Экономим время и спасаем разработчиков от бюрократии: как автоматизация бизнес-процессов меняет жизнь компании

Содержание

Об автоматизации процессов в kt.team

«Чем меньше компания, тем проще в ней работать. А в крупных организациях придётся согласовывать каждый шаг бумажкой/заявлением/справкой» — это распространённое мнение, с которым мы не согласны. После какого количества сотрудников в компании начинается бюрократия, как ты думаешь? HR-директор Анна Панфёрова рассказывает, как в kt.team не допускают этого явления при 96 сотрудниках в штате.

Анна
HR-директор


«За последние полтора года команда kt.team сильно выросла в качестве и количестве. У нас три офиса: в Тольятти, Москве, Краснодаре. Без нормальных бизнес-процессов сложно наращивать команду, развивать распределённые офисы и обеспечивать нужный уровень качества.

Что нам даёт автоматизация:

  • во-первых, мы экономим уйму времени — не нужно заполнять бумажные документы, собирать подписи, бродить по офису, чтобы найти ответственного; почти всё решается в 1–2 клика;

  • взаимозаменяемость — можно спокойно уйти в отпуск или на больничный, в таком случае руководитель быстро добавит дублёра в твои бизнес-процессы;

  • конкурентное преимущество — мы можем легко масштабироваться;

  • надёжная преемственность и согласованность информации — ничего не теряется, не бывает ситуаций, когда кто-то забыл передать кому-то важный документ, всегда под рукой все переписки и доказательства;

  • автоматизация всех процедур, рутинных/повторяющихся операций — сотрудники занимаются действительно важными делами, не отвлекаясь на мелочи; к тому же теперь не получится „забыть" о важных, регулярно повторяющихся задачах, которые раньше „проседали“ без особого напоминания;

  • удобный доступ к нужной информации для сотрудников компании, партнёров;
    .
  • прозрачность и актуальность данных в каждый момент времени — виден статус согласования важных задач и документов, не нужно бегать и узнавать, „как там дела с моим заявлением";
    .
  • накопление архивных данных для аналитики».

Давай посмотрим, насколько автоматизация упрощает жизнь разработчикам и всем остальным сотрудникам.

Автоматизация бизнес-процессов в HR

В стартапах или небольших компаниях почти всё можно решить за чашкой кофе: для согласования отпуска, например, нужно просто договориться двум сотрудникам, которые подменяют друг друга.

Чем больше компания, тем сложнее учитывать интересы каждого человека. В такие-то моменты и возникает бюрократия. Мы нашли выход, как её избежать и сохранить при этом контроль и согласованность всех действий: внедрили BPM-систему.

Сейчас у нас почти 100 человек в штате.
В работе HR-отдела автоматизированы 18 основных бизнес-процессов: разработчики и другие сотрудники не тратят время на беготню с бумажными заявлениями на отпуск или отгул, согласовывают больничный в один клик. К тому же нам стало проще уделять внимание их развитию и карьерному росту.

Сравним, как работается в компании без автоматизации и в компании с ней.

Отпуск, больничный, отгул

  • В компании без автоматизации бизнес-процессов

Чтобы получить отпуск, нужно распечатать бланк и заполнить его (обычно с ошибками), потом долго и мучительно согласовывать даты с тимлидом, менеджером проекта, директором (в мессенджерах, через электронную почту, по телефону, лично). Затем отправить заявление в бухгалтерию, чтобы там нашли ошибку, и повторить всё по кругу.

  • В компании с автоматизацией бизнес-процессов

Нажатием одной кнопки в CRM-системе нужно открыть процесс «Согласование отпуска», заполнить даты, выбрать тимлида и проджекта. Всё! Заявление формируется автоматически и отправляется всем, кто должен его согласовать. Сотрудник видит, кто просмотрел заявление, кто уже одобрил его и в каком статусе оно находится («Согласовано» или «На согласовании»).

Так же просто оформляется больничный или отгул.

Повышение оклада

  • В компании без автоматизации бизнес-процессов

Руководитель группы разработки принимает волевое решение, кому и когда повышать зарплату. Согласовать повышение нужно с директором, для этого найти удобный момент, а после — передать эту информацию в бухгалтерию (вообще-то, ещё в кадры и HR-отдел, но об этом помнят не все и не всегда).

В итоге руководитель за месяц согласований не раз пожалеет, что решил всё это затеять.

  • В компании с автоматизацией бизнес-процессов

Инициатором повышения может быть непосредственный руководитель сотрудника, кто-то из руководителей компании или HR-команда. Инициатор запускает процесс в CRM, вводит сумму и причину повышения (например, блестящие результаты испытательного срока или просто результаты работы) и описывает, к чему нужно стремиться для следующего повышения.

Процесс обязательно согласовывает HR-директор, а следующим этапом — минимум 2 из 6 партнёров компании (на примере kt.team).

Затем процесс «улетает» специалисту по кадровому администрированию, чтобы она внесла изменения в кадровые документы, и бухгалтеру.

Сотрудник тем временем получает письмо с уведомлением о повышении и информацией о дальнейшем плане развития.

Специалист по кадрам приглашает подписать приказ и дополнительное соглашение, поэтому всё же кое-какие перемещения по офису сотруднику совершить придётся. Но до этого момента всё происходит онлайн.

Performance review

  • В компании без автоматизации бизнес-процессов

Тимлиды и другие руководители часто не считают нужным тратить время на многообещающих сотрудников, потому что те якобы не очень нуждаются во внимании и руководстве («работает — не трогай»). Потом остаётся только разводить руками, мол, «не знаем, почему он увольняется, всё же было хорошо!» А сотруднику хорошо не было, он чувствовал себя брошенным на произвол судьбы («выплывет — хорошо, нет — значит, не судьба»), не чувствовал своей нужности, не видел перспектив.

Для многих руководителей обязанность предоставлять обратную связь — это одна из самых неприятных частей работы, особенно если она негативная. Но даже если человек нормально работает и в целом всё OK, тоже никто особо не рвётся разговаривать с сотрудниками («это не кажется важным»).

  • В компании с автоматизацией бизнес-процессов

Сейчас performance review — гордость нашего HR-отдела. Это сложный процесс с большим количеством участников. Он используется для оценки производительности и составления целей по развитию сотрудника. Его задача — чтобы все сотрудники компании знали, насколько хорошо они работают, и могли стать ещё лучше.

Автоматизацией убили сразу двух зайцев:

  • уменьшили бюрократию (не нужно заполнять бумажки с характеристиками на сотрудников, как в каком-нибудь советском учреждении);

  • ввели регулярность. С автоматизированным бизнес-процессом у руководителя нет шансов избежать общения с сотрудником, а у сотрудника — остаться без внимания. В итоге каждый разработчик, дизайнер, маркетолог и любой другой участник команды знает: что ему нужно изучить, узнать, освоить; к какой дате; какую прибавку к зарплате он получит в случае успеха. Люди лучше понимают свои сильные и слабые стороны, объективно оценивают себя. Кстати, негативная обратная связь — это тоже полезно, ведь проблемы растут, как снежный ком, если замалчивать их.


Бизнес-процессы в ежедневной работе

Свои бизнес-процессы есть у разработчиков, дизайнеров, отдела маркетинга, HR-отдела, проджект-менеджеров, бухгалтерии.

Рассмотрим примеры некоторых из них.

Бизнес-процессы группы разработки

1 Стендап

Всем участникам команды приходит напоминание о daily meeting, а после руководитель фиксирует результаты встречи.

2 Аудит качества проекта

Каждая совершённая сделка автоматически порождает бизнес-процесс аудита качества. Его проводят наставники по качеству (обычно в конце месяца). От результатов оценки зависит премия разработчиков, поэтому очень важно сделать процесс прозрачным.

3 Проблема на проекте

Нужен для того, чтобы учесть каждую проблему и ни в коем случае не упустить её из внимания.

Бизнес-процессы отдела маркетинга


1 Мероприятия

Здесь можно забронировать билеты и гостиницу, пригласить к участию партнёров или коллег, обсудить смету затрат и согласовать её с руководством и бухгалтерией.

2 Оплата рекламы

В пару кликов можно согласовать бюджет и оплатить нужные сервисы, пополнить бюджет рекламных кабинетов с пластиковой карты или безналом.

Общие бизнес-процессы для всех

1 Офисная рутина: бизнес-процесс «Закупка»

Бывает, нужно заменить скрипучий стул. Сломалась мышка или клавиатура. Ребятам, которые живут на корпоративной квартире, нужно купить микроволновку. Или для работы срочно нужна книга, которой пока нет в нашей офисной библиотеке.

Всё это решается в пару кликов.

2 Непрерывное улучшение: бизнес-процесс «Новая идея»

Каждый сотрудник может предложить любые улучшения в компании. Для этого нужно описать идею, и её рассмотрит руководство совместно с тобой и твоими коллегами. За успешные идеи сотрудник получит премию.

Вывод

По нашему опыту — автоматизировать процессы проще и быстрее, пока компания небольшая. Если этого не сделать, то при масштабировании будет тяжело наращивать команду, развивать распределённые офисы и обеспечивать нужный уровень качества.

И никакой бюрократии.
Сейчас в kt.team почти 100 человек, и каждый сотрудник чувствует на себе, что автоматизация делает его жизнь намного проще.

Другие статьи

Смотреть все

Agile в разработке. IT-подрядчик работает по гибкой методологии: чем это выгодно для заказчика?

Подробнее

Введение в MDM- и PIM-системы на примере Akeneo и Pimcore

Подробнее

500 млн товаров в 2000 карточек: как показать возможности кастомизации клиенту, не усложнив каталог

Подробнее

Смотреть все

Мы используем файлы cookie, чтобы предоставить наилучшие возможности сайта

Ок

Ваша заявка отправлена успешно

Отправить снова

Давайте обсудим ваш проект

С вами свяжутся персональные менеджеры

Форма для связи

Что-то пошло не так! Пожалуйста, попробуйте еще раз.
Ваша заявка отправлена успешно!

Отправить снова

Что-то пошло не так! Пожалуйста, попробуйте еще раз.

Контакты

+7 917 125-96-34

Whats App:

@kt_team_it

Telegram:

+7 495 204-14-33

Телефон:

Назначить встречу

Забронировать время встречи с помощью Google Calendar