#bpm#team#automation

Экономим время и спасаем разработчиков от бюрократии: как автоматизация бизнес-процессов меняет жизнь компании

Как автоматизация бизнес-процессов и IT-систем помогает компаниям снижать издержки, ускорять процессы и повышать эффективность работы

  • Об автоматизации процессов в kt.team
  • Автоматизация бизнес-процессов в HR
  • Отпуск, больничный, отгул
  • Повышение оклада

Об автоматизации процессов в kt.team

«Чем меньше компания, тем проще в ней работать

А в крупных организациях придётся согласовывать каждый шаг бумажкой/заявлением/справкой» - это распространённое мнение, с которым мы не согласны.

После какого количества сотрудников в компании начинается бюрократия, как ты думаешь? HR-директор

Панфёрова рассказывает, как в kt.team не допускают этого явления при 96 сотрудниках в штате.

Анна HR-директор «За последние полтора года команда kt.team сильно выросла в качестве и количестве. У нас три офиса: в Тольятти, Москве, Краснодаре.

Без нормальных бизнес-процессов сложно наращивать команду, развивать распределённые офисы и обеспечивать нужный уровень качества.

Что нам даёт автоматизация: во-первых, мы экономим уйму времени - не нужно заполнять бумажные документы, собирать подписи, бродить по офису, чтобы найти ответственного; почти всё решается в 1-2 клика; взаимозаменяемость - можно спокойно уйти в отпуск или на больничный, в таком случае руководитель быстро добавит дублёра в твои бизнес-процессы; конкурентное преимущество - мы можем легко масштабироваться; надёжная преемственность

и согласованность информации - ничего не теряется, не бывает ситуаций, когда кто-то забыл передать кому-то важный документ, всегда под рукой все переписки и доказательства; автоматизация всех процедур, рутинных/повторяющихся операций - сотрудники занимаются действительно важными делами, не отвлекаясь на мелочи; к тому же теперь не получится „забыть" о важных, регулярно повторяющихся задачах, которые раньше „проседали“ без особого напоминания; удобный

доступ к нужной информации для сотрудников компании, партнёров; . прозрачность и актуальность данных в каждый момент времени - виден статус согласования важных задач и документов, не нужно бегать и узнавать, „как там дела с моим заявлением"; . накопление архивных данных для аналитики».

Давай посмотрим, насколько автоматизация упрощает жизнь разработчикам и всем остальным сотрудникам.

Автоматизация бизнес-процессов в HR

В стартапах или небольших компаниях почти всё можно решить за чашкой кофе:

  • для согласования отпуска
  • например
  • нужно просто договориться двум сотрудникам
  • которые подменяют друг друга

Чем больше компания, тем сложнее учитывать интересы каждого человека. В такие-то моменты и возникает бюрократия.

Мы нашли выход, как её избежать и сохранить при этом контроль и согласованность всех действий: внедрили BPM-систему.

Сейчас у нас почти 100 человек в штате

В работе HR-отдела автоматизированы 18 основных бизнес-процессов: разработчики и другие сотрудники не тратят время на беготню с бумажными заявлениями на отпуск или отгул, согласовывают больничный в один клик. К тому же нам стало проще уделять внимание их развитию и карьерному росту. Сравним, как работается в компании без автоматизации и в компании с ней.

Отпуск, больничный, отгул

  1. В компании без автоматизации бизнес-процессов Чтобы получить отпуск, нужно распечатать бланк и заполнить его (обычно с ошибками), потом долго и мучительно согласовывать даты с тимлидом, менеджером проекта, директором (в мессенджерах, через электронную почту, по телефону, лично). Затем отправить заявление в бухгалтерию, чтобы там нашли ошибку, и повторить всё по кругу.

  2. В компании с автоматизацией бизнес-процессов Нажатием одной кнопки в CRM-системе нужно открыть процесс «Согласование отпуска»

  3. , заполнить даты, выбрать тимлида и проджекта. Всё!

  4. Заявление формируется автоматически и отправляется всем, кто должен его согласовать.

  5. Сотрудник видит, кто просмотрел заявление, кто уже одобрил его и в каком статусе оно находится («Согласовано» или «На согласовании»).

  6. Так же просто оформляется больничный или отгул.

Повышение оклада

  1. В компании без автоматизации бизнес-процессов

  2. Руководитель группы разработки принимает волевое решение, кому и когда повышать зарплату.

  3. Согласовать повышение нужно с директором, для этого найти удобный момент, а после - передать эту информацию в бухгалтерию (вообще-то, ещё в кадры и HR-отдел, но об этом помнят не все и не всегда). В итоге руководитель за месяц согласований не раз пожалеет, что решил всё это затеять. В компании с автоматизацией бизнес-процессов

  4. Инициатором повышения может быть непосредственный руководитель сотрудника, кто-то из руководителей компании или HR-команда.

  5. Инициатор запускает процесс в CRM, вводит сумму и причину повышения (например, блестящие результаты испытательного срока или просто результаты работы) и описывает, к чему нужно стремиться для следующего повышения.

  6. Процесс обязательно согласовывает HR-директор, а следующим этапом - минимум 2 из 6 партнёров компании (на примере kt.team).

  7. Затем процесс «улетает» специалисту по кадровому администрированию, чтобы она внесла изменения в кадровые документы, и бухгалтеру.

  8. Сотрудник тем временем получает письмо с уведомлением о повышении и информацией о дальнейшем плане развития.

  9. Специалист по кадрам приглашает подписать приказ и дополнительное соглашение, поэтому всё же кое-какие перемещения по офису сотруднику совершить придётся.

  10. Но до этого момента всё происходит онлайн.

Performance review

В компании без автоматизации бизнес-процессов Тимлиды и другие руководители часто не считают нужным тратить время на многообещающих сотрудников, потому что те якобы не очень нуждаются во внимании и руководстве («работает - не трогай»).

Потом остаётся только разводить руками, мол, «не знаем, почему он увольняется, всё же было хорошо!»

А сотруднику хорошо не было, он чувствовал себя брошенным на произвол судьбы («выплывет - хорошо, нет - значит, не судьба»

), не чувствовал своей нужности, не видел перспектив

Для многих руководителей обязанность предоставлять обратную связь - это одна из самых неприятных частей работы, особенно если она негативная.

Но даже если человек нормально работает и в целом всё OK, тоже никто особо не рвётся разговаривать с сотрудниками («это не кажется важным»

). В компании с автоматизацией бизнес-процессов Сейчас

Performance review

Это сложный процесс с большим количеством участников.

Он используется для оценки производительности и составления целей по развитию сотрудника.

Его задача - чтобы все сотрудники компании знали, насколько хорошо они работают, и могли стать ещё лучше.

Автоматизацией убили сразу двух зайцев: уменьшили бюрократию (не нужно заполнять бумажки с характеристиками на сотрудников, как в каком-нибудь советском учреждении); ввели регулярность. С автоматизированным бизнес-процессом у руководителя нет шансов избежать общения с сотрудником, а у сотрудника - остаться без внимания. В итоге каждый разработчик, дизайнер, маркетолог и любой другой участник команды знает: что ему нужно изучить, узнать, освоить; к какой дате; какую прибавку к зарплате он получит в случае успеха.

Люди лучше понимают свои сильные и слабые стороны, объективно оценивают себя. Кстати, негативная обратная связь - это тоже полезно, ведь проблемы растут, как снежный ком, если замалчивать их.

Оценить, где ИИ даст эффект в вашем процессе

Почта clients@kt.team Telegram @kt_team_it

Бизнес-процессы в ежедневной работе

Свои бизнес-процессы есть у разработчиков, дизайнеров, отдела маркетинга, HR-отдела, проджект-менеджеров, бухгалтерии. Рассмотрим примеры некоторых из них.

Бизнес-процессы группы разработки

Стендап Всем участникам команды приходит напоминание о daily meeting, а после руководитель фиксирует результаты встречи.

Аудит качества проекта Каждая совершённая сделка автоматически порождает бизнес-процесс аудита качества. Его проводят наставники по качеству (обычно в конце месяца). От результатов оценки зависит премия разработчиков, поэтому очень важно сделать процесс прозрачным.

Проблема на проекте Нужен для того, чтобы учесть каждую проблему и ни в коем случае не упустить её из внимания.

Бизнес-процессы отдела маркетинга

1 Мероприятия Здесь можно забронировать билеты и гостиницу, пригласить к участию партнёров или коллег, обсудить смету затрат и согласовать её с руководством и бухгалтерией. 2 Оплата рекламы В пару кликов можно согласовать бюджет и оплатить нужные сервисы, пополнить бюджет рекламных кабинетов с пластиковой карты или безналом.

Общие бизнес-процессы для всех

Офисная рутина: бизнес-процесс «Закупка» Бывает, нужно заменить скрипучий стул.

Сломалась мышка или клавиатура. Ребятам, которые живут на корпоративной квартире, нужно купить микроволновку.

Или для работы срочно нужна книга, которой пока нет в нашей офисной библиотеке.

Непрерывное улучшение: бизнес-процесс «Новая идея»

Каждый сотрудник может предложить любые улучшения в компании.

Для этого нужно описать идею, и её рассмотрит руководство совместно с тобой и твоими коллегами.

За успешные идеи сотрудник получит премию.

Вывод

По нашему опыту - автоматизировать процессы проще и быстрее, пока компания небольшая. Если этого не сделать, то при масштабировании будет тяжело наращивать команду, развивать распределённые офисы и обеспечивать нужный уровень качества. И никакой бюрократии. Сейчас в kt.team почти 100 человек, и каждый сотрудник чувствует на себе, что автоматизация делает его жизнь намного проще.

Обсудить статью: Экономим время и спасаем разработчиков от…

Отправить через:

Нажимая кнопку, вы принимаете оферту и предоставляете согласие на обработку персональных данных.

Связанные решения

Все решения
Внедрение AI в бизнес-процессыBPM-системы — управление бизнес-процессами и автоматизацияАвтоматизация бизнес‑процессов: оптимизация и ускорение работыRPA — роботизация бизнес-процессов и автоматизация рутинных задач

Статьи по теме

Все статьи

Видео по теме

Все видео
4:44 Управление Бизнес-процессами | Как BPM формирует интегрированную компанию 5:01 Почему важны BPM Проектирование и Разработка? 3:29 CRM/ERP/BPM Системы | Что выбрать для Бизнеса?