70% компаний в России теряют деньги на рутине: заявки застревают в юротделе, договоры теряются в переписке, а сотрудники делают одну работу дважды. Решение есть: BPM-системы сокращают сроки согласований на 50% и возвращают бизнесу миллионы. Рассказываем про ТОП-5 систем для российского бизнеса — что это за решения, как они работают, и как доказали свою эффективность на практике.
Для чего компании ВРМ
BPM-система — это программная платформа для управления бизнес-процессами. Она автоматизируют рутину, улучшает взаимодействие отделов и повышает прозрачность операций. То есть: вместо пересылки договоров по почте и напоминаний в чатах система сама направляет задачи нужным сотрудникам, контролирует сроки исполнения и хранит историю.
Когда компании стоит задуматься о ВРМ:
- Процессы становятся сложными и запутанными.
- Возникают частые ошибки, сбои, потери информации.
- Команда тратит много времени на рутину и согласования.
- Трудно контролировать сроки выполнения задач и KPI.
- Бизнес растет, и старые методы управления перестают работать.
Как работает система?
Вы рисуете схему процесса (например, согласование скидки). Платформа автоматически:
- Направляет документ по маршруту: менеджер → юрист → директор.
- Контролирует сроки: если юрист не ответил за 8 часов — напоминает.
- Фиксирует все действия в журнале.
Критерии выбора
Выбор платформы влияет на эффективность бизнеса на годы вперед. Неправильное решение приведет к потере времени, денег и не даст нужного результата. Чтобы избежать ошибок, оценивайте системы по конкретным, измеримым параметрам:
- Масштабируемость. Убедитесь, что решение справится с ростом компании — добавит пользователей, увеличит нагрузку, усложнит процессы. Проверьте архитектуру: облачные (SaaS) системы масштабируются проще. Изучите кейсы внедрения в компаниях вашего масштаба. Убедитесь, что система не потребует полной замены через 1-2 года.
- Гибкость. Проверьте, можно ли менять процессы без программистов. Ищите визуальный конструктор с drag-and-drop, в котором бизнес-аналитики сами настраивают формы, маршруты и логику. Так они смогут вносить правки в процессы за 1-2 дня без участия разработчиков — IT не тратит время на рутинные задачи, а изменения не тормозятся.
- Интеграции. Проверьте, подключится ли платформа к вашим CRM, ERP, 1С, почте, телефонии. Ищите готовые коннекторы для ваших ключевых систем — это сэкономит месяцы работы. Убедитесь, что API позволяет при необходимости создавать собственные интеграции. Интеграции с внутренними системами позволяют автоматически передавать данные о клиентах, заказах и оплатах (без ручного ввода и риска ошибок).
- Моделирование и анализ. В решении должен быть удобный редактор для рисования схем процессов по стандарту BPMN 2.0 — это общий язык для бизнеса и ИТ. Проверьте, позволяет ли платформа не только рисовать, но и симулировать процесс: запускать его виртуально с разными параметрами (нагрузка, время этапов), чтобы заранее найти узкие места и оценить эффект от изменений до внедрения.
- Мониторинг и аналитика (Process Mining).Требуйте дашборды с KPI: ошибки, время выполнения, загрузка сотрудников. Функция Process Mining обязательна: технология анализирует фактические данные, находит отклонения и точки роста. Без этого оптимизация будет идти «вслепую».
- Мобильность. Убедитесь, что есть мобильное приложение: команда должна просматривать задачи, согласовывать документы, получать уведомления, контролировать статусы процессов. Это особенно важно для руководителей в разъездах, торговых представителей и сотрудников на производстве.
- Безопасность. Проверьте, соответствует ли система требованиям ФЗ-152: защита персональных данных, разграничение доступа. Это защитит бизнес от штрафов Роскомнадзора (до 500 тыс. руб.) и утраты клиентской информации. Уточните про резервное копирование и восстановление данных.
- Стоимость владения. Включите в бюджет: внедрение, доработки, ежегодную поддержку, обучение, сервера (для on-premise). Сравните общие расходы за 3-5 лет. Иногда дорогая система дешевле в долгосрочной перспективе.
- Поддержка и сообщество. Проверьте: русскоязычную техподдержку (SLA), каналы связи, документацию. Активное сообщество — это десятки готовых шаблонов, ответы на редкие вопросы и поддержка от других пользователей без ожидания техподдержки.
- Локализация для РФ. Отечественные платформы (ELMA, Comindware) гарантируют: поддержку на русском, интеграцию с 1С/СБИС/Контур, соответствие законам РФ. Все это снижает риски импортозамещения.
Проанализировав рынок, экспертные обзоры (на CNews, RB.ru, TAdviser) и опыт внедрений, мы выделили 5 примеров ВРМ-систем для российских компаний. Рассмотрим каждое решение подробнее.
1. ELMA365 (Россия)
Одна из самых известных low-code платформ. Объединяет в одном окне: задачи, проекты, документы и переписку. Вы рисуете схемы процессов с помощью визуального редактора (стандарт BPMN 2.0) без программистов, подключаете «1С» без сложных интеграций. В ELMA365 можно автоматизировать практически любые процессы, от согласования счетов до найма персонала.
Преимущества:
- Глубокая интеграция с «1С» экономит бюджет на разработку.
- Готовые шаблоны для ритейла, производства, услуг ускоряют внедрение.
- Полная русификация: интерфейс, документация, поддержка 24/7 без задержек.
- Бизнес-аналитики настраивают формы и логику без программистов.
- Соответствует законам РФ (ФЗ-152, 223-ФЗ).
Недостатки:
- Сложный интерфейс для новичков: требуется обучение.
- Медленная техподдержка в базовом тарифе.
- Требует серверную инфраструктуру (on-premise) или подписку в облаке.
Цена за базовую версию системы (ядро до 50 пользователей) начинается от 300 000 руб. в год. К этой сумме добавьте модули: документооборот (+150 000 руб.), управление проектами (+120 000 руб.) или Process Mining (+200 000 руб.). Первоначальное внедрение обойдется минимум в 500 000 руб. Выгоднее выбирать облачную подписку — она на 20-30% дешевле локальной установки.
ELMA365 подходит малым, средним и крупным компаниям. В их числе:
- Компании с «1С», где нужна сквозная автоматизация.
- Производственные предприятия, ритейл, логистика.
- Организации, которым критична поддержка законов РФ (ФЗ-152, 223-ФЗ).
2. Comindware (Россия)
Система позволяет создавать бизнес-приложения через low-code интерфейс без глубоких навыков программирования. Вы можете настраивать формы, бизнес-правила и интеграции визуально через конструктор. Все проекты, задачи и данные — в одном окне. Не нужно переключаться между системами. Comindware автоматически передает данные из ERP и 1С. Всё обновляется без ручного ввода — сотрудники всегда работают с актуальной информацией.
Преимущества:
- Гибко подстраивает процессы под меняющиеся условия (например, согласования в холдингах).
- Сокращает разработку приложений в 3-5 раз благодаря low-code.
- Интегрирует данные из ERP, ERP, 1С через готовые коннекторы.
- Не требует глубокого программирования для доработок.
Недостатки:
- Сложно освоить: обучение занимает 2-4 недели.
- Не подходит для простых задач — избыточная функциональность.
Базовая версия Comindware для 50 пользователей стартует от 500 000 руб. в год. Первичное внедрение обойдется минимум в 1 000 000 руб. Облачная подписка будет стоить на 15% дороже локальной установки на ваши сервера.
Решение подходит крупному бизнесу (от 500 сотрудников) со сложными процессами: R&D, многоуровневая логистика, часто меняющиеся регламенты. Если ваши процессы не вписываются в шаблоны — эта платформа адаптирует их за дни.
3. Directum RX (Россия)
Directum RX объединяет ECM и BPM в одной платформе. Вы настраиваете рабочие маршруты в визуальном дизайнере по стандарту BPMN 2.0 — это ускоряет настройку процессов и облегчает сопровождение. Система обеспечивает долгосрочное и безопасное хранение записей (Records Management) по законодательным требованиям, а также предоставляет инструменты для гибкой работы с нестандартными задачами, например, сложные обращения клиентов. Платформа интегрируется с корпоративными системами: 1С, MS Office, почтовыми сервисами и отраслевыми решениями (ГИС ЖКХ, ЕГИСЗ).
Преимущества:
- Один из сильнейших СЭД на рынке, тесно интегрированный с BPM.
- Соответствует строгим требованиям регуляторов (ФСТЭК, ФСБ), подходит для гостайны.
- Легко взаимодействует с корпоративными IT-системами.
Недостатки:
- Высокая стоимость.
- Сложность внедрения и настройки (требует высокой квалификации партнеров/внутренних IT).
- Ориентация на крупный бизнес: менее актуальна и экономически невыгодна для малых компаний.
Цена зависит от масштаба проекта и модели развертывания. Коробочная версия требует значительных единовременных вложений: стоимость лицензии и внедрения начинается от нескольких миллионов рублей. К примеру, внедрение для 50 пользователей с базовым документооборотом — от 3 млн руб.
Решение подходит крупному и очень крупному бизнесу: (банки, страховые, промышленные холдинги, энергетика), государственные учреждения, компании с повышенными требованиями к безопасности и документообороту.
{{cta}}
4. Bitrix24 (Россия)
Популярная облачная платформа, объединяющая широкий набор инструментов для совместной работы, коммуникаций и управления. Включает упрощенный визуальный конструктор процессов для настройки рабочих маршрутов без глубокого обучения. Здесь легко ставить задачи, управлять проектами через канбан-доски и диаграммы Ганта, вести CRM, совершать звонки, общаться в чатах и проводить видеоконференции. Bitrix24 предлагает базовый документооборот, облачное хранилище (Диск), конструктор сайтов и маркетинговые инструменты
Преимущества:
- Бесплатный тариф для небольших команд (до 12 пользователей).
- Интуитивный интерфейс, быстрое начало работы.
- Решает множество задач коммуникации и управления без интеграций.
- Не требует затрат на собственные серверы и администрирование.
Недостатки:
- Функционал процессов проще, чем у специализированных BPM-систем, не поддерживает полный BPMN 2.0.
- Сложные нестандартные процессы здесь настроить труднее, чем в ELMA или Comindware.
Платформа предлагает бесплатный тариф для команд до 12 пользователей. Платные подписки стоят от 5900 руб./месяц (до 24 пользователей), а топовые облачные тарифы для неограниченного числа сотрудников достигают около 119 000 руб./месяц. Коробочная версия требует отдельного расчета и обычно дороже облачной.
Bitrix24 использует малый и средний бизнес (до 100-200 сотрудников), стартапы, команды, которым нужен недорогой и простой инструмент для автоматизации типовых процессов (согласования, заявки, простые workflow) в комплексе с CRM и коммуникациями.
5. Bizagi (Международная)
Система позволяет рисовать процессы мышкой в бесплатном конструкторе. Когда схема готова, ее можно запускать в облако: Bizagi автоматически создаст рабочий процесс. Решение легко интегрируется с популярными RPA-платформами — например, подключает роботов для переноса данных или проверки документов. Bizagi экономит время на рутине: типовые согласования документов или заявок настраиваются за 1-2 дня.
Преимущества:
- Modeler доступен для скачивания без оплаты.
- Интерфейс редактора интуитивен, большинство пользователей разбираются за 1 день без обучения.
- Облачную версию (Studio) можно настроить за недели без привлечения программистов.
- Подключить RPA-роботов к процессам можно за 2 клика, экономя до 70% бюджета на стыковке систем.
Недостатки:
- Ограниченная аналитика: сложные отчеты требуют доработок.
- Масштабируемость: облако дорожает при 100+ пользователях.
- Слабая поддержка мобильных сотрудников.
- Не подходит для процессов с уникальной логикой.
Для облака потребуется платить от $20/пользователь в месяц. Команде из 20 человек нужно будет отдать около $400 ежемесячно — это выгоднее, чем содержание сотрудника. Локальная версия требует $50 000 единоразово — оптимально для компании, где более 100 пользователей.
Система подходит малым и средним предприятиям (до 250 сотрудников) для старта автоматизации: стартапам, торговым компаниям, производству с четкими повторяющимися операциями.
Как ВРМ-системы работают в компаниях
Рассмотрим несколько примеров.
1. Альфа-Банк столкнулся с длительным сроком рассмотрения кредитных заявок от малого бизнеса — процесс занимал до 5 дней. ELMA365 упростила маршруты согласований между кредитным отделом, юристами и службой безопасности. Система подключилась к базе оценки рисков. Это позволило сократить обработку заявок с 5 до 2 дней. Количество одобренных кредитов выросло на 25%, клиенты получили онлайн-отслеживание статуса.
2. Раньше дочерние предприятия «Газпрома» использовали разные системы документооборота. Это приводило к путанице: договоры дублировались, терялись, а штрафы за просрочки росли. Чтобы исправить ситуацию, холдинг внедрил Directum RX для всех филиалов: создал центральный архив, настроил сквозные согласования и интегрировал систему с ERP для синхронизации финансов. Поиск по смыслу (например, «Как оформить пропуск?») ускорил работу с документами. Результаты за год:
- Согласование договоров теперь занимает 10 дней вместо 25.
- Штрафы за просрочки снизились на 35% (система автоматически напоминает о дедлайнах).
- Данные хранятся строго по требованиям Роскомнадзора.
С чего начать внедрение ВРМ-системы?
Если процессы тормозят работу, клиенты жалуются на задержки, а сотрудники тонут в рутине — начинайте внедрение. Задача — не «поставить систему», а ускорить ключевые операции и снизить издержки. Вот план действий на первые 3 месяца:
- Выберите один больной процесс. Автоматизируйте то, что сильнее всего мешает бизнесу. Например, если отдел продаж теряет 30% заказов из-за медленного согласования цен — начинайте с него.
- Зафиксируйте текущую ситуацию. Соберите участников процесса. Запишите: кто чем занимается, где случаются задержки, какие документы теряются. Измерьте сроки (например: «Согласование коммерческого предложения сейчас занимает 5 дней»).
- Посчитайте потери. Переведите проблемы в деньги: «5 дней согласования = 20 недополученных заказов в месяц = 2 млн руб. упущенной выручки». Это покажет вам ROI проекта.
- Протестируйте систему на пилоте. Возьмите пробную версию системы (ELMA365, Bitrix24 или Directum RX). Настройте выбранный процесс за 2-3 недели. Подключите 5-7 реальных пользователей.
- Замерьте результат и масштабируйте. Сравните метрики до и после: «Согласование сократилось с 5 до 2 дней». Если тестовый проект дал эффект — внедряйте систему на другие процессы. Не забудьте назначить ответственного за развитие BPM в компании.
Так, производитель стройматериалов начал с автоматизации возвратов товара. Пилот на Bitrix24 занял 3 недели. В итоге срок обработки претензий сократился с 7 дней до 8 часов. После этого компания внедрила BPM в отдел закупок и логистику.
Часто задаваемые вопросы
ВРМ-система — это то же самое, что ERP (например, 1С или ERP)?
Нет, это разные классы систем. ERP управляет ресурсами (финансы, склад), BPM — потоками работ: маршрутами задач, согласованиями, взаимодействием людей. Системы дополняют друг друга: например, BPM автоматизирует процесс согласования закупки, используя данные из 1С.
Как долго длится процесс внедрения системы?
Сроки внедрения зависят от сложности: автоматизация 1-2 процессов в Bitrix24 займет 1-3 месяца, комплексное внедрение ELMA в крупной компании — 6-12 месяцев. Тестовый проект обычно реализуют за 1-2 месяца.
Можно ли внедрить ВРМ силами внутреннего IT, без привлечения вендора?
Для Bitrix24 достаточно сильного IT-специалиста внутри компании. Для ELMA, Directum RX или Comindware лучше привлекать сертифицированных партнеров — без экспертизы в BPM-методологии высок риск ошибок.
Какова окупаемость (ROI) от внедрения ВРМ?
Экономия возникает за счет сокращения времени процессов (20-40%), снижения трудозатрат (до 50%) и уменьшения штрафов. Большинство компаний окупают внедрение за 1-3 года.
Обязательно ли знать BPMN для работы с ВРМ?
Исполнителям обучение не нужно. Бизнес-аналитикам и администраторам основы BPMN пригодятся для настройки сложных сценариев, но современные дизайнеры процессов интуитивно понятны.
Смогут ли сотрудники быстро освоить решение?
Безусловно — если выбрать платформу с интуитивным интерфейсом (например, Bitrix24). Для ELMA или Directum RX потребуется обучение — 2-4 часа для исполнителей, до 3 дней для администраторов.
Можно ли менять процессы после внедрения?
Легко. Например, в Comindware или ELMA вы настроите новый маршрут за час без программиста. Если отдел продаж меняет регламент согласования скидок — просто перетащите этапы в дизайнере.
Читайте также наш Рейтинг ВРМ-систем за 2025 год — мы анализируем лидеров рынка, ориентируясь на финансовую и операционную пользу для бизнеса. О том, как правильно спроектировать и разработать ВРМ, можно узнать здесь.
{{cta}}
