Обзор ТОП-5 BPM-систем для автоматизации бизнес-процессов: как выбрать платформу, сократить издержки, ускорить работу и повысить эффективность компании

Компании, внедряющие BPM-системы, получают возможность ускорить операции и снизить издержки. Наш обзор ТОП-5 систем показывает, как они улучшают основные показатели бизнеса: прибыль, оборачиваемость, снижение ошибок и клиентский опыт. 

Что такое BPM-система и почему она нужна компаниям

BPM-система — это программный инструмент, автоматизирующий и оптимизирующий бизнес-процессы. Она помогает структурировать работу и контролировать выполнение задач, выявляя проблемные места. В результате организация получает:

• Сокращение времени и затрат — автоматизация устраняет рутину: сокращаются расходы на персонал и время. 
• Ускорение процессов — быстрая обработка заявок и договоров ускоряет сделки: увеличивается оборачиваемость.
• Снижение ошибок — автоматизация минимизирует человеческий фактор: снижаются ошибки на 30-40%.
• Повышение прозрачности и управляемости — руководитель видит статус задачи в любой момент, может оперативно вмешаться при срыве сроков.
• Гибкость — BPM-решения быстро адаптируют бизнес к изменениям на рынке.
• Улучшение клиентского сервиса — ускорение реакции и повышение качества обслуживания.
• Рост производительности труда — сотрудники фокусируются на важных задачах, а не на рутине и поиске информации.
• Повышение прибыли — за счет сокращения издержек и повышения конверсии.

Типы BPM-систем

Платформы делятся на три категории, каждая из которых решает разные задачи:

• Интеграционно-ориентированные: автоматизируют процессы с минимальным участием человека. Например, передача данных из CRM на склад.
• Ориентированные на человека: фокусируются на задачах, требующих человеческого взаимодействия, таких как согласования.
• Ориентированные на документы: управляют жизненным циклом документов (например, контракты).

Важно: выбор типа зависит от потребностей бизнеса. Юридические отделы предпочитают документо-ориентированные системы, а IT — интеграционные.

Критерии выбора: Что важно для бизнеса

Выбор BPM — важное стратегическое решение. Рассмотрим основные критерии:

1. Бизнес-цели. Что вы хотите достичь (сокращение сроков, снижение ошибок, прозрачность, соответствие регуляторам)? Какие процессы приоритетны?

2. Масштабируемость и производительность. Справится ли система с ростом компании и объема процессов?

3. Гибкость. Насколько легко адаптировать процессы под меняющиеся требования без программистов? Это ключевой фактор скорости изменений.

4. Интеграционные возможности. Насколько легко и надежно платформа «подружится» с вашей текущей IT-инфраструктурой (CRM, ERP, 1С, почта и т.д.)?

5. Аналитика и KPI. Позволяет ли решение строить понятные отчеты по нужным для управления метрикам?

6. Удобство использования (User Experience). Будут ли сотрудники (особенно не IT) охотно работать в системе? Сложный интерфейс = низкая адаптация.

7. Стоимость владения. Лицензии, внедрение, доработки, поддержка, инфраструктура (облако/on-premise).

8. Поддержка и сообщество. Качество технической поддержки вендора, наличие сообщества пользователей/разработчиков.

‍

Обзор 5 популярных BPM-систем 

Рассмотрим пять лидеров рынка, их возможности, преимущества и недостатки.

1. ELMA

ELMA — одна из ведущих российских BPM-систем, адаптированная для локального рынка. Платформа ориентирована на быструю установку и запуск. Это позволяет начать работу в кратчайшие сроки без сложных этапов настройки.

Возможности:

• Моделирование в BPMN 2.0 (вы можете наглядно описывать и оптимизировать процессы);
• Автоматизация документооборота;
• Глубокая аналитика KPI в реальном времени.

ИИ: Чат-боты, голосовые роботы, работа с документами.

Мобильное приложение: есть.

Масштабируемость: Да.

Варианты размещения: On-premises, SaaS.

Техническая поддержка: Да.

Совместимость: 1С, Bitrix24, SAP.

Безопасность: Многоуровневая защита (идентификация, аутентификация, авторизация).

Преимущества:

• Экономия на IT-инфраструктуре (отсутствие необходимости в собственном оборудовании и обслуживании серверов);
• Легкая масштабируемость под рост компании (добавление пользователей и функциональных модулей);
• Срок окупаемости — 6 месяцев;
• Снижение затрат на документооборот на 50%;
• Готовые шаблоны для HR, продаж, логистики;
• Широкий функционал, включая CRM;
• Простота настройки благодаря low-code.

Недостатки:

• Может быть избыточной для малого бизнеса.
• Менее масштабируемая по сравнению с западными решениями.

ELMA оптимальна для среднего и крупного бизнеса в России и СНГ, в частности:

• Производителям и дистрибьюторам, которым важна интеграция BPM с 1С для автоматизации цепочек поставок, складской логистики и управления заказами. 
• Компаниям с высоким документооборотом (финансы, страхование, госсектор), где сокращение затрат на обработку документов на 50% напрямую влияет на рентабельность. 
• Растущим холдингам и сетям, которым нужна легкая масштабируемость для быстрого подключения новых филиалов или дочерних компаний без сбоев.

2. Первая Форма

Первая Форма — отечественный разработчик c 15-летним опытом. В 2023 году система заняла 1-е место в рейтинге Сколково и TAdviser.

Возможности:

• Моделирование процессов в BPMN 2.0.
• Автоматизация и роботизация задач.
• Мониторинг и аналитика в реальном времени.

ИИ: AI и ML, включая AI-агентов для задач среднего менеджмента.

Мобильное приложение: есть.

Масштабируемость: Да.

Размещение: SaaS и On-premises.

Техническая поддержка: Да.

Интеграция: Через REST API с любыми системами, включая 1С.

Безопасность: Авторизация, идентификация, аутентификация.

Преимущества:

• Высокая адаптированность для России;
• Мощные AI-функции;
• Успешные кейсы в ритейле и производстве.

Недостатки:

• Требует времени на обучение для полного использования.

Какие компании выбирают Первую форму:
‍

• Крупный российский бизнес и холдинги, которым важно соответствие локальным требованиям (ФЗ-152, ГОСТ Р 57580) и адаптация под специфику рынка.
• Компании с распределенной структурой (филиалы, удаленные команды), где мобильное приложение и единая платформа обеспечивают управляемость процессов.
• Организации госсектора (финансы, энергетика), для которых on-premises размещение и строгий аудит исполнения процессов — обязательное требование.

{{cta}}

3. GreenData

GreenData — российская платформа для автоматизации сложных процессов, особенно на предприятиях промышленности.

Возможности:

• Моделирование и исполнение workflow;
• Контроль эффективности и оптимизация;
• Совместимость со сторонними сервисами.

ИИ: Встроенные AI/ML-алгоритмы.

Мобильное приложение: есть.

Масштабируемость: Да.

Варианты размещения: On-premises, SaaS.

Техническая поддержка: Да.

Интеграция: С ERP, CRM, 1С.

Безопасность: Стандартные защитные механизмы.

Преимущества:

• Подходит для сложных процессов.
• Хорошая масштабируемость.

Недостатки:

• Меньший фокус на AI по сравнению с конкурентами.

Организации, внедрившие GreenData:

• Российские банки автоматизируют процессы (например, кредитование, KYC) на платформе GreenData.
• Промышленные гиганты: предприятия ТЭК, машиностроения и металлургии внедряют GreenData для управления цепочками «закупка-производство-логистика».
• Государственные корпорации: «ВЭБ.РФ» использует решение для мониторинга инвестиционных проектов и документооборота.

4. Pega Platform

Pega Platform — комплексная платформа BPM и RPA от Pegasystems, предлагающая продвинутые аналитические возможности для управления процессами. Известна своей способностью обрабатывать сложные задачи в таких отраслях, как здравоохранение и страхование.

Возможности:

• Автоматизация и моделирование процессов;
• Совместимость с CRM;
• Адаптивные бизнес-приложения;
• Аналитика управления персоналом.

ИИ: Включает RPA и другие AI-технологии для автоматизации задач.

Мобильное приложение: Да.

Масштабируемость: Для среднего/крупного бизнеса.

Варианты размещения: SaaS, on-premises.

Техническая поддержка: Предоставляется.

Интеграция: Интеграция с различными CRM и системами сбора данных.

Безопасность: Базовые стандарты.

Преимущества:

• Высокая гибкость и адаптивность приложений.
• Мощные аналитические возможности.
• Подходит для сложных процессов в различных отраслях.

Недостатки:

• Требует значительных вычислительных ресурсов.
• Может быть медленным из-за сложной обработки на backend.
• Документация и обучающие материалы могут быть сложными для новичков.

Pega Platform внедрена в банках и страховых компаниях для автоматизации кредитных конвейеров и процессов обслуживания клиентов. Телеком-операторы и медицинские организации применяют ее для управления сложными workflow и анализа данных в реальном времени.

5. Bizagi

Bizagi — это BPM-система с комплексным решением для автоматизации, моделирования и выполнения бизнес-процессов.

Возможности:

• Настройка шаблонов чек-листов.
• Готовые инструменты автоматизации, такие как обработка счетов, ориентация, портал для запросов на отпуск и подбор персонала.
• Портал электронного обучения с курсами по требованию.
• Варианты развертывания: on-premise и облако.
• Интеграция с системами управления предприятия (ECM), такими как SharePoint, Alfresco, Documentum и FileNet.

Совместимость: ECM (SharePoint, Alfresco, Documentum, FileNet)

Доступ: Мобильное приложение (Да)

Масштабируемость: Для организаций любого размера

Техподдержка: Доступна

Интеграции: CRM, ECM

Безопасность: Стандартные меры

Преимущества:

• Пользовательский интерфейс, облегчающий использование.
• Мощные возможности моделирования.
• Бесшовная интеграция с различными системами.
• Комплексный набор функций для автоматизации и оптимизации процессов.

Недостатки:

• Крутая кривая обучения для новых пользователей.
• Ограниченные опции интеграции с некоторыми сторонними системами.
• Высокая стоимость лицензий.

Bizagi используют: 

• Логистические гиганты (например, DHL Group) для автоматизации цепочек поставок и документооборота. 
• Промышленные предприятия для управления производственными процессами и интеграции с ERP/MES-системами. 
• Госструктуры для соответствия регуляторным требованиям.

Пример эффективного внедрения

Организация «ВкусВилл» внедрила «Первую Форму», чтобы автоматизировать открытие новых магазинов. 

‍

Тренды и перспективы BPM

Стоит обратить внимание на тренды в мире BPM — что будет формировать рынок?

Усиление роли AI и Process Mining

ИИ для прогнозирования сроков, выявления аномалий, рекомендаций по оптимизации. Process Mining (анализ «цифровых следов» в IT-системах) для объективной картины реальных процессов, а не только их моделей.

Low-code/No-code 

Дальнейшее упрощение разработки и изменения процессов с помощью бизнес-аналитиков и опытных пользователей (без IT).

Фокус на опыт пользователя (UX) и вовлеченность (EX)

Создание интуитивно понятных интерфейсов, мобильных рабочих мест. Интеграция с корпоративными мессенджерами для повышения удобства и скорости работы сотрудников.

Управление решениями (iBPMS)

Эволюция BPMS в платформы для создания комплексных бизнес-приложений, объединяющих процессы, данные и аналитику.

Облако как стандарт

Рост популярности облачных (SaaS) решений из-за скорости развертывания, масштабируемости и снижения затрат на инфраструктуру.

Выбор BPM-системы: почему это важно?

‍

Некорректный выбор может привести к:

• Низкому ROI;
• Увеличению издержек;
• Сопротивлению сотрудников;
• Замедлению процессов.

И наоборот, правильное решение — путь к увеличению прибыли и укреплению позиций на рынке.

ВРМ — инвестиция в рост вашего бизнеса

Решения ВРМ перестали быть инструментом только для IT-специалистов. Они предлагают руководителям компаний инструменты для:

• Достижения финансовых результатов: минимизация издержек, ускорение оборачиваемости, повышение прибыльности.
• Повышения конкурентоспособности: за счет скорости, гибкости и качества выполнения процессов.
• Минимизации операционных рисков: предсказуемость, контроль, соответствие требованиям.
• Улучшения клиентского и сотруднического опыта: прозрачность, скорость, отсутствие ошибок.

Рынок BPM в 2025 году предлагает разные решения — от мощных платформ для корпораций до доступных low-code инструментов для средних или малых компаний. Ключ к успеху — это четкое понимание своих бизнес-целей. Фокус на грамотное внедрение с вовлечением всех участников процессов.

{{cta}}