Современные информационные системы помогают автоматизировать большинство процессов в бизнесе, делают его более стабильным, эффективным и прибыльным. Как правило, речь идет не об одном IT-решении, а о нескольких. Они работают совместно, оперативно обмениваясь данными. Чтобы в них не было сбоев, интеграция систем должна проводиться профессионалами. Чем больше сервисов предстоит объединять, тем сложнее задача.
Что такое интеграция систем?
Это процесс, в результате которого несколько ИС начинают работать совместно. Например, клиент делает заказ в интернет-магазине. Покупка фиксируется в программе учета продаж, параллельно обновляются данные о складских остатках в другом ПО. Бухгалтерия получает данные для оформления накладных автоматически, а владелец бизнеса может мониторить детальную статистику в онлайн-режиме. Здесь могут быть задействованы такие системы:
- CRM;
- ERP;
- WMS;
- электронный бухучет;
- сервис e-commerce.
Данные могут храниться на одной платформе: это исключает риск ошибок, дублей, устаревшей информации. Для хранения используют как свои серверы, так и облачные хранилища. Второй вариант особенно популярен, поскольку избавляет от лишней нагрузки собственную IT-инфраструктуру и обходится дешевле.
Интеграция систем может выполняться по двум схемам. В первом случае ИС устанавливают параллельно друг другу, совмещая затем в процессе настройки. В другом случае в компании уже могут быть установлены какие-либо сервисы, и новая программа должна быть встроена в экосистему бизнеса так, чтобы не нарушить функциональность другого ПО.
Популярные решения
Чаще всего в бизнес интегрируют от 2 до 4 систем, реже больше. Точный набор зависит от того, какие задачи должны решать выбранные инструменты, масштаба самой компании и специфики отрасли. Например, для небольшой пекарни необязательны инструменты Big Data, а вот международной сети банков без них не обойтись. Существует несколько популярных сочетаний ИС, которые интегрируют друг с другом.
CRM + ERP
Это две основные системы, используемые в бизнесе. Первая отвечает за работу с клиентами, вторая — за внутренние процессы в компании. Данные, заносимые в CRM, автоматически отображаются в ERP, и наоборот. За счет этого, например, менеджеры по продажам в любой момент могут узнать, на какой стадии находится заказ, как скоро его отгрузят, посмотреть накладные и чеки и т.д.
Интеграция этих двух систем позволяет в разы сократить время, затрачиваемое на оформление документов. Большинство процессов, от выдачи чека до взаимозачета, проводится автоматически. Это избавляет сотрудников от лишней нагрузки, необходимости вводить данные вручную и считать суммы. Кроме того, на основе данных в CRM система ERP может, например, спрогнозировать:
- когда закончатся товарные запасы на складе;
- по какому графику нужно организовать поставки;
- какие проблемы могут возникнуть, если не скорректировать схему логистики (например, дефицит или избыток каких-то позиций).
ERP + WMS
Если компания торгует какими-то товарами, которые держит на собственном складе, а не на территории складского оператора, ей пригодится интеграция этих систем. Первая регулирует внутренние процессы в фирме, вторая отвечает за организацию хранения. В результате сотрудники смогут:
- точно узнать, какие позиции есть на складе, какие планируется привезти, а какие сняты с производства или не закупаются;
- рассчитать оптимальный объем материалов, необходимых для производства той или иной продукции;
- эффективно распределять заказы по зонам хранения, чтобы аренда склада обошлась дешевле, а предоставленная площадь использовалась на все 100%;
- избавиться от рутины, которую смогут выполнять роботы RPA.
Кроме того, за счет мгновенного обмена данными интеграция систем ERP и WMS поможет быстрее формировать и обрабатывать заказы.
Платежная система + ERP/CRM
Такой вариант нужен любой компании, принимающей оплату за товары или услуги по безналу, с карты или электронного кошелька. Например, это интернет-магазины, стриминговые сервисы, банки, отели, службы доставки еды и многие другие фирмы. После внедрения процесс покупки происходит так:
- клиент оформляет заказ, покупая товар или услугу, и оплачивает его;
- данные из платежного сервиса поступают в систему CRM/ERP — если транзакция подтверждена, можно приступать к сборке заказа.
Такое решение не только экономит время, но и помогает избежать ошибок. За счет автоматизации данные о платежах не надо вводить вручную. Это особенно важно, если за день в компании проходит несколько сотен или тысяч транзакций.
E-Commerce Platform + ERP/WMS
Интеграция этих систем особенно актуальна, например, для маркетплейсов. Их функции для таких сервисов:
- платформа e-commerce используется для размещения карточек товаров, оформления заказов через корзину и проведения рекламных кампаний;
- ERP отвечает за внутренние процессы, от закупок до бухучета;
- WMS — ресурс для складских работ, включая сборку заказов, распределение, доставку на дом или в ПВЗ.
Это решение помогает в разы сократить сроки обработки заказов, что не только оптимизирует работу магазина, но и укрепляет лояльность клиентов. Кроме того, такой подход помогает автоматизировать бухучет, в результате практически все документы оформляются без участия человека.
HRIS + ERP
Если в компании большой штат сотрудников, имеет смысл оптимизировать кадровый учет. Для этого подойдет интеграция Human Resources Information Systems и ERP. Первая система нужна для расчета зарплат, премий, отпускных и больничных, вторая — для общего корпоративного учета. Информация из ERP помогает, например, вычислить, кто из сотрудников работал эффективнее, чьи достижения стоит отметить, а кому нужна дополнительная мотивация, чтобы лучше работать. Кроме того, такая интеграция наглядно покажет, что изменилось при внедрении новых показателей KPI, как они отразились на положении бизнеса и стоит ли что-то менять.
ERP + BI
Если компания очень большая, ей приходится работать с огромным объемом информации, интеграция этих двух систем облегчит процесс. Например, это решение актуально для банка, крупного завода с многомиллионным годовым оборотом, супермаркета с филиалами в нескольких регионах и т.д. Преимущества ERP + BI:
- возможность работать с большим объемом информации, которая будет показана наглядно и четко, а не хаотично;
- визуализация помогает проще воспринимать результаты аналитики и прогнозирования;
- комплексное решение помогает выявить потенциальные и реальные уязвимости, риски для бизнеса.
Что дает интеграция систем?
Это решение будет полезно бизнесу по нескольким причинам.
Экономия времени. Данные не придется вносить вручную, потому что большинство процессов можно автоматизировать. К тому же не нужно дублировать информацию из одной системы в другую, что снижает нагрузку на персонал.
Предельно точные данные. За счет того, что ИС подключаются к одной базе данных, в них не будет устаревших сведений, дублирования заказов, ошибок в накладных и других проблем. Благодаря этому в бухгалтерии не будет недостач и непроведенных счетов, а статистика по обороту и прибыли всегда будет максимально точной.
Оптимизация управления. Руководство сможет получить наиболее четкую информацию по прогрессу компании, изменению ассортимента, покупательской активности и другим параметрам. Например, если надо понять, принесла ли реклама пользу, можно увидеть, сколько клиентов она привлекла, какой процент людей сделал покупку и сколько было потрачено на кампанию.
Укрепление репутации бизнеса. Интеграция систем делает бизнес более оперативно реагирующим на запросы клиентов, стабильным и эффективным. Все это положительно сказывается на доверии ЦА. В результате компании становится легче отстроиться от конкурентов.
Более легкое и быстрое масштабирование. Когда бизнес расширяется, нагрузку на IT-инфраструктуру тоже растет, а грамотная интеграция нивелирует риски и делает переход на новый масштаб безболезненным.
{{cta}}
Риски
Хотя интеграция систем может принести немало пользы, она сопровождается множеством опасностей. Их надо учесть уже на этапе планирования.
Это наиболее распространенные риски, с которыми сталкиваются компании при интеграции систем. Многих из них можно избежать, уделив больше внимания подготовке к процессу.
Как провести интеграцию систем в бизнесе?
Этот процесс проходит в несколько этапов. Каждый из них длится в среднем 2-4 недели, в некоторых случаях дольше (например, если речь о межнациональной корпорации или компании со сложной иерархией). В целом процесс может занять от 3-6 месяцев до 1,5 лет.
Подготовка
Один из самых важных шагов. Здесь нужно проанализировать потребности компании и ее клиентов, сформулировать цели, решить, зачем вообще нужна интеграция. Для этого необходимо проверить состояние IT-инфраструктуры, проанализировать ее готовность к нововведениям. На этом этапе нередко выясняется, что в бюджет нужно заложить покупку оборудования или обновление старого.
После этого можно выбирать конкретные технологические решения. Обратите особое внимание на:
- функциональность отдельных систем;
- их совместимость друг с другом и уже установленным ПО;
- наличие лицензий, сертификатов;
- условия предоставления, сроки поддержки;
- стоимость, в том числе траты на обслуживание.
На этом же этапе назначаются сотрудники, ответственные за интеграцию, разрабатываются KPI и т.д.
Внедрение и отладка
Этот шаг начинается с проектирования инфраструктуры систем, которые будут взаимодействовать между собой. В процессе нужно добиться, чтобы ИС были отказоустойчивыми, подходили для масштабирования, соответствовали современным требованиям бизнеса. Затем системы конфигурируют и настраивают. Особое внимание нужно уделить механизмам взаимодействия. В зависимости от ПО за это могут отвечать:
- веб-сервисы;
- ETL;
- API;
- модели SOA;
- другие инструменты.
Тестирование
Этот шаг нужен, чтобы проверить, правильно ли работают все интегрированные системы. Проверка проводится в автоматическом режиме, затем вручную, при выявлении проблем дефекты устраняют.
В некоторых случаях сначала создают пилотную модель, лишь после ее испытания внедряют комплекс нужных систем на практике. Это особенно важно для крупных компаний, где даже мелкие ошибки, выявленные при тестировании, могут вызвать простой и финансовые потери. Кроме того, если предстоит интегрировать три и больше систем, лучше начать с разработки и пилотного запуска. Только после этого в базу данных переносят реальную информацию и начинают пользоваться ПО.
Масштабирование
Если изначально интеграция систем проводилась в каком-то одном отделе или филиале, на этом этапе решение распространяют во всей фирме. Впоследствии потребуется контролировать работу ИС, при необходимости устраняя сбои и проблемы. Поддержкой и обновлением может заниматься как IT-отдел самой компании, так и вендор ПО, все зависит от условий конкретного разработчика и возможностей фирмы.
Как интеграция систем отразится на бизнесе?
Если процесс выполнен правильно, риски нивелированы, а бюджет рассчитан грамотно, такое решение укрепляет позиции компании на рынке. С помощью него удается избавиться от операционных издержек, повысить уровень сервиса, завоевать доверие ЦА и занять выгодные позиции в борьбе с конкурентами. В то же время, если интеграция систем выполнена неправильно, можно столкнуться с крупными потерями времени и денег, конфликтами с сотрудниками и рисками в сфере кибербезопасности. Сотрудничество с проверенным вендором поможет избежать таких опасностей.
{{cta}}
