Управление бизнес-процессами (Business process management, BPM) — один из основных приоритетов для организации, который позволяет ей расти. В этой статье рассмотрим, как индивидуальная стратегия BPM и комплексный план ее внедрения позволяют компании рациональнее использовать ресурсы и эффективнее работать.
Зачем нужно BPM?
Управление бизнес-процессами включает их анализ и улучшение. Бизнес-процесс — это последовательность действий, которые компания выполняет, чтобы достигнуть организационной цели. Эти действия нужно регулярно оптимизировать, поскольку даже хорошо выстроенные бизнес-процессы со временем становятся неэффективными или нерентабельными: при расширении команды или рынка, внедрении новых инструментов.
Бизнес-процессы не статичны. Они изменяются вслед за законодательными нововведениями, внедрением новых технологий, корпоративной реструктуризацией и динамикой рынка. BPM позволяет компаниям гибко реагировать на изменения, поддерживая согласованность отдельных процессов с общей стратегией и целями. Оно дает организациям следующие преимущества:
- повышение производительности и эффективности за счет автоматизации рабочих процессов, выявления и устранения узких мест, сокращения времени и усилий, которые необходимы для выполнения задач;
- повышение качества результатов благодаря стандартизации процессов и снижения числа ошибок;
- увеличение удовлетворенности и лояльности клиентов, улучшение репутации компании;
- снижение операционных расходов и повышение рентабельности;
- повышение удовлетворенности и производительности сотрудников компании;
- возможность быстро и эффективно менять процессы, которая обеспечивает гибкое реагирование на новые возможности и вызовы;
- улучшение сотрудничества и коммуникации между различными отделами и заинтересованными сторонами;
- полная прозрачность бизнес-процессов, которая позволяет менеджерам отслеживать производительность, выявлять точки роста и принимать решения на основе данных;
- стратегическое выравнивание — соответствие бизнес-процессов общим стратегическим целям, которое позволяет сосредоточиться на деятельности, способствующей росту и инновациям.
BPM эффективно не только для крупных предприятий, но и для небольших компаний и команд. Если у вашего бизнеса есть стратегия с ключевыми целями, BPM поможет оптимизировать рабочие процессы и достигнуть этих целей.
Типы управления бизнес-процессами
BPM фокусируется на совершенствовании процессов. Поскольку в компании существует множество бизнес-процессов и вариантов их использования, выделяют несколько типов BPM-решений:
- Ориентированные на человека. Процессы, которые преимущественно выполняют люди. В задачах, которые могут выполнять только люди, невозможно добиться идеальной эффективности, даже если очень постараться. Поэтому BPM-системы такого типа облегчают работу людей путем интеграции инструментов, которые помогают работникам лучше понимать процессы и получать рекомендации в режиме реального времени. К примеру, человеко-ориентированный BPM упрощает проверку и публикацию работ дизайнера или копирайтера. Автоматизация рутинных процессов позволяет креативщикам сконцентрироваться на творческих проектах.
- Ориентированные на документы. Процессы, в которых основным создаваемым элементом является документ. Это может быть любой документ, который проходит несколько этапов редактирования: локальный нормативный акт, распоряжение, план или запись в блоге.
- Ориентированные на интеграцию инструментов. Среднестатистический работник интеллектуального труда до 25 раз в день переключается между 10 инструментами, что снижает эффективность работы. BPM-решения данной группы решают эту проблему посредством внедрения технологий для интеграции и использования инструментов на единой платформе. Интеграция инструментов позволяет создать централизованный источник достоверной информации для всей компании. BPM-решения, ориентированные на интеграцию, автоматизируют обновление инструментов и поиск нужных данных в приложениях, предотвращают упущение информации.
Лучшие практики BPM
Четкая постановка целей
Не имея плана действий, вы рискуете потерять направление или динамику проекта управления бизнес-процессами. Четкая постановка целей закладывает основу для принятия решений в любом проекте BPM, помогает правильно распределить ресурсы и расставить приоритеты.
Планирование и управление ожиданиями гарантируют соответствие проекта BPM стратегическим целям и приоритетам организации, предотвращают разрозненность или неорганизованность усилий разных команд.
Хорошие цели должны быть:
- измеримыми;
- конкретными;
- актуальными;
- ограниченными по времени;
- согласованными между командами и отделами;
- достижимыми.
Целями компании могут быть повышение рентабельности и производительности команд, расширение присутствия на рынке, увеличение удовлетворенности и вовлеченности клиентов.
После определения краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей организации доведите их до всех заинтересованных сторон, чтобы предотвратить неверное толкование динамики развития и отслеживать эффективность проекта.
Выбор и использование единой методологии
Разные члены команды и руководители проектов могут по-разному подходить к управлению бизнес-процессами, поэтому для обеспечения согласованности работы важно использовать единую методологию.
Единая методология BPM — это основа для анализа, перепроектирования и внедрения бизнес-процессов. Она позволяет более полно использовать ресурсы, минимизирует путаницу, предоставляет проектной команде общий язык и набор инструментов.
Лучше понимая друг друга, сотрудники быстрее достигают поставленных целей. Разрабатывайте понятные и повторяемые рабочие процессы, чтобы снизить изменчивость, упростить соблюдение требований и повысить эффективность работы команд.
Формирование команды с правильным сочетанием ресурсов
Для достижения успеха в BPM создайте специализированную команду с правильным сочетанием ресурсов. Хорошо сформированная команда управления бизнес-процессами состоит из специалистов с разнообразными навыками, взглядами и опытом: специалистов по моделированию процессов, аналитиков процессов, бизнес-стратегов, экспертов в предметной области, ИТ-специалистов и специалистов по управлению изменениями.
Поддержание качества информации в картах процессов
Чтобы управлять процессом, нужно построить точную карту его текущего состояния и собрать сопутствующие данные: информацию о задачах, ролях, документах и приложениях. Так вы получите трехмерное представление процесса и сможете четко выявлять проблемы, болевые точки и возможности для улучшения.
Согласованная и полная информация в картах процессов помогает точнее анализировать их. Она служит отправной точкой для отслеживания улучшений с течением времени, гарантирует объективную оценку прогресса.
{{cta}}
Сосредоточение на анализе процессов
Чтобы определить оптимальные возможности для улучшения, используйте различные аналитические методы: анализ ценности, времени, затрат, эффективности и первопричин . Эти методы помогают оценить потенциальные возможности для улучшения и оптимизировать процесс.
Чтобы отслеживать производительность, выявлять слабые места и принимать взвешенные решения, используйте все аналитические данные в режиме реального времени.
Поддержание баланса между целенаправленными и совместными усилиями
Без выделенной команды управление бизнес-процессами потеряет импульс, поскольку оно выпадет из списка приоритетов членов команды. С другой стороны, если картированием, анализом, улучшением и мониторингом процессов будет заниматься только небольшая рабочая группа, другие стейкхолдеры не будут чувствовать себя вовлеченными в инициативу BPM.
BPM — это совместные усилия, поэтому для достижения желаемого результата нужно вовлечь всех заинтересованных лиц, от руководителей групп и менеджеров до рядовых сотрудников.
Поддерживайте баланс между целенаправленными и совместными усилиями. Выделите команду BPM для управления проектом и привлекайте сотрудников разных отделов к совместной работе по предложению изменений и улучшений. Привлекайте кросс-функциональные команды к разработке и совершенствованию процессов, чтобы гарантировать, что процессы отвечают разнообразным потребностям.
Использование моделирования для проверки будущих процессов
Моделирование позволяет тестировать потенциальные изменения до фактического внедрения нового бизнес-процесса, который соответствует будущему состоянию компании. Используя модели, вы можете проводить анализ «что, если» и создавать различные сценарии. Это помогает получить полное представление о влиянии перепроектированного процесса на затраты, эффективность и обслуживание клиентов. Используя эти данные, вы можете определить, какие изменения в процессе принесут максимальную пользу.
Поддержка со стороны руководства
Приверженность руководства во многом определяет успех и воздействие инициатив в области управления процессами. Руководители:
- формируют стратегический контекст;
- согласуют усилия по внедрению BPM с общими бизнес-целями;
- гарантируют, что вносимые улучшения напрямую способствуют реализации долгосрочного видения организации;
- влияют на распределение финансовых и человеческих ресурсов.
Создание культуры непрерывного совершенствования
BPM — это не разовая инициатива, а непрерывный процесс, поэтому важно сформировать в организации культуру непрерывного совершенствования. Успешные BPM-проекты имеют четко определенный механизм периодического анализа и внедрения постепенных улучшений процессов для обеспечения оптимальной производительности.
Внимание управлению изменениями
Успех инициатив BPM зависит от эффективного внедрения новых процессов. Чтобы переработанные процессы экономили время и деньги компании, они должны быть внедрены и соблюдаться всеми сотрудниками. Чтобы добиться этого, вовлекайте сотрудников в изменение процессов с самого начала и доносите до них преимущества, чтобы они чувствовали свою причастность к целям BPM.
Подготовьтесь к сопротивлению новым процессам. Для этого выстройте четкую коммуникацию, работайте с обратной связью, обучайте и поддерживайте работников, чтобы помочь им плавно перейти к изменениям.
{{cta}}
