Договор «висит» в почте три дня, а клиенты уходят из-за медленных согласований? Вы теряете не только время, но и деньги — ручные ошибки или задержки съедают прибыль компании. ВРМ-система остановит потерю клиентов по причине человеческого фактора и сократит операционные издержки. Сравним популярные системы по конкретным бизнес-результатам: сколько рублей вы сэкономите, сколько дней вернете команде и насколько вырастет скорость выполнения процессов.
Что такое BPM-система
BPM-система — это инструмент, который помогает организовать работу в компании по четким правилам. Он автоматизирует рутину: документооборот, согласование договоров и обработку заявок. В результате рабочие процессы идут быстрее, а руководители видят, где возникают задержки.
По данным McKinsey, организации, внедрившие BPM, в течение первого года сокращают операционные издержки на 20-30%. Так, юридическая фирма может сократить время на проверку контрактов на 40%, а маркетинговое агентство — ускорить запуск новых кампаний.
Немного истории
Развитие BPM-систем началось в 1990-х, когда компании стали искать способы упростить управление процессами. Первыми решениями были простые программы для автоматизации документооборота, которые сокращали время на выполнение рутинных задач. В 2000-х технологии шагнули вперед: появились решения, объединяющие людей, данные и процессы в одну систему. Сегодня популярны low-code-платформы с простым визуальным интерфейсом и элементами ИИ. Менеджеры могут сами менять бизнес-процессы за считанные часы — без помощи программистов.
Задачи систем
ВРМ-системы закрывают ключевые потребности бизнеса, улучшая взаимодействие с клиентами и ускоряя принятие решений. Рассмотрим их основные задачи.
Избавить сотрудников от рутины и ошибок
Платформа автоматизирует ручные, повторяющиеся действия: перенос данных между системами, напоминания о сроках, проверку правильности заполнения полей.
В результате сотрудники не тратят много времени на «бумагу», а компания теряет меньше денег из-за человеческих ошибок.
Обеспечить прозрачность процессов
ВРМ показывает в реальном времени, где находится задача, кто за нее отвечает и как долго длится каждый этап. Руководитель видит «слабые места», понимает реальные сроки и может принимать решения, чтобы ускорить работу.
Исключить хаос в согласованиях
Платформа задает четкий и понятный для всех алгоритм работы по критичным процессам (согласование договоров, обработка заявок, прием на работу). Исключает хаос и «самодеятельность». В итоге снижаются риски (юридические, финансовые), повышается качество услуг, бизнесу легче соблюдать стандарты и требования регуляторов.
Ускорить выполнение важных операций
Система гарантирует, что задачи не «зависают» в почте или на столе. Она автоматически направляет их нужному сотруднику, напоминает о сроках, запускает следующие этапы без задержек. В результате клиенты получают ответы и услуги быстрее (например, одобрение кредита за часы вместо дней), сделки закрываются оперативнее, повышается оборачиваемость средств.
Дать данные для улучшений и роста
ВРМ собирает точную статистику: сколько реально длится процесс, где чаще всего происходят сбои, какова загрузка сотрудников, во что обходится операция. Организация может принимать взвешенные решения по оптимизации, сокращению издержек и масштабированию эффективных практик.
Критерии сравнения: на что обратить внимание компаниям
Важно не просто купить «лучшее» решение, а то, которое максимально подходит под задачи компании и поможет достичь конкретных целей. Чтобы не ошибиться и получить реальную выгоду, оценивайте ВРМ по следующим параметрам:
- Простота настройки и изменений (гибкость). Система должна легко адаптироваться под ваши процессы. Выбирайте платформу, где нужные маршруты, формы и правила можно изменить своими силами — без кода и с минимальным обучением. Так вы сможете быстро реагировать на рыночные изменения и экономить на IT-специалистах.
- Легкость интеграции. Платформа должна «дружить» с вашими CRM, 1С и электронной почтой. Без этого данные будут разрозненными, а автоматизация — частичной. Выбирайте решение с готовыми интеграциями или открытым API.
- Понятность для сотрудников. Сложный интерфейс отпугивает пользователей. Система будет простаивать, инвестиции не окупятся. Обращайте внимание на интуитивность, понятные уведомления и мобильную версию. Это обеспечит высокую скорость внедрения, а сотрудники не будут саботировать новшество.
- Прозрачность процессов и отчеты. ВРМ должна давать наглядные отчеты и графики по срокам выполнения, загрузке сотрудников и количеству ошибок. Так вы сможете находить «узкие места», и принимать решения на основе данных, а не догадок.
- Реальная стоимость владения. Важно учесть не только первоначальную цену покупки, но и общую стоимость владения — расходы на внедрение, обучение сотрудников, техническую поддержку и регулярные обновления. Низкокодовые и безкодовые инструменты могут значительно сократить эти затраты, так как они упрощают настройку и поддержку системы, уменьшая потребность в IT-специалистах. Избегайте скрытых расходов, точно планируйте бюджет и сравнивайте решения по полной стоимости за 3-5 лет.
- Масштабируемость на будущее. Выбирайте ВРМ не только под текущие нужды. Система должна расти вместе с бизнесом: поддерживать больше пользователей, задач и интеграций без потери скорости. Иначе через год-два придется искать замену.
- Безопасность данных и контроль доступа. Важно защитить персональные данные и коммерческую информацию. Штрафы за нарушение закона о персональных данных (152-ФЗ) или GDPR могут быть огромными. Ищите решение с сертификацией (ФСТЭК, ISO 27001), ролевым доступом и безопасным хранением данных.
{{cta}}
Сравнение BPM-решений
Рынок BPM-систем активно развивается, предлагая как отечественные, так и международные разработки. В таблице — сравнение популярных решений, их функций, преимуществ и недостатков.
Российская или зарубежная система: что выбрать
Выбор зависит от безопасности данных, интеграций и бюджета. Российские решения (ELMA365, «Первая Форма», Comindware) идеальны для компаний, работающих с госсекретами и персональными данными. Они гарантируют соответствие 152-ФЗ, сертификацию ФСТЭК/ФСБ, а также легкую интеграцию с 1С и СБИС. Поддержка таких систем оперативна, а цены прозрачны.
Пример: компания DRT (аудит и консалтинг) внедрила «Первую Форму» для автоматизации кадрового планирования. Главной причиной стало требование строгого соответствия 152-ФЗ при работе с персональными данными клиентов. Система формирует отчеты для налоговой в нужных форматах и синхронизирует данные с 1С для управления финансами.
Зарубежные системы (Pega, Camunda) сильны в AI-аналитике и глобальной масштабируемости. Однако санкционные риски могут ограничить их поддержку в РФ, к тому же, интеграция с отечественным ПО сложна. Полная стоимость владения таких решений часто выше из-за дорогих лицензий (более $90/пользователь) и адаптации.
Пример: международная транспортная компания Kuehne+Nagel внедрила Pega для оптимизации грузопотока. Задержки доставки упали на 22% — клиенты стали реже жаловаться в поддержку, однако годовые затраты выросли на 40% (систему пришлось долго «подгонять» под законы 15 стран).
Рекомендации:
- Выбирайте российские BPM при работе с госданными, ограниченном бюджете и потребности в быстрой интеграции с 1С.
- Зарубежные решения подойдут международным компаниям без санкционных рисков, где важны AI или сложная аналитика.
В 2024-2025 гг. спрос на отечественные решения вырос на 40% по причине безопасности и импортонезависимости (по данным TAdviser).
Заключение: как выбрать решение, которое работает
Сравнение ВРМ-систем показывает, что правильный выбор зависит от задач компании и бюджета. Российские платформы привлекают доступностью, а зарубежные — масштабируемостью. Главное — избегать ошибок при внедрении и ориентироваться на потребности клиентов. Современные решения, особенно с элементами low-code и AI, помогают достичь впечатляющих результатов за считанные месяцы.
Выбирая ВРМ-систему, учитывайте следующие факторы:
- Рынок меняется быстро — вам нужна платформа, где вы сами можете настроить процесс за пару часов (без помощи программистов).
- Цифры в отчетах должны показывать, где организация теряет деньги. Это должны быть не просто графики, а конкретные подсказки: какой этап тормозит работу, где чаще всего ошибаются сотрудники.
- Не пытайтесь автоматизировать всё сразу. Возьмите одну проблемную задачу — согласование договоров или обработку заказов. Если за 3-4 месяца система окупится и даст результат, расширяйте на другие отделы.
- Хорошая BPM-система — это долгосрочный актив. Она не устареет, если компания вырастет в два раза и не потребует замены через год.
- Бизнес-процессы должны приносить прибыль, а не головную боль. Выбирайте систему, которая решает конкретную задачу: ускоряет согласования, уменьшает ручной труд и легко встраивается в ваш IT-ландшафт.
- Интеграции решают всё. Платформа должна «дружить» с вашей CRM и бухгалтерией, иначе вместо автоматизации можно получить двойную ручную работу.
{{cta}}
