результате компания автоматизировала 66 процессов, а один специалист теперь сопровождает платформу и ежедневно закрывает в системе около 30 задач.
FAQ
Мы собрали ответы на самые частые вопросы, которые возникают у руководителей перед началом проекта по автоматизации процессов.
В чем разница между BPM и CRM?
Разница в том, что CRM помогает работать с клиентами, а BPM оптимизирует внутренние операции компании, включая те, что не связаны с клиентами (закупки, кадровые вопросы, бухгалтерия). BPM может включать в себя функционал CRM или интегрироваться с ней.
Сколько стоит внедрение BPM-системы?
Стоимость варьируется от нескольких сотен тысяч рублей за облачное low-code решение для малого бизнеса до нескольких миллионов рублей за комплексное внедрение «под ключ» в крупной корпорации. На цену влияют масштаб проекта, сложность процессов и выбранная модель лицензирования.
Сколько времени занимает внедрение?
Low-code платформа позволяет запустить первые процессы за 2-4 недели. Комплексная трансформация задач в крупной компании может длиться от полугода до года и более.
Для каких компаний BPM обязательна?
BPM критически важна для крупных и средних компаний с большим объемом рутинных операций, сложными цепочками поставок (производство, логистика) или строгими требованиями законодательства, где цена ошибки очень высока (банки, страхование).
Что такое нотация BPMN?
BPMN — это общий визуальный язык для описания рабочих процессов. С помощью стандартных значков (прямоугольник — задача, ромб — решение) бизнес-аналитики, руководители и разработчики одинаково видят и понимают схему процесса.
Можно ли менять процессы после внедрения?
Процессы можно и нужно менять. В современных BPM-системах бизнес-аналитик может отредактировать схему процесса в визуальном конструкторе и быстро опубликовать изменения без длительных циклов разработки.
Сложно ли обучить сотрудников работе в BPM-системе?
Не сложно. Рабочий интерфейс пользователя в большинстве BPM-систем максимально упрощен: сотрудник видит список своих задач, как в почтовом ящике, и выполняет их. Основное обучение требуется не исполнителям, а тем, кто будет моделировать и администрировать процессы.
{{cta}}
