Как мы разработали и запустили платформу B2B-закупок

Разработка и запуск платформы B2B‑закупок — сложный и многоуровневый проект, требующий глубокого погружения в процессы заказчика и технологических компетенций.

О заказчике и его проблеме

Наш заказчик — крупное производственное предприятие России, которое закупает сырье, комплектующие и расходные материалы у десятков поставщиков. Ежемесячно через отдел закупок проходят сотни заказов. Прежде компания использовала «традиционную» модель: закупщики получали коммерческие предложения по электронной почте, согласовывали цены и условия вручную, оформляли заказы в разных информационных системах и отправляли бумаги в бухгалтерию. Эта схема приводила к ряду проблем:

1. Сложность обработки. Каждая закупка требовала участия нескольких специалистов: от менеджера по закупкам до юриста и бухгалтера. Согласование заказов занимало от нескольких дней до недели.
2. Ошибки и неточности. Из-за ручного ввода данных в систему возникали ошибки в позициях, количестве и стоимости товаров. Некорректные заказы требовали переработки, что увеличивало сроки и затраты.
3. Нет прозрачной аналитики. Руководство получало разрозненные отчеты из разных систем: невозможно было оперативно анализировать структуру закупок, сравнивать цены поставщиков, видеть динамику.
4. Сложность взаимодействия с поставщиками. У каждого поставщика был собственный способ работы: кто-то отправлял прайс‑листы в Excel, кто-то давал цены по телефону. Сравнить предложения было трудно, а согласовать условия — долго.
5. Разноплановые информационные системы. ERP, складская программа, 1C — все существовали отдельно, требовали двойного ввода и не «общались» между собой. В результате возникали расхождения между фактическим остатком и данными учета.

В совокупности эти факторы снижали эффективность закупочной службы, увеличивали стоимость товаров и приводили к сбоям в производственном цикле.

Компания обратилась с задачей запустить собственную B2B‑платформу: требовались личный кабинет для клиентов, актуальные остатки, индивидуальные условия и интеграция с учетной системой.

Что мы сделали

Диагностика процессов

Наша команда экспертов начала с диагностики: в течение нескольких недель аналитики погружались в существующие процессы, проводили интервью с закупщиками, складскими работниками, бухгалтерией и IT‑отделом. Выявили ключевые цепочки и узкие места, определили потребности:

• Персонализация прайс‑листов. У каждого поставщика и заказчика свои условия: скидки по объему, отсрочки, бонусы. Эти условия надо было учесть в электронной системе, чтобы пользователи сразу видели корректные цены.
• Просмотр остатков и сроков поставки. Производственные циклы зависят от наличия сырья. Поэтому важно было вывести в личный кабинет актуальные остатки и прогнозные даты поступления.
• Повторные заказы и шаблоны. Закупки часто повторяются. Платформа должна позволять создавать шаблоны, чтобы не вводить одно и то же вручную.
• Документооборот. Согласование договоров и приложений (например, спецификаций) должно быть интегрировано в процесс, включать электронную подпись и хранение документов.
• Согласование заказов. В компании используется многоступенчатая система: заявку оформляет менеджер, согласует начальник отдела и утверждает финансовый директор. Все шаги надо перенести в цифровой вид.
• Интеграция с ERP и складом. Платформа должна обмениваться данными о заказах, оплате, отгрузках и остатках с действующей системой учета. Для этого нужны надежные API и механизмы синхронизации.

Формирование требований

На основе анализа команда сформировала техническое задание. Ключевые моменты:

• Гибкая ценовая политика. Требуется поддержка нескольких схем: единая цена для всех, индивидуальные прайс‑листы, скидки по количеству, сезонные скидки, разовые акции.
• Глубокая кастомизация. Каждый поставщик должен иметь возможность управлять карточками товаров, загружать фото, сертификаты, описания; покупатели — видеть только релевантные позиции.
• Платежные инструменты. В зависимости от договоров возможны предоплата, оплата по факту, отсрочка, оплата частями.
• Уведомления и оповещения. Пользователи должны получать уведомления о статусе заказа, изменении цен, условиях поставки. Это улучшает клиентский опыт и снижает количество звонков.
• Встроенные механизмы общения. Чат между поставщиком и заказчиком, комментарии к заказу, история переписки.
• Надежность и безопасность. Платформа должна работать 24/7, выдерживать пик нагрузки, обеспечивать защиту данных (шифрование, двухфакторная аутентификация, разграничение прав) и аудит действий.

Подготовка и старт

Мы собрали проектную команду: руководителя, аналитиков, архитекторов, back‑ и front‑end разработчиков, специалистов по тестированию и DevOps. Разработку поделили на фазы:

1. Проектирование прототипа. На основе ТЗ сделали интерактивный макет портала: разработали пользовательские сценарии, интерфейсы для заказчиков и поставщиков, логические схемы согласования.
2. Создание минимального продукта. В первый релиз включили регистрацию, каталог, функцию подачи запроса на закупку и механизм ответа поставщиков. Это позволило провести пилот на ограниченной группе пользователей и получить обратную связь.
3. Разработка базового функционала. Реализовали оформление заказа, согласование, обмен документами. Подключили электронную подпись и первичную интеграцию с ERP.
4. Расширение возможностей. Добавили платежные сценарии, гибкую ценовую политику, модуль уведомлений и чат. Улучшили интерфейсы поиска и фильтрации.
5. Интеграция и тестирование. Подключили поставщиков и подразделения заказчика. Совместно отрабатывали сценарии: от загрузки прайс‑листа до финального утверждения и выставления счета.
6. Запуск и поддержка. После пилотных тестов запустили платформу в промышленную эксплуатацию. Создали службу поддержки, обучили пользователей, подготовили инструкции и FAQ.

Выбор архитектурных решений

Исходя из требований, мы разработали архитектурную схему:

• Микросервисная архитектура. Каждый модуль (пользователи, каталог, заказы, финансы, документы, аналитика) разработан как отдельный сервис. Это обеспечивает гибкость и масштабируемость.
• Шлюз API. Внешний интерфейс реализован через единый шлюз (API Gateway), который отвечает за аутентификацию, маршрутизацию запросов, лимитирование и защиту. Такой подход соответствует лучшим практикам интеграции, позволяя централизованно управлять версиями API и контролировать нагрузку.
• Каталог и прайс‑лист. Номенклатура хранится в центральной базе данных. Для каждого пользователя формируется индивидуальный набор товаров и цен. Отдельный сервис рассчитывает скидки и акции, используя правила и сегментацию клиентов.
• Сервис заказов и согласований. Он реализует логику проверки минимального количества, сроков поставки, маршрутизирует заказ на согласование согласно внутренним регламентам.
• Интеграция с ERP. Для обмена с учетной системой использовали REST‑интерфейсы и механизм событий, обеспечивающий асинхронное обновление данных. Прием и отправка данных реализованы через адаптеры, что позволяет подключить разные ERP‑системы.
• Модуль документооборота. Хранение договоров, сертификатов качества, технической документации. Подписываемые файлы интегрированы с системами электронной подписи.
• Модуль аналитики. Данные собираются в хранилище (data lake), строятся отчеты: динамика закупок, сравнение предложений, цены поставщиков, KPI отдела закупок.

Для пользовательского интерфейса выбрали современный веб‑фреймворк, поддерживающий адаптивную верстку (чтобы клиенты могли использовать сервис на планшетах и смартфонах).

Особенности внедрения

Процесс внедрения сопровождался рядом организационных и технических особенностей:

• Обновление данных. Настоящая синхронизация с ERP требовала настройки адаптеров. При больших объемах данных использовали батчи и очереди, а для критических операций — синхронные вызовы.
• Безопасность. Для защиты конфиденциальной информации применили двухфакторную аутентификацию, роли и права доступа (RBAC), шифрование. Каждая операция логируется; это помогает при внутреннем аудите и разрешении спорных ситуаций.

Настройка аналитики

Отдельного внимания заслуживает аналитический модуль. Он предоставляет:

• Отчеты по поставщикам. Сравнение цен, сроков выполнения, количества брака. Это позволяет выбрать надежных партнеров.
• Мониторинг динамики. Ключевые показатели (средняя цена, количество заказов, объемы закупок) представлены в виде диаграмм и таблиц.
• Контроль соответствия бюджета. Видны плановые и фактические показатели, отклонения, рекомендации по оптимизации.

Благодаря аналитике руководство увидело ранее скрытые проблемы, например, зависимость от конкретного поставщика или повышение цен без весомых причин.

Что изменилось

Платформа B2B‑закупок принесла ощутимые результаты:

1. Ускорение процесса закупок. Время от заявки до выставления заказа сократилось с 5–7 дней до 1–2 дней. Повторный заказ можно сделать за несколько минут.
2. Снижение ошибок. Неверные позиции, неправильные цены или количество практически исчезли. Система автоматически проверяет совместимость данных и предупреждает об ошибках.
3. Прозрачность цен. Закупщики могут сравнивать предложения, видеть историю ценообразования и выбирать оптимальный вариант. Это позволило снизить стоимость закупок в среднем на 10 %.
4. Уменьшение нагрузки на сотрудников. Менеджеры по закупкам освободились от рутинной работы: они сосредоточились на стратегических задачах, поиске новых поставщиков и анализе рынка. Отдел бухгалтерии получил автоматическую передачу документов и уменьшил ручной труд.
5. Совместная работа. Все участники — поставщики, закупщики, финансы — работают в едином пространстве. Это упрощает коммуникацию, исключает дублирование и ускоряет согласования.
6. Увеличение масштабируемости. Платформа рассчитана на рост: подключение новых поставщиков, интеграция дополнительных модулей, расширение географии.

Трудности

В процессе реализации выявили проблемы:

• Сложность реинжиниринга процессов. При разработке платформы выяснилось, что некоторые правила закупок устарели и мешают автоматизации. Пришлось изменить регламенты и пересмотреть ответственность сотрудников.
• Потребность в надежной инфраструктуре. Для обеспечения бесперебойной работы необходимо стабильное интернет‑соединение, резервирование и мониторинг. Команда настроила систему оповещений и резервное копирование.
• Привлечение поставщиков. Чтобы платформа была полезной, поставщики должны активно загружать данные. Мы совместно с заказчиком проводили работу по подключению и мотивации поставщиков, предлагали простые инструкции и техническую поддержку.
• Сопротивление пользователей. Часть закупщиков и менеджеров опасались нового инструмента. Мы организовали серию мастер‑классов и демонстраций, где показали экономию времени и уменьшение ошибок. Постепенно пользователи увидели преимущества.
• Разные варианты прайс‑листов. Поставщики поначалу не хотели раскрывать индивидуальные цены. Команда внедрила опцию «гибкие предложения»: поставщик видит запрос, предлагает цену и условия — и только после согласия покупателя информация становится видна другим.

Главный урок: цифровые закупки — это не просто технология, а изменение бизнес‑культуры. Важно вовлечь все стороны, обеспечить поддержку и постоянно совершенствовать сервис, адаптируя его к реальным потребностям.

Комментарий менеджера проекта

«Сложность проекта была не в самой разработке, а в том, что мы шаг за шагом вытаскивали на поверхность все, что раньше скрывалось в переписках, Excel-файлах и устных договоренностях. Заказчик оказался очень вовлеченным — вместе мы принимали непростые решения, где-то меняли привычные процессы, где-то шли на компромиссы в угоду автоматизации. Результат — рабочий инструмент, который помогает закупкам быть быстрыми, прозрачными и управляемыми»

Дальнейшие планы

Платформа продолжает развиваться. В планах заказчика:

• Запуск мобильного приложения для работы с платформой на смартфонах. Это актуально для закупщиков, которые часто находятся в командировках.
• Интеграция с сервисами логистики, чтобы в режиме реального времени отслеживать перемещение грузов и управлять доставкой.
• Использование предиктивной аналитики для прогнозирования потребностей в закупках, выявления сезонных колебаний и оптимизации запасов.
• Расширение на другие подразделения: совместные закупки для нескольких предприятий холдинга, интеграция с системой управления производством.

Глубокое понимание бизнес‑процессов, грамотный выбор архитектуры и грамотное управление проектом приводят к успешному результату. Платформа обеспечивает персонализацию, прозрачность, автоматизацию и аналитику — все то, что необходимо современным предприятиям для эффективных закупок.

Совместная работа команды интегратора и клиента позволяет создать продукт, который решает текущие задачи и становится фундаментом для будущего развития.

{{cta}}