Зачем компаниям нужна BPM-система: как управление бизнес-процессами снижает издержки, повышает гибкость и масштабирует рост

30% мировых компаний теряют до 15% прибыли из-за неэффективных процессов. В России по этой причине малый и средний бизнес недополучает до 20-25% дохода. Неструктурированная работа приводит к ошибкам, снижает производительность и мешает росту. В этой статье рассмотрим, что такое система BPM и для чего она нужна бизнесу.

Что такое BPM система?

Управление бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) — это стратегия управления, которая направлена на трансформацию деятельности организации с использованием целостных и структурированных методов и технологий. Она предполагает системный подход к разработке, внедрению, отслеживанию и оптимизации бизнес-процессов для увеличения эффективности, качества и гибкости работы всей компании.

Согласно отраслевому отчету, объем мирового рынка BPM в 2024 году превысил $18,89 млрд, а в 2025 году оценивается в $20,6 млрд. Ожидается, что он будет расти со среднегодовым темпом роста 11,3%, и к 2037 году превысит $75,97 млрд. Это показывает интерес бизнеса к управлению процессами как к инструменту устойчивого развития в условиях меняющихся потребностей рынка и технологических достижений.

BPM помогает системно сокращать издержки и ускорять выполнение задач. Оно включает разработку, анализ, реализацию и мониторинг процессов. Каждый процесс должен соответствовать стратегическим бизнес-целям и удовлетворять потребности клиентов.

BPM рассматривает задачи не как отдельные элементы, а как части общей картины. Понимая, как каждая задача вписывается в общий процесс, компании могут повысить эффективность работы и более рационально использовать ресурсы.

Подход предполагает использование различных методов, инструментов и технологий для оптимизации процессов: описания их работы, выявления возможностей автоматизации и отслеживания эффективности. Оптимизация процессов требует совместной работы всех подразделений компании, чтобы гарантировать равномерность развития и охват всех потребностей.
‍

Зачем компании необходимо BPM?

BPM позволяет организовать и систематизировать бизнес-процессы компании, чтобы они не превратились в хаос. Без четких процессов отсутствует ясность и прозрачность того, как ведется работа в организации. Отсутствие ясности может привести к путанице и ошибкам, поскольку сотрудники не знают, как правильно действовать. Эффективно управляя бизнес-процессами, компании могут создавать четкие инструкции и рабочие процессы. Это помогает сотрудникам понимать, что им нужно делать, обеспечивает более спокойную работу и сокращает количество ошибок.

Без эффективного управления процессами могут пострадать командная работа и сотрудничество. Если процессы не четко определены или не документированы, сотрудникам сложно эффективно взаимодействовать. Это может привести к проблемам в коммуникации и напрасной трате сил. Используя стратегии BPM, компании могут стимулировать командную работу:

• открыто рассказывать сотрудникам, как устроены все процессы и что каждый из них должен делать;
• поощрять к совместной работе работников разных подразделений;
• делать приоритетом достижение общих целей.
  ‍
  

Главная цель управления бизнес-процессами — получить меньше сбоев, больше эффективности и довольных клиентов. BPM помогает компаниям расти, сохранять гибкость и генерировать новые идеи за счет достижения следующих целей:

1. Улучшение процессов. BPM позволяет анализировать, как выполняются задачи, и находить способы выполнять их эффективнее: грамотно организовывать, исключать ненужные этапы и устранять любые проблемы.

2. Соответствие стратегическим целям. Все, что делает компания, должно соотноситься с целями, которых она хочет достичь. Когда рабочие задачи связаны с главной целью организации, легче сосредоточиться на важном и не тратить ресурсы на ненужные процессы.

3. Хорошее обслуживание клиентов. В компаниях, ориентированных на прибыль, бизнес-процессы должны соответствовать потребностям клиентов. BPM помогает организациям разрабатывать и управлять своими процессами с учетом потребностей клиентов, чтобы соответствовать их ожиданиям.

4. Постоянное совершенствование. Внедряя BPM, организации могут создать культуру, в которой постоянно происходят улучшения. Регулярно отслеживая текущую ситуацию и внося коррективы, они могут опережать конкурентов и адаптироваться к изменениям на рынке или в технологиях.

5. Налаживание сотрудничества. BPM стимулирует командную работу и коммуникацию между подразделениями. Оно делает процессы понятными всем сотрудникам, что снижает конфликты и повышает вовлеченность.

Какие преимущества дает BPM?

BPM способствует успеху и долгосрочному устойчивому развитию компании. Продуманное управление обеспечивает быструю реакцию на изменения, меньше ошибок и более качественное обслуживание клиентов. 69% клиентов считают, что обслуживание влияет на их лояльность, при этом 65% бизнеса приходится на постоянных клиентов. Довольные клиенты на 87% чаще приобретают обновления и новые услуги. 60% довольных клиентов готовы рекомендовать понравившийся товар или услугу своим друзьям и родственникам.

Можно выделить следующие преимущества BPM:

1. Повышение эффективности и экономия средств. Системы BPM помогают оптимизировать существующие процессы и повысить структурированность разработки новых. Устранение узких мест и избыточности в процессах повышает производительность. Благодаря большей гибкости компании могут быстрее достигать желаемых бизнес-результатов и перенаправлять излишки ресурсов на другие приоритетные задачи.

2. Улучшение опыта сотрудников и клиентов. Набор инструментов BPM помогает автоматизировать рутинную работу и сделать информацию более доступной. С устранением отвлекающих факторов сотрудники могут сосредоточиться на более сложных задачах и клиентах, что способствует повышению общей удовлетворенности. Четко определенные рабочие процессы сокращают время обучения при адаптации новых сотрудников, увеличивают производительность и вовлеченность.

3. Увеличение масштабируемости процессов. BPM хорошо подходит для масштабирования бизнес-процессов в других регионах по всему миру. Инструменты BPM делают ясным распределение ролей, обеспечивают согласованность на протяжении всего процесса и помогают внедрять бизнес-правила для автоматизации. Благодаря этому команды могут сосредоточиться на инновациях, а не на новом развертывании.

4. Большая прозрачность. Автоматизация бизнес-процессов четко определяет ответственных за задачи на протяжении всего процесса. Благодаря этому легко отследить, кто и за что отвечает.

Эффективное управление процессами способствует становлению и развитию культуры непрерывного совершенствования. Преимущества BPM влияют на различные аспекты операционной деятельности, производительности и удовлетворенности клиентов:

• оптимизированные процессы минимизируют потери времени и ресурсов, позволяют быстрее выполнять задачи и снижают эксплуатационные расходы;
• налаженные процессы позволяют сотрудникам сосредоточиться на критически важных задачах, а не на рутинной работе, что повышает общую производительность и прибыльность;
• четкие процессы обеспечивают прозрачность, помогая руководителям принимать решения на основе данных, выявлять области для улучшения и стимулировать рост;
• стандартизированные процедуры обеспечивают стабильную поставку качественных продуктов и услуг, что укрепляет доверие и лояльность клиентов.

Как эффективно управлять бизнес-процессами?

Внедрение BPM включает пять ключевых этапов: картирование, анализ, улучшение, внедрение и мониторинг процессов.

Картирование процессов

Начните с документирования или составления схемы того, как все происходит в вашей организации. Вам нужно записать каждый этап процесса, выделить входы и выходы и показать, как все взаимосвязано. Подобное картирование процессов поможет вам получить четкое представление о том, как выполняется работа.

Анализ процесса

Детально проанализируйте выделенные процессы, чтобы определить, что можно улучшить. Вам потребуется собрать данные, проверить соответствие процессов стандартам и выявить первопричины проблем. Анализ помогает исключить задачи, не добавляющие ценности, и сосредоточиться только на задачах, которые приносят пользу бизнесу или клиентам.

Улучшение процесса

Результаты анализа позволяют понять, что нужно изменить, чтобы стало лучше. Вам может потребоваться изменить организацию задач, автоматизировать часть ручного труда, стандартизировать выполнение процедур или перераспределить ресурсы.

Реализация изменений процесса

Для внедрения изменений может потребоваться обучить сотрудников новым методам работы, обновить программное обеспечение или изменить структуру команд. Полностью включите запланированные улучшения в повседневную деятельность компании и проработайте сопротивление изменениям, чтобы получить материальные и нематериальные выгоды.

Мониторинг процесса

После внесения изменений следите за тем, как идут дела. Контролируйте процессы, чтобы убедиться, что улучшения сохраняются и продолжают приносить пользу с течением времени. Для этого мониторьте ключевые показатели эффективности, анализируйте обратную связь от сотрудников и регулярную проверяйте, как работают процессы. Отслеживание помогает рано выявлять проблемы и устранять их до того, как они станут серьезными.

{{cta}}

Как измерить успешность внедрения BPM?

Оценка успешности внедрения системы BPM требует оценки материальной и нематериальной окупаемости инвестиций (ROI). Материальные выгоды обеспечивают операционную деятельность и производство. Благодаря ним компании получают прибыль через продажу товаров и услуг. Нематериальные выгоды стимулируют конкурентные преимущества, инновации и экономический рост, создают долговременную ценность.

Какие специалисты и навыки необходимы для успешного управления бизнес-процессами?

Успешное BPM требует сочетания специализированных навыков сотрудников. Команда должна включать следующих специалистов:

1. Эксперт по картированию бизнес-процессов. Выявляет области и возможности улучшения, создает сквозные карты бизнес-процессов. Моделлер должен подробно знать правила, методологии, стандарты и инструменты картирования, уметь точно описывать схемы процессов.

2. Бизнес-аналитик. Анализирует текущие бизнес-процессы для выявления возможностей их улучшения. Его навыки в области ИТ позволят оценивать текущие процессы и предлагать решения по их совершенствованию. Бизнес-аналитик помогает преодолеть разрыв между потребностями бизнеса и существующими технологическими решениями.

3. Эксперт по изменениям. Согласно исследованию Pritchett LP, до 30% сотрудников могут активно сопротивляться изменениям. Эксперт доносит до рядовых сотрудников необходимость и преимущества изменений и работает с руководством, чтобы оценить и снизить кадровые риски. Он разрабатывает стратегии для устранения рисков и обеспечения плавного перехода.

4. Специалист, ответственный за реализацию бизнес-процессов. Он ищет возможности для постоянного совершенствования процессов, обеспечивает соответствие целям организации и планам будущего роста. Специалист доносит ценности BPM до всех заинтересованных сторон и обеспечивает поддержку руководства для будущих проектов.

5. Архитектор решений. Оказывает техническую поддержку и обеспечивает совместимость BPM с существующими системами. Он работает с руководителями компании, чтобы понять требования и интегрировать технологии с бизнес-потребностями.

6. Менеджер проекта. Курирует проект BPM, определяет его объем и цели. Он разрабатывает устав проекта, который подробно описывает участие команды, взаимодействие со стейкхолдерами и управление сроками. Менеджер обеспечивает соблюдение графика реализации проекта и достижение поставленных целей.

Как технологии формируют будущее BPM?

Технологии трансформируют BPM, меняя подходы организаций к управлению, анализу и оптимизации своих процессов. Рассмотрим ключевые технологические достижения, которые будут способствовать этим изменениям в будущем:

1. Технологии автоматизации процессов. Достижения в области робототехники, искусственного интеллекта и машинного обучения позволяют компаниям автоматизировать задачи, которые регулярно повторяются и основаны на правилах. Так процессы выполняются быстрее и с меньшим числом ошибок. Когда рутинные задачи автоматизированы, сотрудники могут больше времени уделять нетривиальным и творческим задачам, что повышает ценность организации.

2. Системы с минимальным и нулевым кодированием. Эти платформы позволяют компаниям создавать приложения и автоматизировать процессы практически без традиционного программирования. Это обеспечивает более быструю разработку и развертывание, экономическую эффективность и расширение возможностей пользователей без обширных знаний в области программирования. Системы с минимальным и нулевым кодированием используют визуальные интерфейсы, шаблоны и готовые типовые компоненты для создания программного обеспечения — от простых инструментов для подразделений до сложных корпоративных приложений.

3. Аналитика в реальном времени. Чтобы оставаться конкурентоспособным, бизнесу важно быстро и гибко реагировать на изменения законов, поведения потребителей и конкурентов, технологий. Получая и анализируя данные в реальном времени, компании могут постоянно проводить сравнительный анализ и улучшать процессы.

4. Цифровая трансформация. Использование цифровых технологий во всех сферах деятельности организации помогает модернизировать процессы, лучше обслуживать клиентов, стимулировать инновации и повысить эффективность работы. Цифровая трансформация — это не точечное внедрение технологий, а фундаментальное изменение принципов работы компании, ее взаимодействия со стейкхолдерами и предоставления ценности клиентам. Интеграция в BPM мобильных приложений, устройств Интернета вещей, технологии блокчейн и других помогает перестроить работу под новые условия рынка и поддерживает конкурентоспособность.

5. Клиентоориентированные инструменты BPM. Разработаны для оптимизации внутренних процессов с акцентом на улучшение клиентского опыта, а не только на эффективность или сокращение расходов. Эти инструменты интегрируют потребности и ожидания клиентов и карты пути клиента в жизненный цикл проектирования и управления процессами. Это приводит к повышению удовлетворенности клиентов, их лояльности и общей ценности бизнеса.

Учтите, что успех BPM не зависит только от функциональности инструментов. Чтобы BPM приносил пользу, нужны четкие цели, поддержка руководства, контроль изменений и вовлечение всех сотрудников. Эти элементы должны работать вместе, чтобы обеспечить успех проекта.

{{cta}}