Миграция процессов из Salesforce в Bitrix

Клиент

FM Logistic — международная логистическая компания со штаб-квартирой во Франции. В России бизнес работает с 1998 года. Действуют 22 склада с общей численностью 3000 человек. На Salesforce были завязаны бизнес-процессы подразделений маркетинга и менеджмента компании.

Проблема

В 2022 году американская платформа Salesforce перестала подключать новых клиентов из России по политическим причинам. Перспективы работы с уже подключенными клиентами были под вопросом: в любой момент платформа могла отключить их. Поскольку Salesforce распространяется только по системе SaaS и вся информация пользователя хранится на серверах платформы, российское подразделение ФМЛ рисковало потерять все наработки одним днём.

Поэтому компания приняла решение перенести все процессы в Битрикс — CRM российского происхождения.

Задача kt.team

В кратчайшие сроки и без потерь перенести процессы и базы данных из Salesforce в Битрикс.

Этап бизнес-аналитики

Проектная команда kt.team начала работу с анализа текущего устройства процессов в Salesforce. Мы изучили:

• какие модули и сущности FML использовала в работе,

• как эти модули были между собой связаны в логике необходимых процессов,

• каким образом обрабатывался каждый вид данных и как учитывался в процессах.

На основе анализа мы:

• зафиксировали ключевые сущности (контакты, компании, лиды, сделки) — состав полей, их взаимосвязи, типы данных;

• соотнесли возможности Salesforce и «Битрикс24»

• выбрали, какие модули «Битрикс24» нужны клиенту

• проработали, как заменять функционал Salesforce, которого нет в «Битрикс24» и которым пользовался клиент.

Результат 1. Работа клиента не останавливалась ни на день, поскольку разработка и тестирование процессов в «Битрикс24» не затрагивало действующую CRM

Маркетинговое подразделение FM Logistic постоянно корректирует свои действия на основании данных из текущих сделок и лидов. Поэтому маркетингу постоянно нужны прозрачные отчёты, аналитика из CRM и возможность гибко менять эти отчёты для анализа конкретных направлений и данных. Вся информация для принятия решений должна быть централизована.

Мы перенесли логику построения базовых отчётов из Salesforce в Bitrix24, привязав поля и документы к соответствующим средствам аналитики и визуализации. Чтобы не удорожать разработку и не увеличивать сроки внедрения, мы по максимуму использовали кастомные средства Bitrix24.

Вся разработка велась без отключения Salesforce, поэтому до запуска оттестированного MVP все сотрудники FM Logistic продолжали работать в привычной системе.

Первые пользователи начали работать с «Битрикс24» только после того, как мы убедились в работоспособности базовых необходимых процессов.

Результат 2. Перенесли данные, которые хранились в Salesforce, сохранив их структуру и взаимные связи

Все подразделения FM Logistic работают с единым продуктом Salesforce, и в CRM хранятся данные и по России, и по Франции, и по всем остальным территориальным подразделениям. Это накладывало ограничения на нашу работу: нам не могли предоставить доступ к API с данными, так как такое API открыло бы для нас доступ ко всему массиву информации.Поэтому логику, построение процессов, формулы мы смотрели по гостевому доступу в «песочнице» — на тестовом стенде системы без данных, а необходимые данные для тестирования перенесённых процессов в Bitrix24 получали в форматах .xls и .csv, вносили их в систему и проверяли работоспособность новых процессов. При этом структура хранения данных и их взаимосвязи были сохранены в том же виде, чтобы пользователям было удобно работать в новой системе и не пришлось перестраивать логику.

Результат 3. Первые пользователи начали работать в новой CRM менее чем через месяц после старта проекта

На развертывание Bitrix24, перенос данных, выстраивание логики в новой системе ушло около 80 рабочих часов. Первые пользователи начали работать с MVP системы менее чем через месяц после начала проекта.

Итог работы

Маркетинговая команда российского подразделения FM Logistic работает с данными по клиентам в привычной логике. При этом работоспособность системы CRM не зависит от политической ситуации.