Если у вас скромный поток заказов, менеджеры легко обрабатывают все заявки, а запросы в службу поддержки - большая редкость, то вы легко сможете обойтись без портала.
Однако есть признаки, которые указывают на необходимость автоматизации приема оптовых заказов и перехода в онлайн если компания еще этого не сделала. KPI отдельных менеджеров и всего отдела продаж не достигаются или достигаются редко.
Сразу оговоримся, что речь идет не о систематически завышенных KPI - это проблема, которая не может быть решена автоматизацией.
Но почему хорошие продажники не справляются с вполне реальными планами?
Часто у этого простая причина: вместо того, чтобы продавать, менеджер занимается низкоквалифицированной рутиной.
Оформляет вручную заказы от постоянных клиентов, оформляет документы (или проверяет их статус), сверяет цены, обновляет каталоги, составляет КП…
Эти задачи могут занимать до 80% времени менеджера, практически не влияя на достижение KPI. И пока он занят рутиной, он не ищет новые рынки сбыта и новых клиентов, меньше времени уделяет продаже товаров из спецпредложений
Кроме того, перегруженные рутиной сотрудники находятся в состоянии постоянного стресса.
Они теряют способность быстро и эффективно решать нестандартные вопросы, забывают предлагать интересные опции покупателям. И всё это снова негативно сказывается на выручке. B2B-портал автоматизирует повторяющиеся однотипные задачи.
Это позволяет менеджерам перераспределить фокус на задачи, которые напрямую влияют на прибыль бизнеса.
При этом руководителю проще отслеживать выполнение KPI и эффективность каждого менеджера без заполнения дополнительных форм и бумажек.
Вся информация о взаимодействии менеджеров компании с клиентами хранится в B2B-портале и доступна для анализа.
Вы получаете негативные отзывы от покупателей из-за неправильного состава заказов или своевременности поставок. «Я заказывал 20 паллет макаронов вида “перья”, а мне привезли спагетти».
«Сумма итогового счёта отличается от того, что называл менеджер». «Шаг резьбы на винтах меньше, чем мне присылали в КП». «Я просил повторить предыдущий заказ, в мне привезли непонятно что». Если покупатели оформляют возврат товаров или пишут рекламации с подобными формулировками - скорее всего, ваша компания стала заложником разрозненного хранения данных о товарах, ценах, акциях, клиентах и заказах. Очевидных виновных тут нет: нынешняя система хранения информации сложилась исторически.
И менеджер, как всякий живой человек, при ручном формировании заказов и документов рано или поздно допускает ошибки. Даже 10-летний опыт не убережет от копирования не той ячейки Excel и дрогнувшего на клавише «0» пальца при формировании заказа. В ситуации, когда заявок очень много, а информация разбросана по разным источникам и не у всех менеджеров есть к ней доступ, ошибок из-за человеческого фактора не избежать. Не говоря уже о том, как сильно страдают общая скорость обработки заказов и точность их исполнения.
Если эта история про вас - разработку B2B-портала нужно включить в список приоритетов на ближайшее время. B2B-портал для дистрибьюторов и покупателей обеспечит доступ ко всем необходимым сведениям и для менеджера, и для покупателя. В едином окне они будут видеть каталог товаров и актуальные остатки на складе, статусы заказов, документы и акты, детали доставки, состав предыдущих заказов и так далее. В результате вся информация будет прозрачна и контролируема для участников закупки.
