Компании, которые эффективно используют информационные системы, увеличивают выручку на 35% и рентабельность на 10%. Но недостаточно просто иметь данные: нужно уметь извлекать из них пользу. Информационные системы помогают компаниям превращать сырые факты и цифры в обоснованные решения и бизнес-выгоду.
Из чего состоит система управления информацией
Информационная система — это способ организации и использования данных для повышения эффективности бизнеса. Она помогает найти нужную информацию в нужное время.
Информационная система состоит из следующих компонентов:
- Аппаратное обеспечение. Это физическое оборудование — компьютеры, серверы, принтеры и все остальное, к чему можно прикоснуться. Пример: кассовый аппарат в магазине — это оборудование, являющееся частью системы для обработки транзакций.
- Программное обеспечение. Это программы, которые сообщают оборудованию, что делать. Пример: программа, которая управляет кассовым аппаратом, регистрирует продажи и подсчитывает сдачу.
- Данные. Это исходный материал — факты, цифры и сведения, которые использует система. Пример: цена каждого проданного товара, имя покупателя и дата продажи.
- Люди. Пользователи — сотрудники, менеджеры и клиенты, которые взаимодействуют с системой. Пример: кассир, работающий с кассовым аппаратом, и менеджер, просматривающий отчеты о продажах.
- Процессы. Это шаги и процедуры, которым следует система. Пример: процесс оформления продажи, обработки платежа и обновления инвентаря.
Разновидности систем управления информацией
Все информационные системы можно разделить на несколько категорий:
- операционные системы — выполняют типовые повседневные задачи,такие как обработка продаж и выплата зарплаты;
- системы управления — подготавливают отчеты и сводки, помогающие менеджерам корректировать действия;
- стратегические системы — помогают руководителям строить долгосрочные планы и получать конкурентное преимущество.
Данные против информации
Данные — это необработанные, неорганизованные факты и цифры. Например: «Продажи продукта A: 100 единиц».
Информация — это данные, которые были обработаны и организованы для осмысления. Например: «Продажи продукта A выросли на 10% в прошлом месяце».
8 примеров систем управления информацией
Система обработки транзакций (TPS)
TPS регистрирует и обрабатывает ежедневные бизнес-транзакции. Ее можно рассматривать как основу многих бизнес-операций.
Основные функции
- сбор сведений о всех транзакциях;
- обработка операций в реальном времени;
- сохранение сведений о транзакциях в базе данных для дальнейшего использования, анализа и составления отчетов;
- формирование выходных финансовых данных;
- обеспечение целостности данных.
Преимущества
- повышение эффективности и производительности;
- снижение числа ошибок на 50-70%;
- повышение скорости обработки транзакций до 75%;
- повышение надежности финансовых отчетов и снижение риска финансовых потерь;
- повышение скорости обслуживания клиентов;
- снижение эксплуатационных расходов на 15-20% за счет отказа от бумажного учета и ручного контроля;
- возможность принимать продуманные решения по критически важным операциям.
Проблемы
- высокие первоначальные инвестиции;
- необходимость в надежных мерах безопасности, чтобы защищать конфиденциальные данные;
- вероятность простоя системы, приводящая к сбоям в работе.
Примеры использования
- Розничная торговля: POS-системы в магазинах, которые регистрируют продажи и обновляют товарные запасы.
- Финансы: банкоматы, которые обрабатывают снятие и внесение наличных.
- Расчет заработной платы: системы, которые рассчитывают и распределяют зарплату сотрудникам.
- Онлайн-магазины: сайты электронной коммерции, обрабатывающие заказы, платежи и доставку.
Продуктовый магазин использует TPS для регистрации каждого товара, отсканированного на кассе. Эти данные затем используются для обновления уровня запасов и отслеживания тенденций продаж. Так магазин определяет, какие товары необходимо пополнять и что пользуется спросом.
Управленческая информационная система (MIS)
MIS предоставляет руководителям информацию, на основании которой они могут разрабатывать тактику и стратегию развития компании. Она преобразует данные в отчеты и сводки.
Основные функции
- сбор и хранение данных из внутренних и внешних источников;
- анализ данных и обнаружение закономерностей;
- формирование отчетов;
- поддержка в корректировке стратегии и тактики;
- визуализация данных.
Преимущества
- повышение скорости принятия решений на 25-35% благодаря визуальным сводным отчетам;
- повышение общей производительности благодаря автоматизации повторяющихся процессов;
- улучшение коммуникации и сотрудничества между отделами;
- возможности стратегического планирования и прогнозирования;
- снижение эксплуатационных расходов до 60%;
- повышение точности прогнозов на 20-30%;
- улучшение управления данными и повышение безопасности.
Проблемы
- зависимость точности отчетов от качества данных;
- сложность определения информационных потребностей менеджеров;
- сопротивление сотрудников изменениям, потребность в проведении обучения и трансформации организационной культуры.
Примеры использования
- Продажи: отчеты об эффективности продаж, показывающие, какие продукты продаются хорошо, а какие нет.
- Финансы: отчеты об отклонениях от бюджета, в которых фактические расходы сравниваются с заложенными в бюджет суммами.
- Производство: производственные графики, отслеживающие объемы производства.
- Маркетинг: сравнительные отчеты об эффективности проводимых маркетинговых кампаний.
Маркетолог использует MIS, чтобы отслеживать результаты маркетинговых мероприятий. Система предоставляет ему данные о трафике на сайт, привлеченных лидах и конверсиях продаж. Благодаря этому менеджер может оценить эффективность кампании и скорректировать ее.
Система поддержки принятия решений (СППР)
СППР помогает менеджерам направлять развитие компании при помощи инструментов для аналитики данных и оценки различных вариантов. Она автоматизирует процессы сбора, анализа и составления отчетов по данным, составляет сложные прогнозные модели и помогает определить потенциальные результаты решений.
Основные функции
- структурирование проблем путем разбиения на управляемые компоненты и определения ключевых переменных;
- моделирование различных сценариев для выявления тенденций, прогнозирования результатов и оценки различных сценариев;
- создание и визуализация отчетов;
- оптимизация для определения лучшего решения на основе заданных критериев.
Преимущества
- повышение эффективности и скорости согласования действий;
- увеличение точности прогнозов на 15-25%;
- улучшение управления данными — работа только с точной, актуальной и последовательной информацией;
- возможность решать сложные проблемы со множеством взаимозависимостей и переменных;
- снижение издержек на 10-15%;
- возможность стратегического планирования путем моделирования и имитации различных сценариев.
Проблемы
- сложность разработки и внедрения;
- зависимость от точности и надежности данных;
- опора на предположения и модели, которые не всегда могут быть точными.
Примеры использования
- Финансы: системы одобрения кредитов, которые оценивают кредитоспособность заемщиков.
- Маркетинг: системы оптимизации ценообразования, которые определяют лучшие цены на продукцию на основе спроса и конкуренции.
- Управление рисками: системы анализа рисков, которые оценивают потенциальные риски, связанные с различными инвестиционными возможностями.
- Операции: оптимизация цепочки поставок, поиск наилучшего способа перемещения товаров.
Банк использует СППР для принятия решения об одобрении заявки на кредит. Система анализирует кредитную историю, доход и другие данные заявителя, чтобы оценить риск невыполнения обязательств и дать рекомендации об одобрении или отклонении кредита.
Исполнительная информационная система (EIS)
EIS предоставляет высшему руководству критически важную обобщенную информацию для корректировки бизнес-стратегии. Она помогает выявлять проблемы, которые требуют срочного решения.
Основные функции
- интеграция данных из внешних и внутренних источников;
- создание детальных отчетов;
- отслеживание ключевых метрик и показателей эффективности в реальном времени;
- оповещение о ситуациях, которые сильно отклоняются от установленных норм;
- формирование комплексного представления об организации и ее среде;
- проведение конкурентного анализа.
Преимущества
- принятие более обоснованных решений;
- улучшение коммуникации между руководством и отделами, создание совместной среды для принятия решений;
- упрощение понимания сложной информации благодаря визуализации;
- поддержка стратегического планирования благодаря широкому обзору бизнес-среды и ключевых тенденций;
- реагирование на проблемы на 20-30% быстрее;
- избегание до 50% потенциальных потерь при резких изменениях ситуации.
Проблемы
- сложность определения информационных потребностей руководителей;
- потребность в точных и своевременных данных;
- риск информационной перегрузки.
Примеры использования
- Продажи: панели данных, показывающие общую выручку от продаж, норму прибыли и долю рынка.
- Финансы: отчеты по ключевым финансовым показателям, таким как рентабельность инвестиций и прибыль на акцию.
- Операции: показатели объемов производства, контроля качества и удовлетворенности клиентов.
- Стратегия: конкурентный анализ продукции и отчеты о тенденциях рынка.
Генеральный директор использует систему EIS для мониторинга общих показателей компании. Система предоставляет панель управления с ключевыми показателями: выручка от продаж, рентабельность и удовлетворенность клиентов. Благодаря этому генеральный директор быстро определяет области роста компании и те, которые требуют улучшения.
{{cta}}
Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)
CRM помогает организациям управлять и анализировать полный цикл взаимодействия с покупателями и сопутствующую информацию. Это способ улучшить деловые отношения с покупателями, повысить их удержание и продажи.
Основные функции
- централизация и управление данными о клиентах;
- лид-менеджмент;
- автоматизация и прогнозирование продаж;
- автоматизация маркетинговых задач;
- клиентский менеджмент;
- формирование отчетов об эффективности продаж, рекламных кампаний и поведении клиентов;
- интеграция с другими бизнес-системами.
Преимущества
- увеличение выручки от продаж на 21-30%;
- повышение удовлетворенности и удержания клиентов на 10-15%;
- оптимизация процессов продаж путем автоматизации повторяющихся задач;
- повышение точности прогнозирования продаж;
- снижение времени обработки заявки на 40-60%;
- возможность проводить более целевые и эффективные маркетинговые мероприятия на основе сведений о действиях и предпочтениях клиентов;
- упрощение коммуникации и сотрудничества между отделами продаж и поддержки;
- снижение расходов, связанных с продажами, рекламой и обслуживанием клиентов;
- возможность решать проблемы клиентов быстрее и эффективнее.
Проблемы
- высокие затраты на реализацию;
- сложность интеграции с другими бизнес-системами;
- сопротивление сотрудников изменениям.
Примеры использования
- Продажи: отслеживание потенциальных покупателей, управление возможностями продаж и прогнозирование доходов.
- Маркетинг: отправка целевых маркетинговых рассылок, взаимодействие с пользователями в социальных медиа и анализ эффективности кампаний.
- Обслуживание клиентов: решение проблем пользователей, мониторинг взаимодействия с клиентами и персонализация обслуживания.
Автосалон использует CRM-систему, чтобы отслеживать взаимодействия с покупателями от первоначального запроса до окончательной продажи. Система помогает автосалону управлять клиентским опытом, находить и использовать возможности новых продаж и персонифицировать обслуживание. Это увеличивает число продаж, делает клиентов довольнее и лояльнее.
Система управления цепочками поставок (SCM)
SCM оптимизирует поток информации и товаров по всей цепи поставок — от сырья до готовой продукции.
Основные функции
- прогнозирование и планирование спроса;
- управление складом, поставками и запасами;
- администрирование заказов;
- управление логистикой и транспортировкой;
- мониторинг в реальном времени;
- аналитика и создание отчетов;
- управление рисками;
- интеграция с Интернетом вещей и облачными решениями.
Преимущества
- снижение затрат на 10-20% благодаря сокращению отходов, оптимизации склада и логистики;
- снижение уровня избыточного запаса товаров на 15-25%, что увеличивает оборачиваемость;
- улучшение коммуникации и сотрудничества между всеми заинтересованными лицами;
- повышение лояльности клиентов благодаря доставке продукции в срок и минимизации ошибок;
- повышение точности прогнозов спроса на 20-30%;
- выявление и снижение потенциальных рисков, быстрая реакция на сбои;
- принятие решений на основе данных;
- возможность поддерживать устойчивое и экологически безопасное производство.
Проблемы
- сложность управления международными цепями поставок;
- зависимость от точных и своевременных данных;
- возможность сбоев из-за непредвиденных природных, техногенных и социальных событий.
Примеры использования
- Производство: управление потоками сырья от поставщиков на завод.
- Розничная торговля: управление заказами от поставщиков, отслеживание уровня запасов.
- Логистика: оптимизация маршрутов транспортировки и управление складскими операциями.
Производитель одежды использует систему SCM для управления потоками материалов от поставщиков на свои фабрики. Система помогает производителю контролировать уровень запасов, управлять заявками и заказами, оптимизировать маршруты транспортировки. Это снижает затраты и ускоряет доставку.
Система планирования ресурсов предприятия (ERP)
ERP интегрирует все бизнес-процессы в единую систему. Централизация и прозрачность информации, онлайн-аналитика и автоматизация помогают компаниям стать более эффективными, гибкими и ориентированными на данные.
Основные функции
- финансовый менеджмент;
- управление поставками и транспортировкой;
- управление жизненным циклом клиента;
- управление подбором, наймом и обучением персонала;
- управление проектами;
- управление производством;
- бизнес-аналитика.
Преимущества
- повышение эффективности и производительности бизнеса;
- экономия до 30% времени на синхронизацию данных и отчетность;
- расширение совместной работы и сотрудничества;
- снижение затрат до 20% за счет улучшения управления складом, оптимизации закупок и сокращения отходов;
- лучшее обслуживание клиентов;
- повышение безопасности данных;
- повышение эффективности принятия решений.
Проблемы
- высокие затраты на реализацию;
- сложность внедрения и обслуживания;
- сопротивление сотрудников изменениям.
Примеры использования
- Крупные корпорации: управление всеми бизнес-операциями — от финансов до кадровых ресурсов и производства.
- Средний бизнес: оптимизация всех бизнес-процессов.
Крупная производственная компания использует ERP-систему для управления всеми аспектами своей деятельности. Система помогает рациональнее использовать ресурсы, повышать эффективность операций и принимать продуманные решения на основе аналитики данных.
Система управления знаниями (СУЗ)
СУЗ помогает организациям собирать, хранить, систематизировать и извлекать информацию и знания.
Основные функции
- сбор информации из разных источников;
- хранение и организация знаний;
- управление контентом;
- поиск и обмен знаниями;
- поддержка принятия решений и оптимизации выполняемых процессов;
- непрерывный обмен знаниями внутри организации;
- интеграция с другими бизнес-инструментами.
Преимущества
- ускорение поиска информации;
- ускорение адаптации новых сотрудников;
- снижение расходов на обучение на 30-50%;
- улучшение коммуникации и решения проблем;
- улучшение обслуживания клиентов;
- ускорение решения стандартных вопросов на 40-60%;
- сокращение объема запросов в службу поддержки;
- повышение вовлеченности сотрудников;
- обеспечение соблюдения законодательства и отраслевых норм;
- стимулирование инноваций и лучшая адаптация к меняющимся потребностям бизнеса.
Проблемы
- трудность в фиксации и систематизации знаний;
- сопротивление обмену знаниями между сотрудниками;
- необходимость поддержания точности и актуальности базы знаний.
Примеры использования
- Обслуживание клиентов: предоставление специалистам службы поддержки доступа к общей базе знаний с ответами на часто задаваемые вопросы.
- Разработка продукта: сбор и распространение знаний и опыта в области проектирования и разработки продукта.
- Обучение: предоставление сотрудникам доступа к учебным материалам и экспертным знаниям.
Консалтинговая фирма использует СУЗ для сбора и распространения знаний своих консультантов. Система помогает фирме увеличить производительность труда работников, сократить расходы на обучение и лучше обслуживать клиентов.
Информационные системы — это не просто технология, а инструмент повышения эффективности, прозрачности и скорости бизнес-процессов. Они помогают компаниям быстрее действовать, снижать эксплуатационные расходы, автоматизировать рутинные процедуры и улучшать работу с клиентами. Чем раньше компания сделает информационные системы основой операционного управления, тем устойчивее будут ее позиции в конкурентной среде.
{{cta}}
