Зачем бизнесу WMS система и как она экономит деньги

Потери на складе — это тихий, но дорогой враг бизнеса: ошибки при сборке, пересорт, недостачи и задержки в отгрузке оборачиваются потерянными клиентами, штрафами и сбоями в логистике. Когда операций тысячи, вручную проконтролировать каждое движение невозможно, а цена хаоса растет вместе с масштабом компании. Чтобы вернуть управляемость и прозрачность, все больше компаний переходят на WMS-системы для склада — инструменты, которые позволяют не просто учитывать, а реально управлять процессами.

Зачем компании WMS‑система

На небольшом складе с ограниченным ассортиментом достаточно Excel или упрощенного учета. Но по мере роста бизнеса появляются сложности:

• Сложные схемы хранения. Товары занимают ячейки разного типа, используются паллеты, стеллажи, зоны температур и опасности. Держать это в голове невозможно, помогают — WMS-решения.
• Большой объем операций. Приходы, перемещения, сборочные задания, отгрузка, инвентаризация. Менеджеры должны знать, где что лежит, кто забрал, что осталось.
• Сокращение времени обработки. Клиенты ждут быстрой отгрузки и точных сроков. Каждый лишний шаг в складе увеличивает время сборки.
• Ошибки в сборке и комплектации. Неправильные товары в заказе ведут к возвратам, потерям, негативу.
• Интеграция с другими системами. Склад — часть цепочки: данные о заказах приходят из ERP или интернет‑магазина, данные о наличии — в CRM и на сайт, данные о доставке — в транспортную систему.

WMS‑система автоматизирует управление складом. Она дает ответ на три ключевых вопроса: где товар, что с ним делать и кто должен это сделать. Это достигается за счет следующих возможностей:

• Управление адресным хранением. Система знает, в какой ячейке лежит каждый товар, и предлагает оптимальные места хранения.
• Планирование и распределение задач. Система назначает задачи (разгрузку, размещение, сборку, упаковку) конкретным сотрудникам, учитывая их занятость и квалификацию.
• Контроль остатков в реальном времени. Данными о наличии товара можно делиться с ERP, магазинами, отделами продаж.
• Оптимизация маршрутов сборки. Путь сборщика рассчитывается так, чтобы минимизировать время и расстояние.
• Управление партией, серийными номерами и сроками годности. Важная функция для продуктов питания, фармацевтики, электроники.
• Интеграция с оборудованием. WMS работает с мобильными терминалами, сканерами штрихкодов, весами, конвейерами.

Основные функции WMS

Чтобы понять работу WMS, рассмотрим основные модули и процессы:

1. Приемка. Когда товар приходит, его нужно проверить и зарегистрировать. WMS позволяет оформлять входящие поставки, сверять их с заказами, сканировать штрих‑коды, заносить данные о количестве, партии и сроках годности. После проверки система предлагает места для размещения в зависимости от типа товара и оптимального распределения по складу.
2. Размещение. Система управляет адресным хранением: знает, какие ячейки свободны, какие типы хранения доступны (например, паллеты, полки, холодные зоны). Сотрудник не ищет место вручную — WMS направляет его к конкретной ячейке.
3. Складские операции. Все перемещения, пересортировки, комплектации фиксируются в системе. Это позволяет видеть историю перемещений, исключать потерянные товары и анализировать эффективность склада.
4. Сборка заказов. По заказам клиентов система формирует задания на подбор товаров (pick list), рассчитывает оптимальный маршрут по складу, распределяет задачи между сборщиками. Это сокращает время сборки и снижает ошибки.
5. Упаковка и отгрузка. После сборки товары должны быть упакованы и подготовлены к отправке. WMS генерирует документы (накладные, этикетки, акты), контролирует вес и объем груза, организует отгрузку транспортной компанией.
6. Инвентаризация. Для проверки фактических остатков WMS предлагает периодические и скользящие инвентаризации, когда часть склада проверяется без остановки работы. Это помогает своевременно обнаруживать расхождения.
7. Управление возвратами. Обработка возвратов от клиентов (RMA) и возврата от производства требует регистрации, проверки состояния, решения о дальнейшей судьбе товара: вернуть на склад, утилизировать, отправить на доработку.
8. Отчетность и аналитика. WMS предоставляет отчеты: по обороту, по скоростным и тихоходным позициям, по производительности сотрудников, по заполнению склада. Это помогает планировать закупки, оптимизировать логистику, выявлять узкие места.

Как WMS соединяется с другими системами

Для того, чтобы склад не стал проблемным местом, WMS интегрируют с другими информационными системами предприятия. Обычно это:

• ERP (управление ресурсами предприятия). ERP ведет учет в целом: финансы, производство, продажи. WMS получает данные о заказах, поставках, планах производства, а ERP — о фактических приемках, отгрузках, остатках.
• CRM и интернет‑магазины. Чтобы клиенты видели актуальные остатки, системы должны обмениваться информацией. В WMS поступают заказы, а CRM получает статус отгрузки.
• TMS (система управления транспортом). WMS передает данные о грузах и упаковках в TMS, где планируются маршруты, графики доставки и взаимодействие с транспортными компаниями.
• Системы маркировки. В некоторых отраслях требуется обязательная маркировка (например, «Честный знак»). WMS взаимодействует с государственными реестрами и системой эмиссии кодов.
  ‍

Преимущества WMS

Компании, внедрившие систему управления складом, отмечают следующие преимущества:

• Сокращение времени обработки. Никаких лишних ходов по складу, минимизация ручного ввода и ошибок. Сборщики работают быстрее, заказы отгружаются в срок.
• Повышение точности. Сканирование кодов, контроль партий, автоматическое распределение ячеек снижают вероятность пересорта и отправки неправильного товара. Возвраты по причине ошибок сокращаются.
• Экономия площади. Оптимальное заполнение ячеек позволяет увеличить вместимость склада без расширения. Система предлагает рациональное размещение в зависимости от габаритов и оборачиваемости товаров.
• Увеличение производительности. Сотрудники работают по четким заданиям, контролируются показатели: сколько позиций обработано, сколько времени затрачено. Это позволяет выявить лучших работников и увидеть зоны для обучения.
• Прозрачность и контроль. Руководство в любой момент знает, сколько товара и где находится, какие заказы в работе, какие срочные. Проще планировать закупки и отслеживать сроки.
• Улучшение сервиса. Клиенты получают заказы быстрее и без ошибок, это повышает их удовлетворенность и повторные продажи.

Кейс: Розничный склад с большим ассортиментом

Ситуация до внедрения:

• Более 8 000 SKU.
• Товары размещались «по памяти» сотрудников.
• Ошибки в сборке заказов достигали 6–7% — возвраты от клиентов и штрафы от маркетплейсов.
• На инвентаризацию уходила неделя: склад фактически простаивал.

Что мы сделали:

• Внедрили адресное хранение, промаркировали ячейки.
• Настроили маршрутизацию задач в WMS: система сама распределяет сборку и приемку.
• Интегрировали WMS с интернет-магазином и ERP.

Результат через 6 месяцев:

• Ошибки сборки сократились до 1,5–2%.
• Время инвентаризации — с недели до 2 дней.
• Отгрузка заказов ускорилась на 30%.
• Сотрудники начали вести учет в системе, снизилась зависимость от ключевых сотрудников.

Типы WMS‑систем

На рынке представлено множество решений: от коробочных продуктов для малого бизнеса до крупных корпоративных платформ. Разделим их условно:

{{cta}}

Как выбрать WMS‑систему

Выбор системы — задача не из легких. Важно понять, какие функции вам действительно нужны, и оценить будущий рост. При выборе учитывайте:

1. Размер и сложность склада. Сколько товара, ячеек, сотрудников? Простая коробка может не справиться с высоким оборотом.
2. Отраслевые требования. Если вы работаете с пищевой продукцией, нужны функции учета партий, сроков годности, температурных режимов. В фармацевтике — учет серий и автоматизированная маркировка.
3. Интеграция. Убедитесь, что система имеет API или готовые коннекторы к вашей ERP, TMS, CRM. Чем больше готовых связок, тем проще внедрение.
4. Мобильность. Поддержка мобильных терминалов, возможность работы на планшетах или смартфонах. Это повышает гибкость и снижает расходы на специализированное оборудование.
5. Масштабируемость. Оцените, как легко расширять систему: добавлять новые склады, пользователей, функции. Бизнес растет — система должна успевать.
6. Поддержка и сопровождение. Важен не только продукт, но и команда, которая его внедряет и поддерживает. Проект WMS требует обучения, настройки, интеграции. Без опытного партнера велика вероятность провала.
7. Стоимость владения. Смотрите не только на лицензию, но и на затраты на оборудование, поддержку, обновления, модернизацию. SaaS‑модель может быть дешевле на старте, но в долгосрочной перспективе затраты могут вырасти.

Что учитывать при внедрении

Внедрение WMS — серьезный проект, который затрагивает не только IT‑службу, но и весь склад. Важно:

• Подготовить склад. Адресное хранение требует маркировки ячеек, ясной структуры зон. Иногда необходимо изменить планировку.
• Обучить персонал. Сборщики, кладовщики, менеджеры должны освоить работу с терминалами, сканерами, программой. Уделите время тренировкам.
• Переходить поэтапно. Не обязательно внедрять все сразу. Начните с приемки и хранения, затем добавляйте сборку и отгрузку.
• Закладывать время на ошибки. Первые месяцы могут выявить ошибки в настройках, несоответствия бизнес‑процессов. Будьте готовы корректировать.
• Соблюдать дисциплину. WMS требует точного сканирования и следования инструкциям. Если персонал игнорирует систему, эффекта не будет.

Тренды и будущее WMS

Складская логистика не стоит на месте. Основные направления развития:

• Автоматизация и роботизация. В ГК «Восток‑Сервис» внедрили WMS на базе «1С» и организовали роботизированную зону комплектации. Роботы подвозят поддоны с товарами, а сборщики комплектуют заказы без лишних перемещений по складу. Результат — скорость комплектации выросла в 2,5 раза, снизилось количество ошибок, а отгрузка стала стабильной и быстрой.
• Интернет вещей (IoT). На складах компаний, работающих с фармацевтикой и продуктами, WMS интегрируют с датчиками температуры и влажности. При отклонении система автоматически оповещает ответственных и предлагает переместить товар в подходящую зону.
• Машинное обучение. Современные WMS обучаются на данных по прошлым заказам, задержкам, типичным ошибкам и перераспределяют ресурсы: меняют маршруты, приоритеты, зоны хранения. Это уже реализовано в некоторых логистических операторах 3PL в России — позволяет снижать нагрузку в пиковые периоды без расширения штата.
• AR/VR-технологии. Пока редкость в России, но уже идут пилотные проекты: сборщики работают в AR-очках, где видят путь до ячейки, список товаров и остатки — все в поле зрения. Это ускоряет обучение новых сотрудников и снижает количество ошибок.
• Экологичность. Современные WMS рассчитывают оптимальные маршруты, минимизируя пробеги погрузчиков, позволяют отказаться от бумаги и снижают потребление энергии за счет сокращения лишних операций.

Зачем WMS вашему бизнесу

Ошибки на складе обходятся дорого. Каждая пересортица — это от 1 500 до 5 000 ₽ прямых убытков. Потерянный товар, двойной пересчет, отмена заказа, штраф от маркетплейса или отказ клиента — все это съедает маржу. При этом 70–80% ошибок происходят не из‑за людей, а из‑за отсутствия системы.

WMS позволяет снизить количество ошибок в сборке до 95–98%, ускорить обработку заказов на 30–50%, а рентабельность склада — увеличить на 5–10% только за счет адресного хранения и нормирования операций.

Даже если вы не готовы внедрять всю систему сразу, можно начать с ключевых модулей: приемка, размещение, сборка. Это даст результат уже в первые 2–3 месяца:

• сборщики перестают искать товар по памяти,
• остатки обновляются автоматически,
• задачи распределяются по людям с учетом загруженности.
  ‍

Часто задаваемые вопросы

Как быстро можно ожидать эффект от внедрения WMS как управляющей системы?

Эффекты видны уже на ранних этапах: контроль приемки, распределение задач и адресное хранение дают первые улучшения через 1-3 месяца. Полное управление, когда система задает маршруты, распределяет нагрузку и согласует процессы — через 6 месяцев и более в зависимости от масштаба.

Нужно ли перепроектировать планировку склада для WMS?

Не всегда кардинально. Часто достаточно промаркировать ячейки, зоны, пути, перевести склад в адресное хранение. В сложных случаях требуется перестройка зон, но управление можно начать и в существующих рамках.

Как WMS справляется с человеческим фактором — если работники игнорируют систему?

Ключ — дисциплина и обучение. Если операторы продолжают обходить систему и делать вручную, эффект будет нулевой. Нужно фиксировать ставки ответственности, демонстрировать «до/после», контролировать отклонения, поощрять корректное использование.

Можно ли внедрить WMS только частично, по модулям?

Да. Часто сначала запускают ключевые модули: приемка, размещение, сборка. Потом добавляют управление задачами, маршруты, отгрузку и аналитику. Это уменьшает риски и позволяет адаптироваться шаг за шагом.

Сколько стоит владение WMS и какие скрытые расходы могут быть?

Кроме лицензии или подписки, важны расходы на оборудование (терминалы, сканеры), обучение персонала, поддержку и доработки, интеграции с другими системами, чистку данных и обслуживание инфраструктуры.

Подойдет ли управленческая WMS для склада с невысокой нагрузкой?

Да — если появляются признаки: ошибки, ручное управление задачами, задержки, зависимость от ключевых сотрудников. Даже на небольших складах WMS может принести порядок и контроль.

Как обеспечить интеграцию WMS с ERP, CRM и TMS?

Через API, iPaaS или готовые коннекторы. Важно заранее спроектировать схему обменов: что и в каком направлении должно синхронизироваться — остатки, статусы заказов, данные о доставке.

Что делать с «грязными» данными и пересортом при переходе на WMS?

Провести подготовку: сравнение остатков, инвентаризацию, очистку справочников, объединение дублей. Без этого система будет «базироваться на мусоре», и логика задач будет искажена.

Как измерить успех WMS после внедрения?

Используйте KPI: уменьшение ошибок (%), прирост производительности, время выполнения задач, загрузка сотрудников, снижение простоя, число возвратов документов из-за реквизитов и прочее.

Какие риски при внедрении WMS как системы управления?

• Культурное сопротивление сотрудников
• Недостаточность подготовительных работ (разметка, чистка данных)
• Плохая интеграция с другими системами
• Недисциплинированность в использовании терминалов
• Слишком амбициозные функции сразу без поэтапности

{{cta}}