До 30% логистических расходов — это избыточные затраты, вызванные неэффективным планированием маршрутов, простоем транспорта и отсутствием прозрачности в доставке. Без системы управления транспортом (TMS) компании теряют деньги, время и клиентов.
Что такое TMS и как она работает
TMS — это цифровая платформа, которая оптимизирует процессы доставки, предоставляя полный обзор всех транспортных операций в едином онлайн-интерфейсе. Это не отдельное внутреннее ПО, которым управляет отдел грузоперевозок, а система, подключенная к внутренним и внешним системам и базам данных. TMS помогает своевременно доставлять товары за счет:
- оптимизации загрузки и маршрутов доставки;
- отслеживания грузов по локальным и международным маршрутам;
- автоматизации трудоемких задач: оформление документации для соответствия торговым нормам, выставление счетов за грузоперевозки.
Кому нужна TMS
Что умеет TMS: обзор типовых функций
Планирование маршрутов и загрузки
Функция маршрутизации в TMS позволяет бизнесу находить наилучшие пути доставки с учетом расстояния, времени, трафика и объема груза. Система автоматически прокладывает оптимальные маршруты, снижает пробеги и исключает неэффективные рейсы. Это снижает транспортные затраты, ускоряет доставку и повышает точность соблюдения графиков. Максимальная загрузка транспорта повышает рентабельность каждой поездки.
Управление перевозчиками
TMS помогает централизованно управлять подрядчиками: сравнивать условия, тарифы и эффективность перевозчиков, отслеживать соблюдение договорных обязательств. Это особенно важно для компаний, работающих с несколькими партнерами. За счет автоматического подбора исполнителей и контроля SLA бизнес минимизирует ошибки, исключает субъективный выбор и повышает надежность доставки.
Мониторинг и трекинг в реальном времени
Встроенные инструменты отслеживания позволяют видеть, где находится каждый груз или транспорт в конкретный момент. Это обеспечивает полную прозрачность логистики и позволяет бизнесу оперативно реагировать на отклонения от маршрута, опоздания или нештатные ситуации. Результат — уменьшение количества претензий, повышение надежности сервиса и удовлетворенности клиентов.
Интеграция с WMS, ERP, CRM
Благодаря интеграции с другими цифровыми системами компании TMS становится частью сквозного бизнес-процесса. Заказы из CRM автоматически поступают в логистику, статусы доставки возвращаются обратно, склады работают в синхроне с транспортом. Это устраняет дублирование данных, снижает ошибки, ускоряет обработку заказов и формирует единое цифровое пространство.
Автоматизация документооборота
TMS создает и обрабатывает документы: ТТН, УПД, CMR, акты, доверенности и прочие. Система поддерживает электронный документооборот и хранение, что сокращает время на оформление, исключает потери бумажных документов и уменьшает количество ошибок. Это особенно важно при большом количестве перевозок, работе с несколькими складами и перевозчиками.
Финансовый контроль и расчеты
Система автоматически рассчитывает стоимость каждой перевозки с учетом маршрута, тарифов, дополнительных услуг. Она позволяет анализировать логистические расходы в разрезе клиентов, подразделений или маршрутов, формировать отчеты и прогнозировать. Это дает бизнесу четкое понимание логистической себестоимости, повышает управляемость затратами и помогает выявлять неэффективные участки.
Аналитика и отчетность
TMS объединяет и анализирует ключевые показатели: соблюдение сроков доставки, загрузку транспорта, эффективность маршрутов, расходы по перевозкам. Эти данные помогают контролировать текущую операционную эффективность и выявлять точки роста. Аналитика превращает логистику из «черного ящика» в управляемый, прозрачный и измеримый процесс.
Управление автопарком
Компаниям с собственным транспортом TMS помогает контролировать состояние автомобилей, графики техобслуживания, расход топлива, пробег и загрузку. Это дает возможность планировать ТО, избегать простоев и продлевать срок службы транспорта. Контроль поведения водителей и соблюдения маршрутов помогает повысить безопасность и дисциплину на дороге.
Какими бывают TMS
Локальная
Локальная система разворачивается внутри IT-инфраструктуры компании: на собственных серверах, под контролем внутренней команды. Все модули и бизнес-логика находятся «на борту», поэтому интеграции, маршруты, SLA и расчеты настраиваются вручную под специфику бизнеса. Механизмы обмена данными часто строятся через прямые соединения с ERP, FTP или API, а обновления и масштабирование зависят от внутренних ресурсов.
Облачная
Облачные TMS работают через веб-интерфейс и обмениваются данными по API. Основная логика маршрутизации, распределения заявок и контроля статусов работает в реальном времени на серверах провайдера. Клиенты подключаются по подписке, настраивают доступ, интегрируют нужные каналы и сразу работают. Вся инфраструктура, обновления, безопасность и масштабирование — на стороне поставщика. Это снижает нагрузку на IT, но ограничивает возможности настройки механики «под себя».
Интегрированная
Механизмы интегрированной TMS встроены в основную систему ERP или WMS компании: SAP, Oracle, 1С. Все заказы, маршруты, документы и расчеты происходят внутри одного логического ядра. Преимущество — отсутствие дублирования данных: логистика живет рядом с закупками, продажами и складами. Однако логика построения маршрутов и трекинга может быть базовой — часто она зависит от уровня настроек в основной системе, а не от узкоспециализированного функционала.
Мобильная
Такие системы работают по принципу: «простой маршрут — быстрая доставка — минимум настроек». Пользователь вводит точки А и Б, система предлагает маршрут, фиксирует исполнителя и запускает заказ. Взаимодействие часто построено на мобильных приложениях с GPS, push-уведомлениями и функцией сканирования QR-кодов. Интеграции упрощенные или вовсе отсутствуют — фокус на скорости, а не на глубине. Это подходит для точечных задач: курьерка, внутригородская доставка, мелкий 3PL.
Гибридная
Гибридные системы делят архитектуру: часть функций работает в облаке, часть — локально. Например, планирование маршрутов и аналитика размещены на внешнем сервере, а управление заказами и хранение чувствительных данных — внутри периметра компании. Такое разделение требует сложных интеграционных механизмов: через VPN, защищенные API, шины обмена. Гибрид позволяет соблюдать требования безопасности без потери функциональности, но требует зрелой IT-инфраструктуры и опытной команды поддержки.
Сравнение типов TMS
{{cta}}
Какие эффекты получает бизнес от внедрения TMS
Снижение логистических затрат
Одна из главных причин внедрения TMS — это снижение расходов на транспорт. За счет автоматической маршрутизации, повышения загрузки транспорта, устранения лишних рейсов и выбора оптимальных перевозчиков компании сокращают затраты на 10-20%. По данным ARC Advisory Group компании, использующие TMS, экономят в среднем 8% на фрахте в первый год.
Сокращение времени доставки
Благодаря автоматизации планирования и трекинга доставка становится быстрее и предсказуемее. Компании добиваются сокращения времени в пути на 20-30%, особенно в сегменте last-mile логистики. Это позволяет обслуживать больше заказов с теми же ресурсами.
Повышение уровня выполнения заказов
TMS обеспечивает контроль сроков и маршрутов, помогает избежать срывов поставок. После внедрения уровень «On Time In Full» может вырасти до 95-98%, особенно при наличии интеграции с WMS и ERP. Это повышает лояльность клиентов и снижает штрафы за просрочку.
Сокращение ошибок и потерь документов
С переходом на электронный документооборот через TMS исчезают типовые ошибки — потерянные ТТН, неправильные адреса, несогласованные объемы. Компании фиксируют снижение операционных ошибок на 70-90%, особенно в случае большого объема заказов.
Сокращение трудозатрат в логистике
Автоматизация позволяет снизить ручную работу логистов, диспетчеров и бухгалтеров. Особенно ощутим эффект в рутинных задачах — распределение заказов, оформление документов, расчеты с перевозчиками. Компании высвобождают до 40% рабочего времени персонала.
Увеличение прозрачности процессов
После внедрения TMS логистика из «черного ящика» превращается в прозрачную систему, где отслеживается каждый груз, рейс и отклонение. Это приводит к более точному управлению, снижению уровня форс-мажоров и принятию решений на основе данных.
Быстрая окупаемость инвестиций
Большинство компаний, внедривших TMS, достигают окупаемости в течение первого года. Быстрее всего эффект проявляется у бизнеса с крупными объемами перевозок, особенно при наличии собственного автопарка или работе с несколькими подрядчиками.
Как выбрать TMS: подробное руководство
Зачем вам TMS: формулируем цели
Прежде чем изучать платформы, выделите бизнес-задачи, которые вы хотите решить:
- устранить ручной труд в логистике и снизить «человеческий фактор»;
- сократить транспортные расходы и оптимизировать маршруты;
- повысить прозрачность перевозок и наладить трекинг;
- автоматизировать работу с подрядчиками;
- контролировать собственный автопарк и управлять ТО;
- цифровизировать документооборот.
Оцениваем сложность логистики
Хорошая TMS должна соответствовать масштабу и уровню зрелости логистики. Если у вас один склад и 10 доставок в день, не стоит внедрять тяжелую ERP-TMS. Если вы управляете филиалами, складами, несколькими регионами и видами транспорта, то вам нужна система с многоуровневой маршрутизацией и гибкой архитектурой.
Учитывайте следующие факторы:
- число перевозок в день/неделю;
- количество подрядчиков;
- наличие автопарка;
- география: локальные или международные маршруты;
- объем документооборота.
Выбираем архитектуру: облако, коробка или гибрид
Каждый тип TMS подходит под разные сценарии:
- Облачная — быстро, без затрат на IT, минимум кастомизации. Подходит e-commerce, малому и среднему бизнесу.
- Локальная — для тех, кому важна безопасность, адаптация под внутренние процессы и глубокая интеграция.
- Интегрированная в ERP — логична, если логистика встроена в общий бизнес-контур.
- Гибридная — компромисс для зрелых компаний с высокими требованиями к безопасности и гибкости.
Определяем ключевые функции
Определите, что обязательно должно быть в системе. Список приоритетных модулей может включать:
- оптимизация маршрутов;
- расчет загрузки транспорта;
- работа с подрядчиками: тендеры, контракты, рейтинг;
- GPS-трекинг и контроль статусов;
- электронный документооборот: ЭДО, автозаполнение документов;
- интеграции с ERP, WMS, 1С;
- управление автопарком: ТО, водители, топливо;
- финансовая аналитика по рейсам и клиентам;
- SLA-мониторинг.
Проверяем интеграции
Сильная TMS не может быть изолированной. Изучите:
- есть ли готовые коннекторы к вашей ERP;
- поддерживает ли система API или EDI для связи с подрядчиками;
- работает ли TMS с популярными WMS, BI-системами и платформами ЭДО;
- есть ли мобильное приложение для водителей.
Считаем стоимость и окупаемость
Сравнивайте не только лицензию, но и всю совокупную стоимость:
- внедрение и доработки;
- обучение и сопровождение;
- стоимость серверов;
- поддержка и обновления;
- техническая поддержка и SLA от вендора;
- потенциальные штрафы за простои/ошибки.
Также посчитайте ROI: сколько вы теряете из-за текущих проблем, и когда инвестиции в TMS окупятся. В среднем — от 6 до 18 месяцев.
Тестируйте и пилотируйте
Не доверяйте красивым презентациям. Обязательно:
- попросите live-демо с вашими кейсами;
- проведите пилот на части процессов или складе;
- дайте доступ 2-3 сотрудникам, чтобы собрать реальную обратную связь;
- проверьте реакцию службы поддержки — как быстро отвечают, как решают запросы.
Итого: как выбрать правильно
- Четко зафиксируйте, какую проблему решаете.
- Подберите тип TMS под масштаб и зрелость бизнеса.
- Определите ключевые функции, без которых не обойтись.
- Проверяйте интеграции, поддержку и адаптивность.
- Сравнивайте не ценник, а полную ценность.
- Обязательно пилотируйте перед покупкой.
Как внедрить TMS: пошаговая стратегия
Внедрение TMS — это не просто установка ПО, а изменение бизнес-процессов в логистике. Чтобы система начала экономить деньги и время, нужно правильно выстроить этапы внедрения и избежать типичных ошибок.
Подготовка: зачем и для кого
Зафиксируйте бизнес-логику, участников и ожидаемый результат. Для этого ответьте на ключевые вопросы:
- какие процессы будет охватывать TMS?
- кто будет с ней работать: логисты, водители, бухгалтера, подрядчики?
- что должно измениться после запуска?
Результат этапа: проектная группа, список задач и KPI.
Аудит текущих процессов
Перед тем, как строить новое, нужно понять, как работает текущее. На этом этапе:
- опишите существующие логистические цепочки и узкие места;
- составьте карту процессов: от приема заявки до доставки;
- определите зоны ручной работы, нестыковки, дублирование данных.
Это позволит не автоматизировать хаос, а убрать его до внедрения TMS.
Выбор решения и план внедрения
Сравнение доступные решения. Начните с минимально жизнеспособного запуска: не автоматизируйте все сразу, а внедряйте решения поэтапно.
Интеграции и подготовка данных
На этом этапе:
- наладьте каналы обмена данными с внутренними системами — ERP, WMS, CRM;
- подключите API для связи с подрядчиками или GPS-устройствами;
- загрузите справочники: склады, транспорт, водители, маршруты, типы грузов;
- настройте шаблоны документов.
Тестирование и пилот
Перед запуском проведите:
- проверку логики маршрутов, расчета стоимости, статусов;
- тесты на интеграцию: корректно ли передаются заказы и статусы;
- проверку генерации документов;
- работу с реальными пользователями на одном складе или регионе.
Обучение и запуск
Постепенно запускайте систему:
- обучайте пользователей: логистов, диспетчеров, водителей;
- публикуйте внутренние инструкции;
- один за другим подключайте склады, регионы, маршруты.
Контроль, поддержка, развитие
После запуска:
- следите за KPI: экономией, задержками, точностью доставки;
- постоянно собирайте обратную связь от пользователей;
- улучшайте настройки, шаблоны, автоматизацию;
- добавляйте новые функции: мобильное приложение, ЭДО, аналитику.
TMS — это не просто автоматизация логистики, а переход к прозрачным, управляемым и масштабируемым процессам. Система дает измеримый результат уже в первые месяцы: снижает издержки, ускоряет доставку и облегчает управление логистикой.
{{cta}}
