Автоматизация бизнеса 1С: заказ, склад и финансы в одном контуре

Клиент

Производственно-торговая компания. 

Несколько направлений продаж: опт, e-commerce, маркетплейсы, корпоративные контракты. 

Три склада (центральный и два региональных), участок сборки и комплектования.

Ассортимент — десятки тысяч SKU, сезонность и акции. Деньги проходят через эквайринг, ЭДО и прямые платежи.

Ситуация на старте проекта

ИТ-инфраструктура компании развивалась фрагментарно: 1С работала изолированно, данные хранились в Excel, а сервисы доставки, сайт и интеграции работали несогласованно. Это приводило к сбоям в цепочке «заказ-отгрузка-оплата» и замедляло закрытие отчетных периодов.

К нам пришли за понятной целью: сделать 1С ядром всех систем. Один контур вместо россыпи баз и файлов. Чистые справочники, сквозной процесс заказа, склад на ТСД, маркировка и ЭДО из 1С, надежные обмены с сайтом, маркетплейсами, курьерками и банком. Наша задача — спроектировать и запустить решение «под ключ», чтобы отделы работали по правилам системы, а не по договоренностям.

• Как проходил заказ на самом деле. Клиент оформлял покупку на сайте или через менеджера. Заказ падал в «УТ 11», резерва не было — менеджер «держал в голове». Дальше шел Excel: список на отбор печатали, на складе отмечали ручкой. Если товар ушел на другой заказ, начинались звонки. Накладную собирали из разных шаблонов, УПД выгружали файлом, подписывали в ЭДО отдельно. Оплату ловили через банк-клиент и вручную сопоставляли с заказом. В 1С это выглядело как набор несвязанных фактов.
• Данные «гуляли». Номенклатура с дубликатами, разные единицы измерения, пустые GTIN/КМ, «говорящие» названия вместо кодов. Цены правили прямо в документах реализации — по пути ломалась маржа и скидочные правила. Отсюда — разные отчеты у отделов и вечные споры, какие цифры считать верными.
• Склад и маркировка тормозили отгрузку. Адресного хранения не было, ТСД не использовали. Отбор — по распечаткам, пересортица всплывала на инвентаризациях. Маркировку «Честный ЗНАК» гасили в личном кабинете вручную: часть кодов не читалась, часть терялась, из-за чего груз «заворачивали» в самый неподходящий момент.
• Интеграции были хрупкими. Сайт на Битриксе, маркетплейсы, курьерские службы, ЭДО, банк — каждая интеграция «подружена» отдельно. Падал вебхук — терялся статус. Ночная выгрузка — значит днем остатки на сайте не совпадают с реальностью. Банковские выписки подгружали файлами; если файл не прошел — оплату «ждали» еще сутки.
• Управления по факту не было. План-факт продаж и оборачиваемость считали в разных таблицах, дебиторку сводили руками. Закрытие месяца тянулось: документы зависали в промежуточных статусах, перепроведения рушили старые данные. Любая внеплановая акция или всплеск спроса оборачивались авралом.

Что мы сделали

Мы сделали 1С ядром всех систем — включили штатные механизмы платформы и навели дисциплину данных.

Единая база 1С

Перевезли контур в 1С:Комплексная автоматизация 2.5 (при необходимости — блоки ERP). Подняли сервер 1С+SQL, настроили RLS и профили ролей. Для филиалов — ПланОбмена и расписание регламентных заданий.

MDM и справочники

Почистили номенклатуру и контрагентов, свели ПВХ (характеристики), единицы и ставки НДС. Ввели MDM-правила: обязательные поля, маски для артикулов/GTIN/ШК, запрет «вольных» правок через РЛС. Журнал изменений — по ценам и карточкам.

Сквозной процесс «Заказ → Деньги»

Описали цепочку штатными объектами 1С:

• Заказ клиента с проверкой кредитного лимита (регистр «ВзаиморасчетыСКлиентами»).
• Резервирование по складам (регистры «РезервыТоваров», «ТоварыКОтгрузке»).
• Задания на отбор и контроль сроков/серий.
• Реализация + УПД из 1С, без внешних шаблонов.
• ЭДО (Диадок/СБИС) — отправка по событию документа.
• Оплаты и выписки через 1С:DirectBank с авто-сопоставлением.
  На каждом шаге — статус бизнес-процесса, ответственный и таймеры задач.

Склад и ТСД

Внедрили адресное хранение и мобильный клиент 1С: приемка, перемещение, отбор. Двойной скан (штрих-код/серия) режет пересорт на месте. Сборка идет по заданиям, а не по распечаткам.

Маркировка «Честный ЗНАК»

Подключили обмен (КМ/КМ-П, агрегаты), сделали предвалидацию кодов в 1С. Ввели стоп-правило: отгрузка невозможна без «зеленого» статуса КМ. Коды попадают в УПД автоматически.

Цены и скидки «по правилам»

Настроили типы цен, матрицы скидок, сегменты клиентов и промо-периоды. Расчет — только через документы «Установка цен» и регистры сведений «ЦеныНоменклатуры». Прямые правки цены в реализации — запрещены. Включен журнал изменений.

Интеграции через шину

Сайт (Битрикс), маркетплейсы, ЭДО, банк — не «точка-к-точке», а через HTTP-сервисы 1С + очередь (ретраи, дед-лейтер, лог). Вебхуки ловим в 1С, статус синхронизируем событиями. Для филиалов — ПланОбмена, для пиков — пакетная обработка.

Финансы и казначейство

Автосверка оплат, контроль дебиторки, кредитные лимиты и блокировки по просрочке. Платежки уходят из 1С, выписки приходят автоматически; «ручные» файлы больше не нужны.

Витрины и отчетность

Собрали витрины (регламентные задания) и СКД-дашборды: продажи/маржа, остатки/оборачиваемость, SLA отгрузок, возвраты, план-факт, дебиторка. Для руководства — ежедневные сводки и выгрузка в BI.

Безопасность и устойчивость

Роли/РЛС, журнал регистрации, монитор фоновых заданий, резервное копирование. Критичные операции — только по правам и с аудитом. Ошибки обменов — с алертами и автоповторами.

Обучение и запуск

Короткие сессии по ролям, подсказки в формах 1С. Запускали волнами: сначала «заказ-резерв-отбор-отгрузка», затем маркировка/ЭДО, потом финансы и витрины. Продажи и склад не останавливались ни на день.

Итог: заказ идет через 1С без Excel и ручной склейки. Резервы — настоящие, склад — по заданиям, маркировка и ЭДО — из 1С, деньги и статусы видны всем. Интеграции стабильны, отчеты совпадают у всех отделов.

Бизнес-результат

Сейчас заказ живет в 1С от начала до фактической продажи. Клиент оформляет покупку — в базе появляется заказ, система проверяет лимит, резервирует товар и ставит задания складу. Отбор идет на ТСД, коды маркировка проверяется на месте. Реализация и УПД выходят из 1С, документ уходит в ЭДО. Оплата прилетает через DirectBank и автоматически связывается с заказом. Никаких ручных склеек.

• Скорость выросла. Сборка заказа стала короче примерно на треть. Отгрузка «день-в-день» стала нормой. Закрытие месяца — в срок: перепроведения больше не валят прошлые периоды.
• Ошибок меньше. Пересорт режется сканером, «битые» КМ не проходят в отгрузку, дубликаты номенклатуры исчезли. Цены и скидки считаются по правилам, а не «в документе». Возвраты из-за бумаг сведены к редким кейсам.
• Видны статусы на каждом шаге: что собрано, что отгружается, что оплачено. Руководство смотрит план-факт, маржу, оборачиваемость и SLA в дашбордах 1С, а не в пяти таблицах. Отделы спорить перестали — у всех одна версия данных.
• Деньги под контролем. Дебиторка и кредитные лимиты работают автоматом, просрочки блокируются. Прогноз поступлений строится по событиям из 1С и сходится с фактом.

{{cta}}

Этапы разработки

Мы шли небольшими итерациями. Каждая итерация закрывала конкретный риск и давала осязаемый эффект — без «большого переключателя» и остановки отгрузок.

1. Обследование и модель данных (2 недели).
   Интервью по отделам, карта «заказ → деньги», перечень интеграций. Сформировали мастер-справочники (номенклатура, контрагенты, цены, единицы, НДС), договорились о «правилах игры» в 1С: что считается принятым заказом, где рождается резерв, какие статусы обязательны.
2. Единая база 1С и MDM (2–3 недели).
   Развернули «1С:КА 2.5» на сервере 1С+SQL. Перенесли данные, очистили дубли, свели ПВХ и единицы. Включили роли/РЛС, обязательные поля и журнал изменений. Заморозили «вольные» правки в документах.
3. MVP-процесс «заказ → отгрузка» (3 недели).
   Включили цепочку: заказ клиента → проверка лимита → резерв → задания на отбор → реализация/УПД → ЭДО. Подключили DirectBank для выписок. Пилот — один склад и одно направление продаж.
4. Склад и маркировка (2–3 недели).
   Адресное хранение, мобильный клиент 1С (ТСД), двойной скан. Подключили «Честный ЗНАК»: предвалидация КМ, стоп-условия, автоматическая выгрузка кодов в УПД. Ошибки ловим до рампы.
5. Интеграции через шину (2 недели).
   Сайт (Битрикс), маркетплейсы, курьерки, ЭДО, банк — через HTTP-сервисы 1С и очередь с ретраями и логированием. Для филиалов — ПланОбмена. Сняли «ночные выгрузки», перешли на событийный обмен.
6. Цены, скидки и промо (1–2 недели).
   Типы цен, матрицы скидок, сегменты клиентов, промо-периоды. Расчет — только через «Установку цен» и регистры. Запретили правку цены «в документе», включили журнал изменений.
7. Финансы и отчетность (1–2 недели).
   Автосверка оплат, дебиторка, кредитные лимиты. Витрины и СКД-дашборды: продажи, маржа, оборачиваемость, SLA отгрузки, план-факт. Ежедневные сводки руководителям.
8. Обучение и гипер-кэр (2 недели).
   Короткие сессии по ролям, подсказки в формах 1С. Дежурим на старте, правим мелочи «по ходу», не останавливая поток.

Итог: за один цикл внедрения 1С стала ядром. Заказ проходит по статусам без Excel, склад работает по заданиям, КМ и ЭДО — из 1С, деньги и цифры сходятся у всех.

Трудности и как решали

Грязные справочники.

Что видели: дубли номенклатуры и контрагентов, разные единицы и НДС, пустые GTIN/КМ; цены правили прямо в документе.

Что сделали: MDM на 1С — мастер-справочники, жесткая валидация полей, маски артикулов/GTIN, роли/РЛС, журнал изменений; «Установка цен» вместо правок в реализации.

Эффект: единый каталог и корректные регистры, цены и скидки считаются по правилам, отчеты перестали «спорить».

Сопротивление складу и ТСД.

Что видели: «сканер тормозит», сборка по распечаткам, пересортица всплывает на инвентаризациях.

Что сделали: упростили сценарии мобильного клиента 1С (минимум полей, автопереходы), ввели адресное хранение и двойной скан; обучение на сменах, KPI — не «скорость любой ценой», а «ноль ошибок».

Эффект: сборка быстрее и чище; пересорт режется на месте, инвентаризация — часы, а не дни.

Маркировка «Честный ЗНАК».

Что видели: гашение в ЛК вручную, «битые» коды на рампе, срывы отгрузки.

Что сделали: предвалидация КМ в 1С, автоматическая проверка статусов, стоп-условие на отгрузку без «зеленого» КМ; включили выгрузку кодов в УПД.

Эффект: возвраты по маркировке ушли, отгрузка не стопорится из-за мелочей.

Сбои обменов и потеря статусов.

Что видели: сайт/маркетплейсы/курьерки/ЭДО «точка-к-точке», вебхуки падали, статусы терялись, выписки грузили файлами.

Что сделали: шина на HTTP-сервисах 1С с очередями и ретраями, ПланОбмена для филиалов, мониторинг фоновых заданий и алерты; 1С — источник истины, внешние — подписчики. DirectBank для платежей и выписок.

Эффект: статусы и заказы не теряются, данные прилетают в режиме событий, деньги связываются с заказами автоматически.

Коротко: убрали причины. Данные — чистые, склад — по правилам, маркировка и обмены — под контролем 1С. Процесс держится на системе, а не на «героизме».

Результаты

Система стала предсказуемой. 98% заказов проходят полный путь в 1С: от создания до денег. Повторы и «ручные склейки» ушли.

• Скорость. Среднее время сборки сократилось примерно на 30–40%. Доля отгрузок «день-в-день» выросла с ~60% до 90%+. Закрытие месяца стабильно укладывается в срок без авралов и массовых перепроведений.
• Качество. Пересорт и ошибки при отборе — вниз на ≈60–70% за счет ТСД и двойного сканирования. Возвраты из-за документов/маркировки — редкие кейсы: предвалидация КМ и стоп-условия в 1С ловят проблемы до рампы. Дубликаты номенклатуры и контрагентов убраны, цены считаются по правилам — маржа не «пляшет».
• Прозрачность. В 1С видны статусы каждого шага: резерв, отбор, УПД/ЭДО, оплата. Руководство смотрит план-факт, маржу, оборачиваемость и SLA в дашбордах, а не в пяти Excel. Споры по цифрам ушли — одна версия данных для всех.
• Деньги. Автосверка через DirectBank закрывает платежи без ручных файлов. Просрочки блокируются по кредитным лимитам. Прогноз поступлений строится по событиям из 1С и сходится с фактом.

Комментарий менеджера проекта

Мы начали с простого — договорились о правилах внутри 1С. Что считается принятым заказом, где рождается резерв, кто закрывает статус «отбор завершен», и можно ли править цену «в документе». Пока этого не было, любые доработки становились бесполезны.

Два решения все поменяли. Первое — единая база 1С с MDM: мастер-справочники, запрет «вольных» правок, журнал изменений. Как только исчезли дубли номенклатуры и контрагентов, сразу «встали на место» регистры, цены и отчеты. Второе — сквозной процесс «заказ → деньги»: резерв, задания на отбор, УПД/ЭДО и DirectBank — все из 1С, со статусами и таймерами. После этого ушли «ручные склейки» между отделами.

Самая сложная часть — склад и маркировка. В первые дни ТСД казались «медленнее бумаги». Мы вычистили сценарии до трех экранов, включили двойной скан и поставили цель не «быстрее любой ценой», а «ноль ошибок». Пара смен — и пересорт ушел. По «Честному ЗНАКу» ввели предвалидацию и стоп-условие на отгрузку — возвраты из-за КМ исчезли.

Дальнейшие планы

Дальше — системный рост. Запускаем пакет доработок 1С/ERP, чтобы ускорить отгрузки, стабилизировать запасы и держать маржу под контролем.

• Планирование и закупки. Включаем ABC/XYZ, целевые уровни сервиса и авто-рекомендации заказов. Контроль поставщиков по SLA.
• OMS для e-commerce. Правила распределения заказов между складами и слотами курьерок. Резервирование по ETA и приоритезация VIP/маркетплейсов.
• MDM 2.0. Автопроверки карточек (GTIN/вес-габариты/фото), задачи на исправление прямо в 1С. Пороговые алерты по «грязным» данным.
• Бюджетирование и P&L. План-факт по направлениям и клиентам, маржинальность до SKU. Сценарии «что-если» по ценам и промо.
• Логистика и WMS-плюсы. Волновой отбор, кросс-докинг, доп. стратегии размещения. Инвентаризация «налету» без остановки зоны.
• Мобильные рабочие места. Приемка/перемещения/инвентаризация на ТСД для всех площадок. Мобильные формы согласований.
• EDI/ЭДО расширение. Полный цикл УПД/актов/реестров возвратов, статус-трекер по исключениям. Разделяем «красные» и «желтые» кейсы.
• BI и алерты. Онлайн-дашборды и события: просрочка, обрыв обмена, падение SLA, «не закрыт день». Алерты в мессенджеры.
• Безопасность и отказоустойчивость. Резервные копии по схеме 3-2-1, аудит доступа, маскирование в отчетах. Тест восстановления «в бою».
• CI/CD для 1С. Репозитории конфигураций, автодеплой расширений, регламентные автотесты типовых сценариев.

Это даст дальнейший рост: предсказуемые запасы, быстрые отгрузки, прозрачную экономику и устойчивую инфраструктуру вокруг 1С.

{{cta}}