Как выбрать WMS-систему: 10 шагов к эффективному внедрению

Ошибки при сборке, задержки с отгрузкой и ручной учет обходятся ритейлу в 15% прибыли ежегодно. WMS-система совершенствует работу склада, устраняя ручной труд и снижая количество ошибок. Рассказываем, как выбрать WMS, которая не просто автоматизирует, но и оптимизирует логистику, сокращая затраты на 20-30%.

Что такое WMS-система

WMS — это комплекс программных модулей для координации и контроля складских операций. Система управляет всеми этапами — от приемки до отгрузки — и показывает, что происходит на складе в реальном времени. Она особенно нужна тем, кто продает через интернет — WMS позволяет компаниям соответствовать растущим ожиданиям клиентов в скорости и точности доставки. Согласно исследованию Gartner, компании, внедрившие WMS, сокращают затраты на складскую логистику на 20-30%.

Почему современный склад не может работать без WMS?

Устаревшие методы управления складом тормозят рост бизнеса, приводят к ошибкам и потере клиентов. С WMS склад работает быстрее и с меньшим числом ошибок — это позволяет обслуживать больше заказов без расширения штата. Система не просто учитывает товары, а интеллектуально управляет процессами. После внедрения WMS компания:

• Повышает операционную эффективность — автоматизирует рутинные задачи, обрабатывая заказы на 30-50% быстрее.
• Сводит к минимуму ошибки — исключает «человеческий фактор» при приемке, отборе и отгрузке, что особенно важно для фармацевтики и ритейла.
• Обеспечивает полную видимость запасов — отображает актуальные данные о количестве товаров онлайн, предотвращая затоваривание и недостачи.
• Оптимизирует использование пространства — интеллектуально распределяет товары по зонам хранения, увеличивая полезную емкость склада без расширения площадей. 
• Увеличивает лояльность клиентов — гарантирует точность сборки и своевременную обработку заказов, что повышает доверие и удовлетворенность покупателей.

Система помогает наладить работу склада — устранить хаотичность работы и снизить операционные затраты.

Функции WMS

Базовые функции — приемка товаров на склад, размещение на хранение, отбор согласно заказам и отгрузка есть в любой системе. Однако более продвинутые решения поддерживают контроль сроков годности (FEFO, FIFO), управление заданиями для сотрудников и аналитику в реальном времени.

‍

Важные функции:

• Точное расположение: каждому товару система присваивает точное место на складе, что ускоряет процессы и снижает ошибки.
• Интеграция с оборудованием: поддержка ТСД, принтеров штрихкодов и складской техники.
• Управление задачами: автоматическое распределение заданий среди сотрудников на основе их загруженности и квалификации.
• Аналитика и отчетность: встроенные инструменты для анализа производительности, точности запасов и других KPI.
  ‍

Виды WMS: сравнение и особенности

Разделим WMS-системы на три типа в зависимости от способа установки и возможностей.

1. Локальные. Работают на собственном оборудовании компании и требуют значительных первоначальных вложений. Подходят крупным производствам, дистрибьюторским центрам и ритейл-сетям с собственным IT-отделом. Пример — металлургический комбинат с уникальными техпроцессами, где нужна глубокая адаптация под отраслевые стандарты.
2. Облачные. Работают через браузер по подписке (SaaS). Не требуют больших первоначальных затрат и легко масштабируются. Это идеальный вариант для среднего бизнеса: оптовых компаний или стартапов с сезонными колебаниями спроса. Например, сеть кофеен, которая активно открывает 30-50 точек в год, или сезонный продавец новогодних товаров.
3. Модули в составе ERP. Встраиваются в учетные системы. В них обычно меньше функций, чем в специализированных решениях. Подходят компаниям, где склад тесно связан с финансами и производством: небольшие склады производителей, оптовые торговцы с простой логистикой. Например, мебельная фабрика, которая ведет учет в 1С и хочет автоматизировать базовые складские операции без интеграций со сторонними системами.

Сравнение типов WMS:

‍

‍

Интеграция с другими системами

Чтобы WMS действительно оптимизировала склад, она должна быть встроена в общую ИТ-инфраструктуру (интегрирована с ERP, TMS и другими корпоративными решениями). Все данные будут хранится в одной системе — это упрощает работу и снижает ошибки. Например, интеграция с ERP позволяет синхронизировать данные о запасах, заказах и финансах, что критично для принятия операционных решений.

Типы интеграции:

• API-интеграция: обмен данными в реальном времени через программные интерфейсы. Подходит компаниям, где важно иметь актуальную информацию каждую минуту. 
• Файловый обмен: данные передаются пачками несколько раз в день через файлы CSV или XML. Простой и дешевый вариант, но информация обновляется с задержкой. 
• Прямое подключение к БД: WMS подключается напрямую к базе данных учетной системы. Самый быстрый способ, но требует высоких затрат на разработку и поддержку. 
  ‍

{{cta}}

Как выбрать WMS-систему: 10 шагов к эффективному внедрению

Изучив более 50 успешных внедрений и мнения экспертов, мы составили план из 10 шагов — они помогут избежать ошибок и выбрать систему под ваши бизнес-задачи.

1. Проанализируйте процессы

Тщательно разберите каждый этап работы склада: как поступает товар, где хранится, как комплектуется и отгружается. Если регулярно возникают ошибки в отгрузке, потребуется система с контролем через сканирование штрихкодов. Малому бизнесу стоит сосредоточиться на 3-5 ключевых проблемных зонах, крупному — провести полный анализ с привлечением специалистов.

2. Убедитесь в масштабируемости системы

Оцените, сможет ли WMS работать при росте бизнеса. Например, интернет-магазин, который планирует увеличить обороты на 50% в год, должен выбрать систему с запасом по количеству товарных позиций и транзакций. Крупным сетям важно проверить поддержку многовариантности складов и каналов продаж.

3. Проверьте совместимость с вашими системами

Убедитесь, что WMS может обмениваться данными с вашей ERP, CRM и другими учетными системами. Производителям нужна интеграция с модулем производственного планирования, а розничным сетям — с платформами онлайн-заказов. Запросите у поставщика список поддерживаемых протоколов и готовых интеграций.

4. Оцените удобство интерфейса

Протестируйте, насколько понятен интерфейс сотрудникам. Например, складам с сезонным персоналом критически важны подсказки, упрощенная навигация и минималистичный дизайн. Крупные компании могут провести пробное обучение для группы сотрудников и собрать обратную связь.

5. Изучите отраслевой опыт поставщика

Запросите примеры внедрения в компаниях вашего профиля. Например, для фармацевтических дистрибьюторов важна поддержка маркировки и температурных режимов. Уточните, как система решала отраслевые задачи у других клиентов.

6. Рассмотрите отечественные аналоги

Оцените российские WMS-решения: они часто лучше адаптированы к местным нормативам. Например, встроенная поддержка ФГИС Меркурий или «Честного ЗНАКа» сэкономит время на доработках. Это также снижает риски, связанные с санкционными ограничениями.

7. Рассчитайте стоимость владения

Учтите не только цену лицензии, но и затраты на внедрение, обновления, поддержку. Например, облачные решения могут казаться дешевле на старте, но для крупных складов часто выгоднее локальные системы в долгосрочной перспективе. Запросите детальный расчет на 3-5 лет.

8. Согласуйте проект с руководством

Внедрение WMS затрагивает все отделы — от логистики до IT. Назначьте ответственных из каждого департамента и проведите стартовое совещание. Так вы быстрее примете решение и снизите сопротивление сотрудников.

9. Протестируйте систему в реальных условиях

Запустите пилотный проект на одном участке склада или с ограниченным ассортиментом. Например, протестируйте работу в зоне приемки или отгрузки. Сравните показатели до и после внедрения: скорость обработки, количество ошибок, затраты времени.

10. Заключите договор с четким SLA

Пропишите в договоре время реакции на сбои, частоту обновлений и условия техподдержки. Для складов с круглосуточной работой критически важна поддержка 24/7. Уточните у поставщика информацию о сохранности данных и отказоустойчивости.
‍

Типичные ошибки при выборе 

Ошибки при выборе WMS ведут к финансовым потерям. По данным РБК, более 50% проектов сталкиваются с задержками из-за недооценки рисков на этапе выбора. Рассмотрим основные трудности и способы их предотвращения.

‍

1. Копируете решения конкурентов, вместо анализа своих процессов.

Не выбирайте систему только потому, что она работает у других. Каждый склад имеет свои особенности: номенклатуру, оборудование, товарные потоки. Копирование приводит к несоответствию системы вашим задачам. Проведите внутренний аудит процессов. Например, при проблемах с комплектацией выбирайте системы с контролем через сканирование штрихкодов.

‍

2. Игнорируете интеграцию с другими системами.

Отсутствие интеграции с внутренними платформами приводит к расхождениям в данных и увеличению ручного труда. Перед выбором проверьте поддерживаемые протоколы обмена данными. Уточните у поставщика наличие готовых коннекторов для ваших систем.

‍

3. Экономите на тестировании и обучении.

Если не протестировать систему на реальных задачах, будут сбои. Неподготовленные сотрудники допускают ошибки или сопротивляются нововведениям. Поможет пилотное тестирование на одном участке склада.

‍

4. Выбираете систему «на вырост»

Если взять слишком сложную WMS, придётся переплатить за функции, которые вам пока не нужны. Определите задачи, которые нужно решить сейчас, и которые могут появиться через 2-3 года. Малому бизнесу обычно достаточно базовых функций с возможностью масштабирования.

‍

5. Не проверяете референсы поставщика.

Красивая презентация не гарантирует, что система подойдет именно вам. Запросите у поставщика кейсы внедрения в компаниях вашей отрасли. Пообщайтесь с клиентами, чтобы узнать о реальных преимуществах и недостатках системы.

Как WMS оптимизировала складские процессы 

Компания «Стройтерминал Центр Красок» внедрила систему Axelot WMS на московском складе площадью 6,5 тыс. м². Проект включал автоматизацию основных операций: приемки товара, хранения, отбора и отгрузки. Интеграция с корпоративной IT-системой через платформу DATAREON обеспечила синхронизацию данных в реальном времени. В результате компания:

‍

• Сократила ручной ввод данных на 40% за счет автоматизации процессов.
• Ускорила обработку заказов на 22%, оптимизировав маршруты перемещения техники.
• Повысила точность контроля остатков и сократила холостые пробеги складской техники.
• Обеспечила соответствие отраслевым требованиям: работает с маркировкой «Честный ЗНАК» и управляет зонами колеровки.
  ‍

Сколько стоит внедрение

Стоимость варьируется в широких пределах — от нескольких сотен тысяч до десятков миллионов рублей в зависимости от сложности системы и масштаба склада. В затраты входят лицензии на ПО, услуги внедрения, закупка оборудования (ТСД, принтеры) и обучение персонала. Ниже — ориентировочная стоимость внедрения.

Готовые (коробочные) решения:

• Стоимость лицензии: от 300 тыс. руб.
• Затраты на внедрение и настройку: от 200 до 500 тыс. руб.
• Оборудование: от 150 до 400 тыс. руб.
• Обучение персонала: от 50 до 150 тыс. руб.
• Период окупаемости: 6-12 месяцев.

Адаптируемые системы:

• Лицензионное ПО: от 800 тыс. руб.
• Работы по внедрению и настройке: 1-3 млн руб.
• Оснащение оборудованием: от 400 тыс. руб.
• Обучение сотрудников: 200-500 тыс. руб.
• Срок окупаемости инвестиций: 1-2 года.

Высокопроизводительные WMS:

• Стоимость лицензий: от 2 млн руб.
• Внедрение и кастомизация: от 3 до 15 млн руб.
• Техническое оснащение: 1-5 млн руб.
• Программа обучения: 500-1500 тыс. руб.
• Окупаемость: 1,5-3 года.
  ‍

WMS-система: 5 ключевых выводов по выбору и внедрению

WMS влияет на всю логистическую цепочку компании. Правильно выбранная система не только уберет рутину, но и поможет обойти конкурентов. Ниже — ключевые выводы.

‍

1. WMS помогает быстрее принимать и отгружать товар, контролировать остатки в реальном времени и снижать потери из-за ошибок и недостач.
2. Выбор решения зависит от масштаба бизнеса, потребностей в кастомизации и IT-инфраструктуры.
3. Успех внедрения WMS лишь на 20% зависит от технологий. Остальные 80% — это готовность компании меняться и вовлеченность сотрудников.
4. Отечественные решения не уступают зарубежным аналогам по функционалу и надежности.
5. Качественная WMS окупается за 1,5-2 года. За это время бизнес снижает расходы на складские процессы, уменьшает число ошибок и обрабатывает заказы быстрее.

{{cta}}