Лучшие практики BPM: как внедрить управление бизнес-процессами

BPM фокусируется на совершенствовании процессов.

Поскольку в компании существует множество бизнес-процессов и вариантов их использования, выделяют несколько типов BPM-решений:

Ориентированные на человека. Процессы, которые преимущественно выполняют люди. В задачах, которые могут выполнять только люди, невозможно добиться идеальной эффективности, даже если очень постараться.

Поэтому BPM-системы такого типа облегчают работу людей путем интеграции инструментов, которые помогают работникам лучше понимать процессы и получать рекомендации в режиме реального времени. К примеру, человеко-ориентированный BPM упрощает проверку и публикацию работ дизайнера или копирайтера.

Автоматизация рутинных процессов позволяет креативщикам сконцентрироваться на творческих проектах.

Ориентированные на документы. Процессы, в которых основным создаваемым элементом является документ.

Это может быть любой документ, который проходит несколько этапов редактирования: локальный нормативный акт, распоряжение, план или запись в блоге.

Ориентированные на интеграцию инструментов.

Среднестатистический работник интеллектуального труда до 25 раз в день переключается между 10 инструментами, что снижает эффективность работы. BPM-решения данной группы решают эту проблему посредством внедрения технологий для интеграции и использования инструментов на единой платформе.

Интеграция инструментов позволяет создать централизованный источник достоверной информации для всей компании. BPM-решения, ориентированные на интеграцию, автоматизируют обновление инструментов и поиск нужных данных в приложениях, предотвращают упущение информации.

закладывает основу для принятия решений в любом проекте BPM, помогает правильно распределить ресурсы и расставить приоритеты.

Планирование и управление ожиданиями гарантируют соответствие проекта BPM стратегическим целям и приоритетам организации, предотвращают разрозненность или неорганизованность усилий разных команд.

Хорошие цели должны быть: измеримыми; конкретными; актуальными; ограниченными по времени; согласованными между командами и отделами; достижимыми.

Целями компании могут быть повышение рентабельности и производительности команд, расширение присутствия на рынке, увеличение удовлетворенности и вовлеченности клиентов.

После определения краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей организации доведите их до всех заинтересованных сторон, чтобы предотвратить неверное толкование динамики развития и отслеживать эффективность проекта.

Разные члены команды и руководители проектов могут по-разному подходить к управлению бизнес-процессами, поэтому для обеспечения согласованности работы важно использовать единую методологию.

Единая методология BPM — это основа для анализа, перепроектирования и внедрения бизнес-процессов.

Она позволяет более полно использовать ресурсы, минимизирует путаницу, предоставляет проектной команде общий язык и набор инструментов.

Лучше понимая друг друга, сотрудники быстрее достигают поставленных целей.

Разрабатывайте понятные и повторяемые рабочие процессы, чтобы снизить изменчивость, упростить соблюдение требований и повысить эффективность работы команд.

Чтобы управлять процессом, нужно построить точную карту его текущего состояния и собрать сопутствующие данные: информацию о задачах, ролях, документах и приложениях.

Так вы получите трехмерное представление процесса и сможете четко выявлять проблемы, болевые точки и возможности для улучшения.

Согласованная и полная информация в картах процессов помогает точнее анализировать их.

Она служит отправной точкой для отслеживания улучшений с течением времени, гарантирует объективную оценку прогресса.

Моделирование позволяет тестировать потенциальные изменения до фактического внедрения нового бизнес-процесса, который соответствует будущему состоянию компании.

Используя модели, вы можете проводить анализ «что, если» и создавать различные сценарии.

Это помогает получить полное представление о влиянии перепроектированного процесса на затраты, эффективность и обслуживание клиентов.

Используя эти данные, вы можете определить, какие изменения в процессе принесут максимальную пользу.

Успех инициатив BPM зависит от эффективного внедрения новых процессов.

Чтобы переработанные процессы экономили время и деньги компании, они должны быть внедрены и соблюдаться всеми сотрудниками.

Чтобы добиться этого, вовлекайте сотрудников в изменение процессов с самого начала и доносите до них преимущества, чтобы они чувствовали свою причастность к целям BPM.

Подготовьтесь к сопротивлению новым процессам.

Для этого выстройте четкую коммуникацию, работайте с обратной связью, обучайте и поддерживайте работников, чтобы помочь им плавно перейти к изменениям.