Как ELMA BPM автоматизирует бизнес-процессы, снижает затраты, устраняет хаос и помогает компаниям управлять задачами эффективнее с помощью low-code подхода.

Каждый день ручные согласования и потерянные документы «съедают» до 40% времени сотрудников. В условиях, где скорость — это контракты, а контроль — репутация, ручное управление процессами больше неэффективно: оно опасно для бизнеса. Рассказываем, как ELMA BPM не просто автоматизирует рутину, а возвращает организации время, деньги и клиентов — превращая операционный хаос в конкурентное преимущество.

Что такое ELMA BPM и зачем она компаниям

BPM (Business Process Management) — это способ управления бизнес-процессами, который делает их прозрачными, управляемыми и эффективными. 

ELMA — это российская платформа, созданная компанией ELMA. Она помогает организациям автоматизировать процессы, минимизировать ошибки и экономить время. Система подходит для бизнеса любого масштаба: от стартапов до крупных корпораций.

Платформа объединяет сотрудников, данные и процессы в единую экосистему. Вместо ручного согласования договоров или отслеживания заявок специалисты работают в цифровой среде, где все этапы прозрачны. Это снижает временные затраты на 30–50%.

ELMA обеспечивает единое пространство для:

• Моделирования: визуальное описание процессов с помощью стандарта BPMN 2.0.
• Автоматизации: настройка правил выполнения, маршрутов согласования, интеграций, уведомлений.
• Исполнения: запуск процессов пользователями или системой, контроль сроков.
• Мониторинга: отслеживание выполнения в реальном времени.
• Анализа: оценка эффективности через KPI и встроенные отчеты.
• Оптимизации: постоянное улучшение процессов на основе данных.
  ‍

Как ELMA помогает разным специалистам

BPM-система решает задачи для разных ролей в компании.

Для предпринимателей

Предприниматели используют платформу, чтобы контролировать бизнес. Система показывает, какие процессы тормозят работу, где теряются деньги и как улучшить эффективность. Например, автоматизация заявок на закупки экономит около 10 рабочих часов в неделю.

Для юристов

Юристы автоматизируют документооборот: согласование договоров, учет правовых документов. ELMA сокращает время согласования документов на 50%.

Для маркетологов

Маркетологи используют CRM-модуль в Elma, чтобы управлять кампаниями и анализировать клиентские данные. Это способствует созданию персонализированных предложений и повышению ROI маркетинга.

Для IT-специалистов

ELMA BPM использует low-code платформу: IT-специалисты могут настраивать бизнес-процессы за 1-2 дня вместо нескольких недель. Это ускоряет запуск новых продуктов, позволяя бизнесу вовремя реагировать на рыночные изменения. 

Организациям не нужно содержать большой IT-отдел, так как визуальные инструменты и готовые шаблоны упрощают разработку задач. Сотрудники других отделов также могут участвовать в создании процессов. Это усиливает сотрудничество между IT и бизнес-подразделениями, сокращает затраты на разработку и повышает гибкость компании.

Ядро системы: Главные возможности ELMA 

Система обладает богатым функционалом, который раскрывает все аспекты процессного управления.

Конструктор бизнес-процессов: моделирование и автоматизация

• Визуальный дизайнер — интуитивный интерфейс для создания схем процессов в нотации BPMN 2.0. Не требует глубоких навыков программирования (low-code подход).
• Гибкое исполнение — настройка сложных маршрутов согласования, условий ветвления, параллельных задач, циклов.
• Автоматизация документооборота — создание, согласование, подписание, регистрация и хранение договоров, заявок, счетов и других документов в рамках процессов.
• Интеграции — готовые коннекторы для 1С, ERP-систем (SAP, Oracle), CRM (Bitrix24, amoCRM), почты (MS Exchange, Gmail), телефонии и др.
• Ролевая модель — четкое разграничение прав доступа на основе ролей и должностей.

Управление задачами и проектами

• Персональные задачи — централизованное отображение входящих, исходящих и просроченных задач для каждого сотрудника.
• Проектные процессы — контроль жизненного цикла проекта: от инициации и планирования до исполнения и закрытия, с контролем сроков, ресурсов и бюджета.
• Канбан-доски — визуализация этапов работ для проектных команд.

Мониторинг, аналитика и KPI

• Панели управления (Dashboard) — наглядные виджеты с ключевыми метриками по процессам в реальном времени.
• Анализ производительности — встроенные отчеты по длительности этапов, загрузке сотрудников, частоте ошибок, отклонениям от нормативов.
• Управление по KPI — настройка и отслеживание ключевых показателей эффективности процессов и сотрудников.
• Предупреждения — автоматические оповещения о рисках срыва сроков или отклонениях.

Мобильность и доступность

• Мобильное приложение ELMA — доступ к задачам, процессам, документам, согласованиям с любого устройства 24/7. Возможность запускать процессы и работать с ними в дороге.
• Веб-интерфейс — работа в любом современном браузере без установки дополнительного ПО.

Преимущества перед конкурентами

Почему компании выбирают ELMA? 

Сравним ELMA BPM с решениями SAP Signavio и Pega Platform по основным параметрам:

Разберем детали по каждому параметру:

1. Ценообразование:
   ELMA предлагает гибкие тарифы, начиная от 300 рублей за пользователя в месяц, что делает её доступной для малых и средних компаний. SAP Signavio и Pega Platform имеют высокие затраты, особенно для крупных внедрений. Например, SAP может стоить $150,000 в год, а Pega — около $1 млн для сложных кейсов: они менее привлекательны для компаний с ограниченным бюджетом.
2. Легкость использования:
   Как мы указали выше, ELMA использует low-code платформу: аналитики и пользователи без глубоких технических знаний могут быстро настраивать бизнес-операции. ELMA проста для старта, в то время как Pega имеет достаточно высокую кривую обучения, а SAP требует дополнительных знаний для эффективного использования.
3. Настраиваемость:
   Подход Low-code позволяет IT-отделам разрабатывать кастомные решения без привлечения дополнительных программистов, что экономит затраты. В SAP настройка требует технической экспертизы, а в Pega, несмотря на low-code, процесс может быть сложным для неопытных пользователей.
4. Ключевые функции:
5. ELMA включает модули BPM, CRM, ECM и базовую аналитику, что соответствует основным потребностям бизнеса. SAP и Pega предлагают более продвинутые функции, такие как процессный анализ, роботизированная автоматизация (RPA), но эти функции могут быть избыточными для многих компаний, особенно для среднего бизнеса.
6. Поддержка и отзывы:
   Пользователи отмечают клиентоориентированную поддержку ELMA — это добавляет уверенности в выборе. Pega имеет ограниченную локальную поддержку и слабое сообщество, а SAP, хотя и предлагает поддержку, может быть менее гибкой для небольших компаний.
7. Локализация и интеграция:
   ELMA идеально адаптирована для бизнеса в России, с поддержкой интеграции с популярными системами, такими как 1С. Это важное преимущество, учитывая, что многие российские компании используют 1С для учета. SAP и Pega — глобальные решения. Они менее адаптированы для локального рынка, что может создавать дополнительные сложности.

{{cta}}

Процесс внедрения: Этапы и ошибки

Внедрение BPM-системы включает четыре основных этапа, каждый из которых требует координации и внимания к деталям.

Подготовка и инициация

Первый этап — это фундамент проекта. Компания анализирует текущие операции, определяет, какие из них требуют автоматизации. Устанавливаются цели внедрения. Формируется проектная команда из представителей разных отделов. Выбирается методология управления проектом: традиционная (TZD) или гибкая (Agile). Заинтересованные стороны согласовывают цели, правила и ожидания, которые фиксируются в уставе проекта. Этот документ становится основой для дальнейшей работы.

Пример: Компания «ТехноПлюс» на этапе подготовки выявила, что согласование договоров занимает 3 дня. Целью внедрения — сокращение этого времени до 4 часов.

Проектирование и разработка

На этом этапе проводятся интервью с владельцами процессов и пользователями для сбора требований. На основе данных создается концепция решения, а процессы моделируются с использованием нотации BPMN 2.0. Разработка ведется итеративно: каждая версия демонстрируется клиенту для обратной связи. Это позволяет корректировать систему, чтобы она соответствовала реальным потребностям бизнеса.

Важно! Использование BPMN 2.0 упрощает визуализацию сложных процессов, делая их понятными для всех участников.

Тестирование и пилотная эксплуатация

После разработки система тестируется. Клиент проверяет функции, выявляет ошибки и предлагает доработки. Тестовый отдел компании начинает использовать ELMA, чтобы оценить ее работу в реальных условиях. Этот этап помогает устранить недочеты до полного запуска.

Пример: В ООО НПО «Композит» тестирование ELMA заняло 5 дней, что позволило быстро устранить мелкие ошибки перед масштабированием.

Выход в эксплуатацию (Go-Live)

После успешного тестирования систему запускают во всей компании. Проводится обучение сотрудников. Оказывается поддержка для оперативного решения проблем. Цель — минимизировать сбои и обеспечить плавный переход.

Типичные ошибки:

• Отсутствие четких целей: автоматизация ради автоматизации.
• Слишком сложный старт: попытка автоматизировать все и сразу.
• Недостаточное вовлечение пользователей: игнорирование мнения сотрудников, которые будут работать в системе.
• Слабая методология: отсутствие описания процессов «как есть» или нереалистичное проектирование «как должно быть».
• Пренебрежение обучением: неподготовленные пользователи саботируют внедрение.
• Отсутствие плана оптимизации: процессы требуют постоянной настройки по мере развития бизнеса.

Как избежать ошибок

Чтобы минимизировать риски, следуйте нашим рекомендациям:

1. Вовлекайте сотрудников: Проводите регулярные встречи с пользователями для учета их потребностей.
2. Оптимизируйте процессы: Перед автоматизацией анализируйте и улучшайте процессы.
3. Инвестируйте в обучение: Обучайте сотрудников, чтобы снизить сопротивление.
4. Планируйте ресурсы: Оценивайте сложность проекта и выделяйте достаточно времени и бюджета.
5. Мониторьте систему: Регулярно обновляйте ELMA для поддержания ее актуальности.

ELMA BPM в действии: Пример из практики

Компания: FMCG — крупный дистрибьютор (более 500 сотрудников).

Проблема: Длительные сроки согласования договоров с новыми клиентами и поставщиками (до 2 недель), частые потери документов, отсутствие прозрачности статусов, высокая нагрузка на юристов и коммерческий отдел.

Цель: Автоматизировать согласование договоров в ELMA BPM.

Реализация:

1. Создана BPMN 2.0 схема процесса с ветвлениями (юридическая проверка, проверка финансов, визы руководства);
2. Настроен электронный документооборот договоров с ЭЦП;
3. Интегрированы справочники контрагентов из 1С;
4. Настроены сроки на каждом этапе и уведомления об истечении сроков;
5. Внедрены KPI по срокам согласования для отделов.

Результаты (через 3 месяца):

• Средний срок согласования договора сократился на 65% (с 14 до 5 дней).
• Количество «потерянных» договоров снизилось до нуля.
• Прозрачность процесса достигла 100% (любой участник видит статус договора).
• Удовлетворенность клиентов и поставщиков выросла.
• Высвобождено до 30% времени юристов и менеджеров.

Тренды в BPM и как ELMA их поддерживает

BPM-рынок растет: по данным аналитического агентства Tadviser (2024), объем рынка BPM-систем в России увеличился на 25% за год. Основные тренды:

• Искусственный интеллект. ELMA интегрирует AI для анализа данных и прогнозирования узких мест.
• Мобильность. Мобильное приложение ELMA позволяет управлять процессами с телефона.
• Гибридные процессы. Система поддерживает комбинацию автоматических и ручных задач.

Совет: используйте AI в ELMA для прогнозирования сроков выполнения проектов. Это сократит срывы дедлайнов на 30%.

Часто задаваемые вопросы 

Как быстро внедрить ELMA?
В среднем внедрение занимает 1-3 месяца в зависимости от сложности процессов.

Сколько стоит ELMA?
Стоимость начинается от 300 рублей за пользователя в месяц. Точную цену рекомендуем уточнять на официальном сайте ELMA.

Подходит ли ELMA для малого бизнеса?
Да, система масштабируема и подходит для компаний от 10 сотрудников.

Можно ли интегрировать ELMA с другими решениями?
Да — с 1С, ERP, CRM и другими платформами.

Почему ELMA — выбор №1 для вашего бизнеса

ELMA BPM — признанный лидер на рынке BPM-систем. Это подтверждают награды и признание аналитиков:

• По версии TAdviser ELMA заняла 1-е место среди BPM-платформ в РФ и СНГ  
• Признана самой внедряемой системой в РФ по данным CNews Analytics.  
• Входит в Единый реестр российского программного обеспечения, что подчеркивает ее соответствие национальным стандартам и надежность.  
• ELMA — резидент Инновационного центра Сколково, что свидетельствует о ее инновационном потенциале.  

Отмечена в глобальном рейтинге G2 Grid (рейтинг программных продуктов) в категориях CRM, BPM, No-code, RAD.

{{cta}}