Для сети Fix Price разработали портал поставщика и автоматизировали работу с данными о товарах

Клиент

Сеть магазинов с широким ассортиментом товаров для дома по низким фиксированным ценам. По состоянию на 31 марта 2023 г. под брендом Fix Price работало более 5800 магазинов в России и странах ближнего зарубежья, в каждом из которых представлено порядка 2 тыс. позиций примерно в 20 товарных категориях. Согласно отчёту компании по итогам 2022 г→., её выручка за прошлый год составила свыше 277 млрд руб.

Одно из направлений развития Fix Price — увеличение объёма онлайн-продаж.

Проблема: неполные данные и ошибки в описаниях товаров

В IT-контуре клиента работает несколько систем, среди которых — e-commerce-витрина, система учёта, система управления складами, ERP. В систему учёта нужно загружать все данные о товарах, поступающих в продажу через сеть Fix Price.

Чтобы создать карточку товара в ERP-системе, менеджеры раньше собирали данные у поставщиков в мессенджерах, по телефону или электронной почте.

Также был и полуавтоматизированный вариант — заявка через портал поставщиков. После создания поставщиком новой карточки товара надлежало уведомить об этом все остальные системы.

Такие способы сбора данных не гарантировали их высокое качество. В процессе участвовали:

• представитель поставщика, который хранит и собирает данные о товарах по собственным внутренним стандартам;
• менеджер департамента категорийного менеджмента (далее — ДКМ), в фокусе которого данные, необходимые для скорейшего введения товара в ассортиментную матрицу;
• контент-менеджер департамента маркетинга (далее — ДМ), которому требуется информация для заполнения карточки товара на e-commerce-витрине: наименование, характеристики, комплектация, художественное описание товара и пр.

Если контент-менеджеру не хватало информации для карточки товара, ему приходилось направлять соответствующий запрос поставщику через ДКМ, а каждое новое звено в цепи коммуникаций, как известно, замедляет общий процесс.

При этом в ассортименте Fix Price — около 2000 позиций в 20 товарных категориях. В зоне ответственности каждого контент-менеджера — сотни товаров. При ручном вводе данных это повышает риск возникновения ошибок и недоработок.

Решение: поставщики и департаменты Fix Price работают с данными товарах в электронном виде в единой системе, сервисная шина распределяет их между системами Fix Price

Чтобы автоматизировать сбор данных, обеспечив их полноту и высокое качество, KT.Team внедрила в IT-контур Fix Price личный кабинет поставщика (далее — ЛК) на основе системы Pimcore и интегрировала сервисную шину Mule ESB.

Pimcore — это система управления товарами, база эталонных карточек товаров. В ней хранятся точные и полные сведения обо всей продукции, реализуемой в сети Fix Price.

В ЛК все три участника процесса работают с одной и той же карточкой товара.

Поставщик заполняет данные для карточки товара прямо в системе личного кабинета, после чего карточка попадает к менеджеру ДКМ автоматически.

Менеджер ДКМ забирает, редактирует или обогащает данные о товаре, необходимые для реализации логистических процессов на складах, а также информацию, которая требуется для появления продукта на полках офлайн-магазинов. После выполнения проверки качества заполнения данных сотрудниками ДКМ карточка товара поступает на подготовку данных для веб-витрины, которую выполняют менеджеры департамента маркетинга

Менеджер ДМ валидирует атрибуты для e-commerce-витрины на предмет достаточности сведений и дополняет поля с описанием, фотографиями товара и т. д.

Если какие-то поля не проходят валидацию департаментов Fix Price, поставщик получает соответствующее уведомление и может дополнить или исправить информацию непосредственно в ЛК — без долгих переписок и созвонов.

Личный кабинет поставщика необходим, чтобы запрашивать данные напрямую у поставщика, дистрибутора или производителя. Поставщики, в свою очередь, могут подать на рассмотрение через ЛК новый товар или новую разновидность одного из старых товаров, например новый вкус чипсов или цвет футболки, новый дизайн тарелок и т. д.

Взаимодействие между ЛК и системами учёта выстроено на основе передачи данных через ESB-систему Mule. Логика передачи сообщений внутри шины повторяет логику бизнес-процесса клиента.

Заполненная в ЛК карточка товара попадает в PIM Fix Price, а оттуда — во все остальные системы.

Данные последовательно передаются в три системы: e-commerce, внутреннюю поисковую систему и систему учёта. Структура бизнес-процесса клиента не позволяет передавать карточку в систему № 2, если не соблюдены правила публикации в систему №1.

Результат 1: в системы Fix Price гарантированно попадают только качественно заполненные карточки товаров

Каждая новая карточка товара должна получить валидацию на соответствие критериям публикации на веб-витрине. В системе заданы строгие правила для каждого типа товаров относительно перечня полей, обязательных для заполнения, и требуемых форматов предоставляемой информации. Если какое-то из полей не заполнено, карточка возвращается на доработку. В случае успешной валидации карточки ESB передаёт карточку в другие системы по инициации Pimcore.

Допустим, при добавлении карточки новых макарон поставщику в формате подсказок всплывает информация, какие поля являются обязательными, например, вид (пенне, пипе ригате, спагетти и т. д.), масса пачки. Пока эта информация не будет заполнена, карточка товара не перейдёт на следующий этап проверки.

Результат 2: информация о новых товарах передаётся в IT-системы клиента контролируемо

Шина используется как посредник между ЛК и другими IT-системами Fix Price, заменяя собой прямые интеграции между системами. При срабатывании установленного триггера — или с заданной регулярностью — Pimcore инициирует отправку новых карточек товаров, котоые прошли все этапы проверки, в ESB. После этого карточки товаров попадают в конечные системы-потребители.

Интегрированные в ESB-слой системы мониторинга и логирования фиксируют, какая информация была передана, а какая — нет, какие ошибки возникли при передаче и в какой момент. Таким образом можно точного отслеживания полноту и своевременность передачи данных между системами.

При этом в рамках коннектора задан определённый маппинг (соответствие) между системами-источниками и системами-потребителями, поэтому информация не теряется и не искажается.

Результат 3: не нужно полностью перерабатывать интеграции при изменении структуры карточки товара

Иногда структура карточки товара в PIM-системе или на e-commerce-витрине может меняться. Например, габаритный размер товара, который до определённого момента был записан в трёх полях, нужно будет описывать в одном поле (или наоборот).

В таком случае пришлось бы производить рефакторинг и изменение кода стандартной интеграции, на что потребовались бы часы разработки. При использовании сервисной шины сильно модифицировать коннекторы не придётся: Mule ESB позволяет скорректировать маппинг полей в течение пары часов. Затем изменения можно распространить на все связанные коннекторы, и с этого момента передавать информацию как для новых, так и для существующих карточек по новым правилам.

Результат 4: поставщик и контент-менеджер экономят время благодаря механизму массовой загрузки

Ранее сотрудники департамента категорийного менеджмента не могли массово загружать товары от поставщиков. Поставщик мог передать менеджеру Excel-файл, чтобы тот вручную перенёс информацию во внутренние системы Fix Price. Такой процесс был ненадёжен, т. к. повышал риск возникновения ошибок, обусловленных человеческим фактором: могли появляться дубликаты товаров, неточности и искажения при ручном копировании данных между файлами.

С ESB процесс массовой загрузки сведений о товарах автоматизирован. Поставщик скачивает Excel-шаблон с предустановленным набором полей для каждой категории, заполняет его и загружает в ЛК. Менеджеры ДКМ проверяют и одобряют или отклоняют товары из выборки — они могут работать с конкретной карточкой или сразу с несколькими карточками из выборки.

Итоги

1. У клиента появился новый автоматизированный бизнес-процесс. Раньше менеджеры добавляли новые карточки товаров вручную, а поставщики передавали данные разными способами. Теперь это происходит централизованно — через личный кабинет поставщика, а вся информация обрабатывается внутри Pimcore.
2. Шина повысила отказоустойчивость IT-контура и понижает степень связанности систем, позволяет существенно сократить время на масштабирование и изменение интеграций.
3. С мая 2023 г. часть процессов проходит через Pimcore, новые товары в пилотной категории попадают в ассортимент только через личный кабинет поставщика. Данные по этим товарам во всех системах одинаковы, надёжны и полны.
4. Шина позволяет передавать данные в каждую систему учёта в том формате, который ей нужен, например в виде строки или объекта. Достаточно изменить только правила маппинга для шины, а не переделывать все системы. В конечном счёте это позволяет сэкономить ресурсы на одновременной доработке нескольких систем.
5. В случае ошибочного удаления карточки в одной из систем её несложно восстановить. Утрата данных невозможна — шина логирует все проходящие через неё запросы. Если сообщение не удаётся доставить в какую-либо из систем, администратор получает соответствующее уведомление.
6. При необходимости подключения новой IT-системы достаточно лишь настроить надлежащий маппинг и подключение.