Экономим время и спасаем разработчиков от бюрократии: как автоматизация бизнес-процессов меняет жизнь компании

Об автоматизации процессов в kt.team

«Чем меньше компания, тем проще в ней работать. А в крупных организациях придётся согласовывать каждый шаг бумажкой/заявлением/справкой» — это распространённое мнение, с которым мы не согласны. После какого количества сотрудников в компании начинается бюрократия, как ты думаешь? HR-директор Анна Панфёрова рассказывает, как в kt.team не допускают этого явления при 96 сотрудниках в штате.

‍

«За последние полтора года команда kt.team сильно выросла в качестве и количестве. У нас три офиса: в Тольятти, Москве, Краснодаре. Без нормальных бизнес-процессов сложно наращивать команду, развивать распределённые офисы и обеспечивать нужный уровень качества.

Что нам даёт автоматизация:

• во-первых, мы экономим уйму времени — не нужно заполнять бумажные документы, собирать подписи, бродить по офису, чтобы найти ответственного; почти всё решается в 1–2 клика;
  
  
• взаимозаменяемость — можно спокойно уйти в отпуск или на больничный, в таком случае руководитель быстро добавит дублёра в твои бизнес-процессы;
  
  
• конкурентное преимущество — мы можем легко масштабироваться;
  
  
• надёжная преемственность и согласованность информации — ничего не теряется, не бывает ситуаций, когда кто-то забыл передать кому-то важный документ, всегда под рукой все переписки и доказательства;
  
  
• автоматизация всех процедур, рутинных/повторяющихся операций — сотрудники занимаются действительно важными делами, не отвлекаясь на мелочи; к тому же теперь не получится „забыть" о важных, регулярно повторяющихся задачах, которые раньше „проседали“ без особого напоминания;
  
  
• удобный доступ к нужной информации для сотрудников компании, партнёров;
  .
• прозрачность и актуальность данных в каждый момент времени — виден статус согласования важных задач и документов, не нужно бегать и узнавать, „как там дела с моим заявлением";
  .
• накопление архивных данных для аналитики».

Давай посмотрим, насколько автоматизация упрощает жизнь разработчикам и всем остальным сотрудникам.

Автоматизация бизнес-процессов в HR

В стартапах или небольших компаниях почти всё можно решить за чашкой кофе: для согласования отпуска, например, нужно просто договориться двум сотрудникам, которые подменяют друг друга.

Чем больше компания, тем сложнее учитывать интересы каждого человека. В такие-то моменты и возникает бюрократия. Мы нашли выход, как её избежать и сохранить при этом контроль и согласованность всех действий: внедрили BPM-систему.

Сейчас у нас почти 100 человек в штате.
В работе HR-отдела автоматизированы 18 основных бизнес-процессов: разработчики и другие сотрудники не тратят время на беготню с бумажными заявлениями на отпуск или отгул, согласовывают больничный в один клик. К тому же нам стало проще уделять внимание их развитию и карьерному росту.

Сравним, как работается в компании без автоматизации и в компании с ней.

Отпуск, больничный, отгул

• В компании без автоматизации бизнес-процессов
  

Чтобы получить отпуск, нужно распечатать бланк и заполнить его (обычно с ошибками), потом долго и мучительно согласовывать даты с тимлидом, менеджером проекта, директором (в мессенджерах, через электронную почту, по телефону, лично). Затем отправить заявление в бухгалтерию, чтобы там нашли ошибку, и повторить всё по кругу.

• В компании с автоматизацией бизнес-процессов
  

Нажатием одной кнопки в CRM-системе нужно открыть процесс «Согласование отпуска», заполнить даты, выбрать тимлида и проджекта. Всё! Заявление формируется автоматически и отправляется всем, кто должен его согласовать. Сотрудник видит, кто просмотрел заявление, кто уже одобрил его и в каком статусе оно находится («Согласовано» или «На согласовании»).

Так же просто оформляется больничный или отгул.

Повышение оклада

• В компании без автоматизации бизнес-процессов
  

Руководитель группы разработки принимает волевое решение, кому и когда повышать зарплату. Согласовать повышение нужно с директором, для этого найти удобный момент, а после — передать эту информацию в бухгалтерию (вообще-то, ещё в кадры и HR-отдел, но об этом помнят не все и не всегда).

В итоге руководитель за месяц согласований не раз пожалеет, что решил всё это затеять.

• В компании с автоматизацией бизнес-процессов
  

Инициатором повышения может быть непосредственный руководитель сотрудника, кто-то из руководителей компании или HR-команда. Инициатор запускает процесс в CRM, вводит сумму и причину повышения (например, блестящие результаты испытательного срока или просто результаты работы) и описывает, к чему нужно стремиться для следующего повышения.

Процесс обязательно согласовывает HR-директор, а следующим этапом — минимум 2 из 6 партнёров компании (на примере kt.team).

Затем процесс «улетает» специалисту по кадровому администрированию, чтобы она внесла изменения в кадровые документы, и бухгалтеру.

Сотрудник тем временем получает письмо с уведомлением о повышении и информацией о дальнейшем плане развития.

Специалист по кадрам приглашает подписать приказ и дополнительное соглашение, поэтому всё же кое-какие перемещения по офису сотруднику совершить придётся. Но до этого момента всё происходит онлайн.

Performance review

• В компании без автоматизации бизнес-процессов
  

Тимлиды и другие руководители часто не считают нужным тратить время на многообещающих сотрудников, потому что те якобы не очень нуждаются во внимании и руководстве («работает — не трогай»). Потом остаётся только разводить руками, мол, «не знаем, почему он увольняется, всё же было хорошо!» А сотруднику хорошо не было, он чувствовал себя брошенным на произвол судьбы («выплывет — хорошо, нет — значит, не судьба»), не чувствовал своей нужности, не видел перспектив.

Для многих руководителей обязанность предоставлять обратную связь — это одна из самых неприятных частей работы, особенно если она негативная. Но даже если человек нормально работает и в целом всё OK, тоже никто особо не рвётся разговаривать с сотрудниками («это не кажется важным»).

• В компании с автоматизацией бизнес-процессов
  

Сейчас performance review — гордость нашего HR-отдела. Это сложный процесс с большим количеством участников. Он используется для оценки производительности и составления целей по развитию сотрудника. Его задача — чтобы все сотрудники компании знали, насколько хорошо они работают, и могли стать ещё лучше.

Автоматизацией убили сразу двух зайцев:

• уменьшили бюрократию (не нужно заполнять бумажки с характеристиками на сотрудников, как в каком-нибудь советском учреждении);
  
  
• ввели регулярность. С автоматизированным бизнес-процессом у руководителя нет шансов избежать общения с сотрудником, а у сотрудника — остаться без внимания. В итоге каждый разработчик, дизайнер, маркетолог и любой другой участник команды знает: что ему нужно изучить, узнать, освоить; к какой дате; какую прибавку к зарплате он получит в случае успеха. Люди лучше понимают свои сильные и слабые стороны, объективно оценивают себя. Кстати, негативная обратная связь — это тоже полезно, ведь проблемы растут, как снежный ком, если замалчивать их.

Бизнес-процессы в ежедневной работе

Свои бизнес-процессы есть у разработчиков, дизайнеров, отдела маркетинга, HR-отдела, проджект-менеджеров, бухгалтерии.

Рассмотрим примеры некоторых из них.

Бизнес-процессы группы разработки

1 Стендап

Всем участникам команды приходит напоминание о daily meeting, а после руководитель фиксирует результаты встречи.

2 Аудит качества проекта

Каждая совершённая сделка автоматически порождает бизнес-процесс аудита качества. Его проводят наставники по качеству (обычно в конце месяца). От результатов оценки зависит премия разработчиков, поэтому очень важно сделать процесс прозрачным.

3 Проблема на проекте

Нужен для того, чтобы учесть каждую проблему и ни в коем случае не упустить её из внимания.

Бизнес-процессы отдела маркетинга

‍

1 Мероприятия

Здесь можно забронировать билеты и гостиницу, пригласить к участию партнёров или коллег, обсудить смету затрат и согласовать её с руководством и бухгалтерией.

2 Оплата рекламы

В пару кликов можно согласовать бюджет и оплатить нужные сервисы, пополнить бюджет рекламных кабинетов с пластиковой карты или безналом.

Общие бизнес-процессы для всех

1 Офисная рутина: бизнес-процесс «Закупка»

Бывает, нужно заменить скрипучий стул. Сломалась мышка или клавиатура. Ребятам, которые живут на корпоративной квартире, нужно купить микроволновку. Или для работы срочно нужна книга, которой пока нет в нашей офисной библиотеке.

Всё это решается в пару кликов.

2 Непрерывное улучшение: бизнес-процесс «Новая идея»

Каждый сотрудник может предложить любые улучшения в компании. Для этого нужно описать идею, и её рассмотрит руководство совместно с тобой и твоими коллегами. За успешные идеи сотрудник получит премию.

Вывод

По нашему опыту — автоматизировать процессы проще и быстрее, пока компания небольшая. Если этого не сделать, то при масштабировании будет тяжело наращивать команду, развивать распределённые офисы и обеспечивать нужный уровень качества.

И никакой бюрократии.
Сейчас в kt.team почти 100 человек, и каждый сотрудник чувствует на себе, что автоматизация делает его жизнь намного проще.

‍