Для крупного девелопера разработали бизнес-процесс закупки строительных материалов и ускорили его в 3 раза

Клиент

Девелоперская PropTech-корпорация, входящая в российский топ-5 по объёмам строительства. Включена в список системообразующих предприятий. На июнь 2022 года в работе у клиента — 20 активных проектов общей площадью 1,5 млн кв. м.

Проблема: сделки по закупке материалов ведутся вручную, плохо контролируются и затягивают строительство объектов

Представим, что клиент собирается построить 10-этажный дом. Исходя из сведений о проекте, можно рассчитать, что понадобится примерно 500 тыс. тонн бетона, 30 тыс. мешков цемента, 5 км труб, 1200 межкомнатных дверей, 7 тыс. окон и ещё несколько сотен различных материалов.

Материалы нельзя заказать, оплатить и привезти на стройку в один момент в силу следующих причин.

• Материалы нужны только на определённом этапе. Например, черепица для крыши и пластиковые окна не пригодятся до тех пор, пока не будут возведены стены.

• Материалы утратят свои свойства при длительном хранении. Бетон застынет уже через несколько часов, дерево отсыреет, а кирпичи могут раскрошиться.

• Менеджеры не знают точный объём заказа. Например, строители могут использовать больше арматуры или бетона при изготовлении железобетонных конструкций.

• На объект могут привезти материалы с другой стройки. Например, там остался лишний утеплитель. Значит, для этого дома его нужно заказать уже меньше.

• На поставку некоторых материалов может быть объявлен тендер, что увеличит сроки отгрузки.

• Документы нужно подписывать физически, а ответственный работник может быть в длительном отпуске.

Ввиду перечисленных обстоятельств по каждому материалу закупка велась отдельно. Поставщики и подрядчики договаривались между собой, а клиент узнавал о сделке, только когда получал счёт на оплату материалов. Чтобы уточнить детали, менеджеры звонили друг другу несколько раз в день, документы согласовывали через электронную почту, а для подписания зачастую приходилось приезжать в офис лично.

На одном объекте могут работать несколько строительных подрядчиков. У каждого подрядчика, в свою очередь, может быть несколько поставщиков

Любые изменения на объекте только запутывали процесс. Нужно больше цемента — новая сделка. Подрядчик возвёл стены на 2 недели быстрее — нужно срочно искать утеплитель.

В такой системе:

• сотрудники клиента тысячи раз повторяли одну и ту же рутинную процедуру за время строительства одного объекта;

• клиент не мог быстро узнать, какова ситуация с материалами на объекте (сколько потрачено, сколько пришло, сколько уже заказано, какие сделки требуют оплаты и внимания клиента и т. д.), и звонил подрядчику, чтобы получить информацию и уточнить детали каждой закупки по отдельности;

• сроки сдачи объектов увеличивались временны́ми затратами, вызванными необходимостью согласований и исправления ошибок, а также задержками в поставках материалов.

Задача: разработать и оцифровать бизнес-процесс закупки материалов на объекты клиента

Система должна унифицировать заявку на закупку материалов, учитывая при этом их особенности, условия поставщиков, сроки доставки и любые другие нюансы, важные с точки зрения оформления закупки.

Бэкенд системы пишется на фреймворке Django. Фронт обязательно должен использовать внутреннюю библиотеку элементов на React, общую для всей IT-инфраструктуры клиента.

kt.team:

• составила универсальную форму заявки на закупку материалов;

• разработала бизнес-процесс проведения сделки, учитывающий правила согласования, оплаты и приёмки материалов;

• создала дополнительный сервис приёмки материалов в мобильном приложении клиента.

Результат 1: клиент, подрядчики и поставщики понимают и контролируют процесс закупки материалов на объекты

kt.team совместно с командами клиента, подрядчиков и поставщиков разработала универсальную форму заявки на закупку материалов, подстраивающуюся под 5 основных сценариев поставки.

1. Обычная заявка. Например, поставить 100 входных дверей к 20 декабря.
2. Заявка без договора, без сметной (расчётной) стоимости, без определённых материалов. Например, нужно заказать нестандартные фитинги для труб или провести их по прямой закупке без тендера.
3. Заявка с постоплатой по факту расходования материалов. Так, например, заказывается бетон.
4. Заявка с предоплатой и изменением объёма по факту использования материалов. Например, заказывается 1 тонна арматуры, но используется 900 кг. Или наоборот, оформляется дозаказ.
5. Заявка со специфической постоплатой. Например, оплата по частям: сначала аванс, затем отгрузка и итоговая оплата в соответствии с фактическим объёмом поставленных материалов.

Мы расспросили клиента об основных этапах выполнения заявки, назначили роли и реализовали автоматическое формирование документов с подписанием их ЭЦП (сокр. от «электронная цифровая подпись») непосредственно в системе. На каждом этапе система даёт подсказку менеджерам клиента и его контрагентов, что ещё осталось сделать и какие документы необходимо подготовить.

Вот таким был общий вид бизнес-процесса (картинка размыта, чтобы сохранить конфиденциальные данные клиента).

‍

‍

Клиент получает информацию о любой заявке из одного окна и может быстро реагировать на задержки в согласовании и иные спорные ситуации.

Результат 2: закупка материалов с предоплатой ускорилась в 4,9 раза, с постоплатой — в 3 раза

Как было: никто не контролировал работу на этапах от создания заявки до выставления счёта. Невозможно было оптимизировать процесс и повлиять на его скорость.

Согласно исследованию шведского учёного Андреаса Экехара (швед. Andreas Ekeskär), менее половины поставок строительных материалов осуществляются вовремя, в нужном объёме и без ошибок. Это приводит к тому, что строители на объекте треть времени тратят на ожидание материалов и завершение работ, а четверть — на разгрузку материалов.

От скорости поставки материалов напрямую зависит объём полезной работы, выполняемой строителями на объекте

Как стало: в первый месяц внедрения системы время прохождения заявки по этапам от создания черновика до оплаты счёта составляло 69 дней для закупок с предоплатой и 46 дней для закупок с постоплатой.

После отладки системы и обучения команды клиента сроки закрытия заявок уменьшились: в июле 2022 года заявки отрабатывались в среднем уже за 2 недели.

Сокращение времени выполнения заявок наделяет клиента чрезвычайно важными преимуществами:

• объекты строятся и сдаются быстрее;

• себестоимость объектов снижается за счёт сокращения времени простоя строителей на объектах.

Стек технологий

Фронтенд: React

Бэкенд: Django

Мобильное приложение: React Native

‍

‍