Как мы запустили B2B-портал для поставщика упаковки

Для поставщика упаковки с каталогом в 6 000 SKU мы разработали B2B‑портал с личным кабинетом, остатками и документами. Проект стал драйвером цифровой трансформации: автоматизировал продажи, разгрузил менеджеров и улучшил клиентский опыт.

Клиент 

Компания занимается оптовыми продажами упаковки ресторанам, кафе, пекарням, фермерским хозяйствам и мелким производителям. В портфеле – 6000 SKU, включая картонные коробки, пластиковые контейнеры, бумажные стаканы, пакеты и пленку разных размеров. 

Главные трудности на старте:

• Сложные прайс‑листы. Для каждого клиента действовали индивидуальные цены, скидки и условия. Поддерживать десятки вариантов в Excel было хлопотно и приводило к ошибкам.
• Сезонность и высокие пики спроса. В предновогодние недели объемы заказов увеличивались вдвое. Менеджеры не успевали отвечать на запросы, а клиенты не понимали, сколько товара доступно.
• Регуляторные требования и документы. Для продукции требовались сертификаты соответствия и декларации о соответствии. Сотрудники тратили много времени на сбор и отправку документов.
• Медленный обмен данными между отделами. Склад, бухгалтерия и отдел продаж использовали разные системы. Заказы дублировали вручную, из-за чего возникали несоответствия.

Покупатели все чаще хотят покупать без участия менеджера и пользоваться самообслуживанием. Компания поняла: без цифрового портала она потеряет клиентов и конкурентоспособность.

Цели и ключевые задачи

Поставщик сформулировал цели проекта:

1. Повысить удобство для клиентов. Предоставить им персонализированный каталог и цены, видимость остатков и сроков поставки, возможность быстро формировать и повторять заказы.
2. Автоматизировать процесс продаж. Исключить ручное обновление прайс‑листов и обмена документами, снизить нагрузку на менеджеров.
3. Улучшить управление запасами. Дать клиентам доступ к реальным остаткам на складе, чтобы избежать отмен заказов и возвратов.
4. Обеспечить соответствие регуляторным требованиям. Хранить и предоставлять сертификаты продукции, следить за соблюдением нормативов.

Проектирование и реализация

Выбор функциональности

Наши эксперты составили список обязательных функций:

1. Индивидуальные каталоги и цены. Каждый покупатель увидит только те товары, которые ему доступны, с согласованными ценами. Важность таких «кастомных» каталогов подчеркивают эксперты: персональные каталоги помогают исключить ненужный ассортимент и увеличить продажи.
2. Личный кабинет. Клиент может сам зарегистрироваться, обновить данные, посмотреть остатки, оформить заказ, скачать документы и отследить статус.
3. История заказов и быстрые повторные покупки. Возможность просмотреть прошлые заказы, скопировать их и отправить новый заказ (это облегчает регулярные закупки).
4. Гибкие условия оплаты. Онлайн‑оплата, отсрочка, бонусы; возможность видеть размер отсрочки и оставшийся лимит.
5. Документооборот. Электронный архив сертификатов, деклараций, счетов, актов сверок. К покупателю автоматом прикрепляются нужные документы.
6. Реальные остатки на складе. Клиент видит, сколько упаковки есть в наличии и когда будет следующая поставка.
7. Система уведомлений. Сообщения об изменении статуса заказа, новых поступлениях, изменении цен и акции.
8. Интеграция с внутренними системами. Портал должен быть связан с 1С, складским учетом, бухгалтерией и CRM.
9. Безопасность и разграничение прав. Для разных сотрудников клиента — разные уровни доступа (формирование заказа, утверждение, просмотр документов).

Архитектура решения

Проектируемая платформа основана на микросервисной архитектуре и контейнеризации. Основные компоненты:

• Каталог и ценообразование. Отдельный сервис, управляющий номенклатурой и ценами. Он поддерживает различные модели: скидка по объему, сезонная скидка, акция на определенную позицию. Мы ориентировались на рекомендацию Resolve — иметь возможность гибкого ценообразования в зависимости от клиента и условий.
• Сервис заказов. Принимает запросы, проверяет условия (минимальная партия, наличие), создает заказ в учетной системе.
• Сервис складских остатков. Снимает данные из системы управления складом и предоставляет информацию в режиме реального времени. Это позволяет клиентам избежать возвращенных заказов, как рекомендовано в отраслевых гайдах.
• Сервис документирования. Хранит и выдает файлы сертификатов и деклараций, связывает их с товарными позициями.
• Интеграционный слой. Использует событийно‑ориентированную архитектуру (Kafka) для асинхронного обмена между сервисами. Внешние вызовы проходят через шлюз программных интерфейсов, который обеспечивает аутентификацию, маршрутизацию и лимитирование, что соответствует лучшим практикам API‑интеграции.
• Интерфейс пользователя. Веб‑клиент на основе современного JavaScript‑фреймворка, адаптивный дизайн, чтобы заказ можно было оформить с телефона.

Безопасность обеспечивается шифрованием данных, двухфакторной аутентификацией и ограничением прав. Благодаря этому портал соответствует требованиям по защите персональных данных и финансовой информации.

Команда и планирование

Было сформировано ядро проекта: руководитель, бизнес‑аналитик, архитектор, два разработчика, тестировщик, дизайнер, специалист по интеграциям. Разработка велась по двухнедельным итерациям. Сначала реализовали минимальный набор функций: регистрация, каталог, корзина, подтверждение заказа. Затем добавляли новые модули.

Этапы работ

1. Прототип и дизайн. Дизайнер создал интерактивный макет портала. В ходе тестов на фокус‑группе интерфейс меняли, чтобы он был понятным для клиентов разных возрастов.
2. Разработка ядра. Создали микросервисы, настроили взаимодействие через очереди сообщений, реализовали базовую авторизацию.
3. Интеграции. Подключили учетную систему (1С) через REST‑интерфейсы, синхронизировали каталог и остатки. Подключили CRM, чтобы продавцы видели действия клиентов.
4. Документооборот. Настроили хранение сертификатов и деклараций. Теперь при покупке клиент может сразу скачать нужный документ.
5. Платежный модуль. Подключили платежный сервис, реализовали функции выставления счета, оплаты онлайн и контроля лимита.
6. Разделение ролей. Настроили разные уровни доступа: оформитель, согласующий, бухгалтер. Для входа используется двухфакторная аутентификация.
7. Функционал повторных заказов. Реализована история покупок: клиент может посмотреть прошлые заказы и повторить их одним кликом, как советует Resolve.
8. Уведомления. Настроили e‑mail и SMS‑оповещения: подтверждение заказа, изменение статуса, поступление товара.

Обучение и внедрение

Для клиентов подготовили инструкции: видеоуроки, вебинары и раздел «часто задаваемые вопросы». Сотрудники отдела продаж звонили клиентам и помогали им регистрироваться. Для внутренних сотрудников проводили тренинги по работе с новой системой и объясняли преимущества.

Бизнес-результаты

Спустя девять месяцев после запуска портала были зафиксированы такие результаты:

• Более 80% заказов приходят через портал. До его внедрения таких заказов не было. Онлайн‑канал разгрузил менеджеров.
• Скорость обработки заказа сократилась в четыре раза. Ранее оформление заказа занимало до двух суток из‑за обмена письмами; теперь — несколько минут.
• Ошибки в заявках сократились на 80%. Поскольку клиент выбирает товар из каталога, ошибки в артикулах и количестве почти исчезли.
• Средний чек увеличился на 15%. Клиенты стали покупать дополнительные позиции благодаря персональным рекомендациям и видимости каталога.
• Выросла удовлетворенность клиентов. В опросах 90% пользователей отметили удобство заказа и доступа к документам.
• Снизилась нагрузка на отдел продаж. Количество входящих звонков упало на треть; менеджеры концентрируются на крупных переговорах и привлечении новых клиентов.

Портал помог компании не только улучшить сервис, но и переосмыслить процессы. Теперь руководство получает аналитические данные о продажах и поведении клиентов и может планировать закупки точнее. Поддержка регуляторных требований стала проще: все сертификаты и декларации доступны по ссылке.

Комментарий менеджера проекта

«С этим проектом мы срослись. Это была перестройка всей логики работы с клиентами. Многое делали параллельно: и архитектуру собирали, и процессы вычищали. Самое сложное — договориться с реальностью: с тем, как работает склад, как клиенты привыкли заказывать, как менеджеры оформляют документы. Но благодаря открытому диалогу с заказчиком и честной обратной связи получилось внедрить систему, и улучшить бизнес-процессы».

Трудности

Во время реализации проекта команда столкнулась с небольшими сложностями:

• Не все клиенты сразу приняли новый инструмент. Некоторые продолжали звонить менеджерам. Пришлось проводить индивидуальные консультации, показывать преимущества и помогать регистрироваться.
• Сложность интеграций. Связывание с устаревшей системой учета оказалось трудоемким: в некоторых модулях не было готовых API, пришлось писать адаптеры.
• Разнообразие условий оплаты. Чтобы учесть все варианты (предоплата, отсрочка, частичная оплата), потребовалась гибкая логика в модуле оплаты.
• Обеспечение безопасности. Особое внимание уделяли защите персональных данных и коммерческой информации.

Эти трудности решались по мере появления: через обучение, развитие интеграций и сотрудничество с разработчиками основного ПО.

Перспективы

Развитие проекта продолжается. В планах:

• Мобильное приложение. Чтобы клиенты могли оформлять заказы и отслеживать статус с телефона.
• Личный кабинет поставщика. Партнеры‑производители смогут сами загружать описания, фотографии и документы для своей продукции.
• Интеграция с логистическими сервисами. Автоматический расчет стоимости доставки, выбор курьерской компании.
• Аналитический модуль для клиентов. Они смогут видеть динамику закупок, анализировать затраты и оптимизировать заказы.
• Рекомендательная система. Использование алгоритмов машинного обучения для предложений подходящих товаров на основе истории покупок.

B2B‑портал полезен не только крупным предприятиям, но и средним поставщикам. Главное — правильно определить цели, учесть потребности клиентов и спроектировать систему, ориентированную на персонализацию, самообслуживание и прозрачность. В итоге компания получила:

• рост объема продаж и среднего чека;
• снижение затрат и ошибок;
• улучшение клиентского опыта;
• возможность масштабирования и добавления новых услуг.

Успешное внедрение требует продуманной интеграции, защиты данных и обучения пользователей. B2B‑портал дает конкурентное преимущество: укрепляет связь с клиентами, ускоряет запуск новых продуктов и поддерживает рост бизнеса.

{{cta}}