Клиент
Крупная компания в сфере дистрибуции и розничной торговли. Работает по двум ключевым направлениям: оптовые поставки в сторонние сети и продажи через собственные розничные магазины. Бизнес многопрофильный, с широким ассортиментом и сложной логистикой.
Ситуация на старте
Проект по ускорению обработки B2B-заказов возник как результат успешного партнерства. Совместно с клиентом мы выявили проблему долгого цикла оформления заказов и сформулировали цель проекта — сократить время оформления заказа, уменьшить ручной труд и повысить прозрачность операций.
Основные сложности на старте:
- Заказы от клиентов поступают отовсюду: через звонки, мессенджеры, email, бумажные бланки. Информация теряется, работа дублируется.
- Ручной сбор данных: менеджеры тратят много времени на звонки клиентам и складам для уточнения деталей и проверки наличия товара. Все документы (счета, накладные) создаются вручную в существующих системах учета.
- Длительный срок исполнения: весь цикл — от получения запроса клиента до отгрузки товара занимает до 6 недель. Это вызывает недовольство клиентов.
- Дорогой учет товаров: из-за неточного учета остатков в реальном времени компания проводит полную инвентаризацию склада 4 раза в год.
Компания тратит ресурсы на ручные операции вместо решения важных стратегических задач. Ошибки в заказах ведут к потере клиентов, сотрудники склада часто останавливают работу для пересчета товара, а логистика и клиент не видят данные о движении товаров.
Что мы сделали: решение и результаты
Наша команда экспертов внедрила централизованную систему управления заказами (OMS) на базе Odoo. Совместно с клиентом договорились о запуске MVP, которое охватывает ключевой бизнес-процесс — оформление и передача заказа на склад для сборки и отгрузки.
Первую рабочую версию реализовали на базе требований, сформулированных совместно с IT-руководством клиента. Уже на этом этапе систему начали использовать в реальной работе, и она позволила:
- Сократить время обработки заказов на 85%. До внедрения системы оформление одного заказа могло занимать до 6 недель — из-за звонков, переписок, уточнений и ручного оформления документов. После запуска OMS заявки проходят через систему за 5 дней, включая проверку остатков, выставление счета и передачу на склад
- Повысить прозрачность и управляемость процессов. Теперь каждый заказ проходит по единому стандартному сценарию: от оформления до отгрузки. Все заказы фиксируются в системе и видны менеджеру. Это позволило устранить «узкие места», исключить потерю заказов и снизить риски сбоев в коммуникации.
- Снизить ручную нагрузку на сотрудников. Сократилось количество рутинных операций — звонков, перепроверок остатков, копирования информации в документы. Отдел продаж и склад взаимодействуют через систему: заказы автоматически передаются от менеджеров к складским сотрудникам. Это разгрузило сотрудников и снизило вероятность ошибок.
- В перспективе сократить количество инвентаризаций с 4 до 1 раза в год. Данные об остатках теперь обновляются в системе автоматически и в реальном времени. Это позволит клиенту проводить полную инвентаризацию один раз в год вместо четырёх, снизив затраты и избежав частых остановок работы склада.
Процесс разработки
Мы запустили MVP за 4 месяца. Далее, в течение 3-х месяцев, дорабатывали систему вместе с менеджерами и складом.
Этапы внедрения решения:
- Разработка MVP (ноябрь 2024г. - март 2025г.) — первой рабочей версии системы. Настроили интеграцию с системой управления складами и базовый путь заказа — от оформления до передачи на склад.
- Запуск MVP и отладка (март - июнь 2025г.). Запустили и протестировали MVP на реальных заказах. Собрали замечания менеджеров и склада — внесли улучшения в функционал.
- Завершили основу OMS (июнь 2025г.). Система работает без сбоев и готова к дальнейшему развитию.
Как устроено решение:
Система управления заказами интегрирована с WMS-контуром клиента. Она автоматизирует весь цикл обработки — от оформления менеджером до отгрузки со склада.
Система выполняет несколько ключевых функций:
- Оформление заказов через единый интерфейс. Менеджер по продажам оформляет заказ напрямую в системе — через личный кабинет, без звонков, переписок и ручного ввода. Вся информация сохраняется и отслеживается централизованно.
- Автоматическая обработка и передача на склад. После оформления заказ автоматически проходит через встроенную логику обработки и поступает в WMS. Участие дополнительных сотрудников не требуется.
- Сквозной контроль исполнения. Вся цепочка — от заявки до отгрузки — проходит в одном процессе. Это исключает потери информации между отделами, сокращает ошибки и повышает прозрачность выполнения.
Технологии и подходы, которые мы использовали:
Использовали Odoo с кастомизацией на Python и REST API — это позволило быстро интегрироваться с учетными системами клиента и минимизировать время вывода решения в продуктив.
Преимущества и возможности решения:
- Все отделы видят заказ одинаково — команда работает с актуальными данными. Система исключает потерю информации и дублирование документов.
- Odoo позволяет настроить правила работы под логистику компании и продажи без переобучения сотрудников.
- ЛК клиентов, автоматические заказы поставщикам или отчеты подключаются как модули. При необходимости могут потребоваться доработки, но архитектура системы позволяет делать это быстро и с минимальными затратами.
- Систему легко подключить к CRM, BI-инструментам или маркетплейсам.
С какими сложностями столкнулись:
На старте мы обсуждали проект только с IT-руководством компании. Наши эксперты сразу предложили подключить менеджеров и склад — чтобы учесть все нюансы их работы, однако, в силу организационных особенностей подключить их сразу не получилось. Это стало возможным только после запуска MVP, и система была быстро доадаптирована под реальные сценарии работы.
Комментарий менеджера проекта
«Секрет успеха заключается в том, чтобы вовлекать будущих пользователей системы на старте. Понимая, как реально устроена их работа, мы очень быстро настроили OMS под их задачи. Сейчас система делает процесс оформления заказов более прозрачным и управляемым».
Дальнейшие планы
За счет внедрения OMS компания уже сократила срок оформления заказов, снизила нагрузку на менеджеров и избавилась от ручных ошибок. Сейчас наша команда развивает её в следующих направлениях:
- Личный кабинет клиента: в планах полностью перевести заказы в онлайн — клиенты смогут оформлять и контролировать статус заказов в ЛК 24/7.
- Расширение круга пользователей: постепенно подключаем к системе логистику, финансы и руководство — OMS станет единой платформой для работы с заказами.
{{cta}}
