#bpm#management

Лучшие практики BPM: как внедрить управление бизнес-процессами

Что такое BPM, зачем он бизнесу и как внедрить управление процессами. Разбираем лучшие практики и пошаговый план для роста компании.

  • Зачем нужно BPM?
  • Типы управления бизнес-процессами
  • Лучшие практики BPM
  • Четкая постановка целей

Управление бизнес-процессами (BPM) помогает компаниям системно улучшать свою работу: снижать издержки, повышать эффективность и быстрее адаптироваться к изменениям. Расскажем, как работает BPM, какие бывают подходы и что нужно, чтобы внедрение дало бизнесу ощутимый результат. Управление бизнес-процессами (Business process management, BPM) - один из основных приоритетов для организации, который позволяет ей расти.

В этой статье рассмотрим, как индивидуальная стратегия BPM и комплексный план ее внедрения позволяют компании рациональнее использовать ресурсы и эффективнее работать.

Зачем нужно BPM?

Управление бизнес-процессами включает их анализ и улучшение

Бизнес-процесс - это последовательность действий, которые компания выполняет, чтобы достигнуть организационной цели.

Эти действия нужно регулярно оптимизировать, поскольку даже хорошо выстроенные бизнес-процессы со временем становятся неэффективными или нерентабельными: при расширении команды или рынка, внедрении новых инструментов. BPM - это комплексная организационная дисциплина, а не программное обеспечение, набор инструментов или разовая попытка улучшить отдельные бизнес-процессы. Бизнес-процессы не статичны.

Они изменяются вслед за законодательными нововведениями, внедрением новых технологий, корпоративной реструктуризацией и динамикой рынка. BPM позволяет компаниям гибко реагировать на изменения, поддерживая согласованность отдельных процессов с общей стратегией и целями.

Оно дает организациям следующие преимущества: повышение производительности и эффективности за счет автоматизации рабочих процессов, выявления и устранения узких мест, сокращения времени и усилий, которые необходимы для выполнения задач; повышение качества результатов благодаря стандартизации процессов и снижения числа ошибок; увеличение удовлетворенности и лояльности клиентов, улучшение репутации компании; снижение операционных расходов и повышение рентабельности; повышение удовлетворенности и производительности сотрудников компании;

возможность быстро и эффективно менять процессы, которая обеспечивает гибкое реагирование на новые возможности и вызовы; улучшение сотрудничества и коммуникации между различными отделами и заинтересованными сторонами; полная прозрачность бизнес-процессов, которая позволяет менеджерам отслеживать производительность, выявлять точки роста и принимать решения на основе данных; стратегическое выравнивание - соответствие бизнес-процессов общим стратегическим целям, которое позволяет сосредоточиться на деятельности, способствующей росту и

инновациям.

BPM эффективно не только для крупных предприятий, но и для небольших компаний и команд.

Если у вашего бизнеса есть стратегия с ключевыми целями, BPM поможет оптимизировать рабочие процессы и достигнуть этих целей.

Типы управления бизнес-процессами

BPM фокусируется на совершенствовании процессов.

Поскольку в компании существует множество бизнес-процессов и вариантов их использования, выделяют несколько типов BPM-решений:

Ориентированные на человека

Процессы, которые преимущественно выполняют люди. В задачах, которые могут выполнять только люди, невозможно добиться идеальной эффективности, даже если очень постараться.

Поэтому BPM-системы такого типа облегчают работу людей путем интеграции инструментов, которые помогают работникам лучше понимать процессы и получать рекомендации в режиме реального времени. К примеру, человеко-ориентированный BPM упрощает проверку и публикацию работ дизайнера или копирайтера.

Автоматизация рутинных процессов позволяет креативщикам сконцентрироваться на творческих проектах.

Ориентированные на документы. Процессы, в которых основным создаваемым элементом является документ.

Это может быть любой документ, который проходит несколько этапов редактирования:

  • локальный нормативный акт
  • распоряжение
  • план
  • запись в блоге

Ориентированные на интеграцию инструментов.

Среднестатистический работник интеллектуального труда до 25 раз в день переключается между 10 инструментами, что снижает эффективность работы. BPM-решения данной группы решают эту проблему посредством внедрения технологий для интеграции и использования инструментов на единой платформе.

Интеграция инструментов позволяет создать централизованный источник достоверной информации для всей компании. BPM-решения, ориентированные на интеграцию, автоматизируют обновление инструментов и поиск нужных данных в приложениях, предотвращают упущение информации.

Четкая постановка целей

Не имея плана действий, вы рискуете потерять направление или динамику проекта управления бизнес-процессами.

Четкая постановка целей

  1. закладывает основу для принятия решений в любом проекте BPM, помогает правильно распределить ресурсы и расставить приоритеты.

  2. Планирование и управление ожиданиями гарантируют соответствие проекта BPM стратегическим целям и приоритетам организации, предотвращают разрозненность или неорганизованность усилий разных команд.

  3. Хорошие цели должны быть: измеримыми; конкретными; актуальными; ограниченными по времени; согласованными между командами и отделами; достижимыми.

  4. Целями компании могут быть повышение рентабельности и производительности команд, расширение присутствия на рынке, увеличение удовлетворенности и вовлеченности клиентов.

  5. После определения краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей организации доведите их до всех заинтересованных сторон, чтобы предотвратить неверное толкование динамики развития и отслеживать эффективность проекта.

Выбор и использование единой методологии

  1. Разные члены команды и руководители проектов могут по-разному подходить к управлению бизнес-процессами, поэтому для обеспечения согласованности работы важно использовать единую методологию.

  2. Единая методология BPM - это основа для анализа, перепроектирования и внедрения бизнес-процессов.

  3. Она позволяет более полно использовать ресурсы, минимизирует путаницу, предоставляет проектной команде общий язык и набор инструментов.

  4. Лучше понимая друг друга, сотрудники быстрее достигают поставленных целей.

  5. Разрабатывайте понятные и повторяемые рабочие процессы, чтобы снизить изменчивость, упростить соблюдение требований и повысить эффективность работы команд.

Формирование команды с правильным сочетанием ресурсов

Для достижения успеха в BPM создайте специализированную команду с правильным сочетанием ресурсов. Хорошо сформированная команда управления бизнес-процессами состоит из специалистов с разнообразными навыками, взглядами и опытом: специалистов по моделированию процессов, аналитиков процессов, бизнес-стратегов, экспертов в предметной области, ИТ-специалистов и специалистов по управлению изменениями.

Критически важно, чтобы в команде была эффективная коммуникация, четкое определение ролей и общая приверженность целям проекта.

Разобрать вашу задачу с архитектором

Почта clients@kt.team Telegram @kt_team_it

Поддержание качества информации в картах процессов

  1. Чтобы управлять процессом, нужно построить точную карту его текущего состояния и собрать сопутствующие данные: информацию о задачах, ролях, документах и приложениях.

  2. Так вы получите трехмерное представление процесса и сможете четко выявлять проблемы, болевые точки и возможности для улучшения.

  3. Согласованная и полная информация в картах процессов помогает точнее анализировать их.

  4. Она служит отправной точкой для отслеживания улучшений с течением времени, гарантирует объективную оценку прогресса.

Сосредоточение на анализе процессов

Чтобы определить оптимальные возможности для улучшения, используйте различные аналитические методы: анализ ценности, времени, затрат, эффективности и первопричин. Эти методы помогают оценить потенциальные возможности для улучшения и оптимизировать процесс. Чтобы отслеживать производительность, выявлять слабые места и принимать взвешенные решения, используйте все аналитические данные в режиме реального времени.

Поддержание баланса между целенаправленными и совместными усилиями

Без выделенной команды управление бизнес-процессами потеряет импульс, поскольку оно выпадет из списка приоритетов членов команды. С другой стороны, если картированием, анализом, улучшением и мониторингом процессов будет заниматься только небольшая рабочая группа, другие стейкхолдеры не будут чувствовать себя вовлеченными в инициативу BPM. BPM - это совместные усилия, поэтому для достижения желаемого результата нужно вовлечь всех заинтересованных лиц, от руководителей групп и менеджеров до рядовых сотрудников.

Поддерживайте баланс между целенаправленными и совместными усилиями.

Выделите команду BPM для управления проектом и привлекайте сотрудников разных отделов к совместной работе по предложению изменений и улучшений.

Привлекайте кросс-функциональные команды к разработке и совершенствованию процессов, чтобы гарантировать, что процессы отвечают разнообразным потребностям.

Использование моделирования для проверки будущих процессов

  1. Моделирование позволяет тестировать потенциальные изменения до фактического внедрения нового бизнес-процесса, который соответствует будущему состоянию компании.

  2. Используя модели, вы можете проводить анализ «что, если» и создавать различные сценарии.

  3. Это помогает получить полное представление о влиянии перепроектированного процесса на затраты, эффективность и обслуживание клиентов.

  4. Используя эти данные, вы можете определить, какие изменения в процессе принесут максимальную пользу.

Поддержка со стороны руководства

Приверженность руководства во многом определяет успех и воздействие инициатив в области управления процессами. Руководители: формируют стратегический контекст; согласуют усилия по внедрению BPM с общими бизнес-целями; гарантируют, что вносимые улучшения напрямую способствуют реализации долгосрочного видения организации; влияют на распределение финансовых и человеческих ресурсов. Поддержка руководства придает проектам BPM авторитет и актуальность, ускоряет принятие решений.

Создание культуры непрерывного совершенствования

BPM - это не разовая инициатива, а непрерывный процесс, поэтому важно сформировать в организации культуру непрерывного совершенствования. Успешные BPM-проекты имеют четко определенный механизм периодического анализа и внедрения постепенных улучшений процессов для обеспечения оптимальной производительности.

Внимание управлению изменениями

  1. Успех инициатив BPM зависит от эффективного внедрения новых процессов.

  2. Чтобы переработанные процессы экономили время и деньги компании, они должны быть внедрены и соблюдаться всеми сотрудниками.

  3. Чтобы добиться этого, вовлекайте сотрудников в изменение процессов с самого начала и доносите до них преимущества, чтобы они чувствовали свою причастность к целям BPM.

  4. Подготовьтесь к сопротивлению новым процессам.

  5. Для этого выстройте четкую коммуникацию, работайте с обратной связью, обучайте и поддерживайте работников, чтобы помочь им плавно перейти к изменениям.

Обсудить статью: Лучшие практики BPM: как внедрить…

Отправить через:

Нажимая кнопку, вы принимаете оферту и предоставляете согласие на обработку персональных данных.

Связанные решения

Все решения
Внедрение ИИ в бизнес-процессыАвтоматизация бизнес‑процессов: оптимизация и ускорение работыBPM-системы для автоматизации процессовВнедрение ELMA365: интеграция с 1С и ESB в ландшафт

Статьи по теме

Подборка про BPM и автоматизацию процессов

Видео по теме

Все видео
4:44 Управление Бизнес-процессами | Как BPM формирует интегрированную компанию BPMУправление
5:01 Почему важны BPM Проектирование и Разработка? BPM
3:29 CRM/ERP/BPM Системы | Что выбрать для Бизнеса? BPMERPCRM

Новости по теме

Все новости