До 40% рабочего дня бухгалтера уходит на работу с бумажными документами: печать, подписание и рассылку. С электронным документооборотом аналогичные действия занимают несколько минут. Рассказываем, как устроен 1С-ЭДО: какие документы поддерживает, чем отличается от аналогов и как его используют в торговле, логистике и производстве.
Что такое 1С-ЭДО
1С-ЭДО — это сервис, с помощью которого компании отправляют юридически значимую документацию контрагентам из любой конфигурации 1С. Можно отправлять накладные и акты без переключения между учетными системами и потери времени. Все, что вы отправляете через 1С-ЭДО, признается в судах и налоговой: вы защищены юридически и больше не зависите от бумажных носителей.
Обмен документами происходит через операторские сервисы ЭДО: СБИС, Такском, Диадок и других партнеров, сотрудничающих с 1С. Компания выбирает оптимального провайдера под свои задачи и географию контрагентов. Документы подписываются ЭЦП (электронной подписью) и шифруются перед отправкой, что исключает риск утраты или подделки. Для логистических и производственных организаций, где каждая ошибка в документации может задержать поставку, автоматизация ЭДО помогает избежать сбоев и штрафов.
Многие путают сервис с решением 1С:Документооборот, однако это разные инструменты с отдельными задачами. Главное отличие — в направлении работы:
- «1С:ЭДО» отвечает за документооборот с внешними партнерами — вы отправляете счета, акты или накладные контрагентам.
- «1С:Документооборот» решает внутренние задачи: маршруты согласования, контроль поручений и аналитику процессов внутри компании.
Оба решения можно использовать вместе — например, полученные через ЭДО документы отправлять на внутреннее согласование.
Какие документы можно создать через 1С-ЭДО
Сервис поддерживает все основные типы первичных и юридически значимых документов. Сотрудники продолжают работать с привычными документами — не нужно осваивать новые форматы или менять бизнес-процессы. Система сверяет ИНН, статус компании по базе ФНС и автоматически заполняет реквизиты, снижая риск ошибок при выставлении счетов и актов. Можно отправлять даже неформализованные документы (произвольные формы без утвержденного шаблона) — письма или акты сверки с полной юридической силой.
Через систему компании создают и отправляют:
- Документы для учета и товарооборота: счета-фактуры, УПД, акты завершенных работ/предоставленных услуг;
- Платежные счета;
- Договоры и допсоглашения;
- Письма и запросы в свободной форме.
Как работает обмен документами
Разберем пошагово процесс обмена документами.
- Вы формируете счет или акт в 1С. Не нужно копировать данные, пересылать PDF или искать шаблоны. Сервис проверяет реквизиты контрагента и заполняет обязательные поля.
- Вы подписываете документ в пару кликов. На отправку уходит до 1 минуты — выбираете файл и подтверждаете подпись.
- Документ уходит контрагенту напрямую через оператора ЭДО — за секунды, без вложений на email или ручной пересылки.
- Контрагент подписывает документ со своей стороны. Вы сразу получаете оповещение о факте подписания. Документ автоматически поступает в вашу базу и в базу партнера.
- Документация сохраняется в вашей базе 1С и доступна по дате, сумме или контрагенту — вы находите нужный акт за секунды даже спустя год.
Важно: для работы с 1С-ЭДО достаточно иметь действующую электронную подпись. Большинство версий 1С уже совместимы с сервисом — дополнительные настройки не требуются.
Почему компании выбирают 1С:ЭДО
По данным ФНС, в 2025 году объем рынка ЭДО превысил 32 млрд рублей, показав рост на 14% за год. Крупный бизнес уже почти полностью перешел на ЭДО, а среди малых и средних компаний этот показатель достиг 45%. С 2026 года переход на электронные ТН станет обязательным для всех участников перевозок, что ускорит переход на цифровой формат. Вот пять конкретных преимуществ, которые объясняют, почему компании массово переходят на 1С:ЭДО:
- Сокращение операционных затрат — электронный обмен сокращает расходы на административные задачи (печать, курьерская доставка) на 80%.
- Ускорение взаимодействия с контрагентами — вы подписываете документы за минуты. Это ускоряет закрытие сделок и улучшает денежный поток.
- Интеграция с учетными системами — все документы автоматически попадают в вашу 1С, без повторного ввода, что экономит до 30 минут на каждый комплект.
- Юридическая безопасность — перед отправкой каждый документ проходит 18 автоматических проверок, которые гарантируют, что он подписан уполномоченным лицом и не содержит ошибок.
Однако кроме очевидных преимуществ, 1С:ЭДО имеет и скрытые возможности, о которых не все знают.
- Проверка полномочий контрагента через машиночитаемые доверенности — система показывает, имеет ли человек право подписывать документы. При необходимости можно гибко настраивать проверки: например, снизить требования для проверенных партнеров. Так, компания из сферы дистрибуции выявила, что более 5% документов были подписаны сотрудниками без соответствующих полномочий. После активации проверки через МЧД эти случаи были исключены, что помогло избежать споров с налоговой и потенциальных штрафов.
- Чат в интерфейсе 1С для обсуждения документов — вы можете быстро уточнить детали накладной или акта с коллегами до подписания. История обсуждений хранится вместе с документом — вы легко докажете согласованную версию в случае спора или налоговой проверки. Например, производственная компания использует чат для согласования корректировок в УПД между бухгалтером и контрагентом. Это позволяет закрывать спорные вопросы за 15 минут без звонков и переписок по почте.
- Бесплатное взаимодействие между разными операторами ЭДО — даже если ваш партнер использует другую систему 1С:ЭДО сама перенаправит документы. К примеру, сеть аптек обменивается документами с 700+ поставщиками, часть из которых работает через СБИС. Благодаря встроенному роумингу компания экономит до 12 000 руб. ежемесячно, не оплачивая межсистемный обмен и избегая повторных отправок.
Если вы используете СБИС, API-интеграция с 1С-ЭДО позволит настроить автоматический обмен данными — это избавит вас от двойного ввода: изменения сразу будут видны в обеих системах.
Сравнение 1С:ЭДО с другими системами документооборота
1С:ЭДО выделяется глубокой интеграцией с программными решениями 1С — специалисты обрабатывают документы в системе, без открытия браузера или дополнительных окон. Сервис автоматически формирует и обновляет документы без участия пользователя — как мы писали выше. Рассмотрим теперь ключевые отличия 1С:ЭДО от конкурентов:
Как подключить сервис: пошаговая инструкция
Подключение занимает от 1 до 3 дней. Вы настраиваете обмен документами в интерфейсе 1С: не нужно устанавливать дополнительные модули. Система автоматически синхронизируется с вашей базой контрагентов и подтягивает актуальные реквизиты. Ниже — пошаговая инструкция по подключению.
- Проверьте готовность. Убедитесь, что у вас есть КЭП от аккредитованного центра — такая же, как для сдачи отчетности в ФНС. Проверьте, что ваша 1С обновлена до последней версии.
- Активируйте систему. «Администрирование» → «Электронный документооборот» → «Обмен с контрагентами» и включите опцию «Сервисы ЭДО».
- Выберите электронную подпись. Система предложит выбрать сертификат ЭЦП. При отсутствии криптопровайдера установите КриптоПро или ViPNet CSP и импортируйте сертификат.
- Зарегистрируйтесь у оператора. Выберите оператора 1С-ЭДО из списка партнеров (Астрал, Диадок, Такском и другие) и зарегистрируйте организацию.
- Отправьте приглашения контрагентам. Через раздел «Контрагенты» → «ЭДО» → «Пригласить к обмену». Без этого шага обмен документами невозможен.
- Настройте права доступа сотрудников. Разрешите бухгалтеру подписывать документы, а менеджеру — только просматривать их. Это поможет избежать ошибок и контролировать процесс.
- Подключите уведомления. Система напомнит вам и контрагенту, если что-то не подписано вовремя. Это помогает избежать просрочек и ускоряет закрытие сделок.
Важно! Техническая поддержка 1С не хранит пароли от электронных подписей — эти данные остаются только у вас. Если потеряете пароль, придется выпускать новый сертификат.
При подключении сервиса наши специалисты помогут вам пройти регистрацию у оператора, настроить обмен с Диадок или СБИС и обучат сотрудников работе в интерфейсе 1С — без привлечения программистов.
Стоимость и тарифы
Вы платите только за исходящие документы, а входящие — всегда бесплатны. Это удобно для компаний с большим объемом входящего ЭДО. Документы учитываются пакетами: каждый содержит счет-фактуру и два вспомогательных документа.
Актуальные тарифы сервиса:
Крупным компаниям с документооборотом от 1000 комплектов в месяц рекомендуем 1С:ИТС ПРОФ или предоплатные пакеты от 5000 комплектов — они предлагают стоимость до 5 рублей за комплект.
Среднему бизнесу выгоднее 1С:ИТС ТЕХНО или предоплатный тариф на 500 комплектов — это оптимизирует расходы без переплат за неиспользованные документы.
{{cta}}
1С-ЭДО для разных отраслей: кейсы компаний
По данным ФНС, чаще всего решение используют в оптовой и розничной торговле (32% компаний), логистике (28%) и производстве (18%). 1С-ЭДО — это не просто замена бумажных счетов-фактур, а инструмент, который ускоряет ключевые операционные процессы в вашей сфере.
Розничная торговля
В ритейле сервис автоматизирует приемку товаров и сверку с поставщиками, что особенно важно при работе с крупными сетями. Бизнес сокращает время на обработку накладных и актов расхождений, а также минимизирует ручные ошибки.
Пример: сеть автосалонов внедрила 1С-ЭДО для обработки накладных и актов с поставщиками. Система сократила согласование документов с 3 дней до 2 часов и исключила ручной ввод данных. Компания автоматизировала 85% документооборота и перераспределила персонал на другие задачи.
Логистика и перевозки
В логистике 1С-ЭДО ускоряет оформление транспортных накладных и отслеживание грузов. Система обеспечивает работу с ЭПД, что исключает потерю данных и задержки.
Пример: транспортная компания «ПЭК» интегрировала 1С-ЭДО с системой управления перевозками. Сотрудники больше не заполняют накладные вручную — данные из учетной системы автоматически переносятся в транспортные документы. Это ускорило обработку документов на 40% и исключило ошибки, из-за которых ранее возникали штрафы и задержки.
Производство и строительство
В производстве и строительстве сервис упрощает обмен технической документацией и актами выполненных работ. Он позволяет обмениваться BIM-документацией и многостраничными чертежами напрямую из учетной системы. Это ускоряет приемку этапов работ и упрощает контроль подрядчиков.
Пример: мясоперерабатывающий комбинат внедрил 1С-ЭДО для работы с 500+ контрагентами. Система уменьшила срок подписания актов с 5 дней до 1 часа и исключила потерю документов. Архивы интегрированы с учетной системой, что упростило аудит и отчетность.
FAQ
Мы собрали ответы на вопросы, которые чаще всего задают компании перед использованием системы.
Что такое 1С-ЭДО и чем он отличается от других систем?
Это программное решение для прямого обмена документами с партнерами в экосистеме 1С. В отличие от внешних систем, он не требует интеграций и дополнительных модулей. Все документы сразу попадают в учетную систему без ручного ввода.
Нужно ли менять программное обеспечение для подключения 1С-ЭДО?
Нет. Система поддерживает все конфигурации 1С, дополнительных программ не требуется. Все работает прямо в привычной программе.
Насколько безопасен обмен документами через систему?
Система обеспечивает полную конфиденциальность и безопасность. Документы шифруются при передаче и подписываются УКЭП. Они хранятся только у вас и ваших партнеров: даже оператор ЭДО не может их прочитать. Это важно для защиты коммерческой информации и соответствия закону 152-ФЗ.
Сколько времени занимает подключение и настройка?
Обычно это 1-2 дня. Больше времени уходит на юридическое оформление с контрагентами, чем на технические настройки. Первые документы можно отправлять сразу после подключения.
С какими документами работает 1С-ЭДО?
Сервис поддерживает обмен любыми документами — от УПД и счетов-фактур до собственных шаблонов — все они обладают юридической значимостью.
Как хранятся документы в системе?
Документы автоматически сохраняются в электронном архиве внутри вашей программы 1С. Резервное копирование происходит вместе с копиями базы данных, что обеспечивает надежное сохранение документов.
Что делать при превышении месячного лимита документов?
Сервис будет продолжает работать — исходящие документы оплачиваются по стандартным расценкам (от 2 рублей за комплект). Можно докупить дополнительные комплекты документов или перейти на расширенный тариф.
Кто поможет решить проблему, если что-то сломается?
Техподдержка 1С и оператора ЭДО. Они решают 95% вопросов за 1-2 часа. Если проблема сложная, подключаются инженеры. Обычно всё чинят в течение дня.
Чек-лист по использованию 1С:ЭДО
По данным ФНС, свыше 67% организаций ежедневно работают с ЭДО. Крупный бизнес обрабатывает до 1000 документов в день, а средние компании — около 100 накладных в неделю. Мы подготовили практические советы, которые помогут вам настроить систему так, чтобы она экономила ваше время и уменьшала расходы:
- Включите автоматическое проведение счетов-фактур и актов — сервис сам создаст учетные записи без ручного ввода. Это сократит время обработки на 90%.
- Интегрируйте 1С:ЭДО с CRM-системой организации — данные будут обновляться между отделами в реальном времени, вы избежите дублирования информации.
- Включите уведомления о не подписанных документах — система автоматически напомнит контрагентам о просрочках.
- Настройте ролевой доступ для сотрудников — право подписи должны иметь только ответственные лица. Это снизит риски ошибок.
- Храните документы в зашифрованном облачном архиве — вы быстро найдете нужный файл и защитите данные от потерь.
- Следите за документами через аналитику 1С:ЭДО — аналитика показывает, сколько времени тратится на каждый документ и где возникают ошибки — вы сможете устранить «узкие места» в процессе.
- Регулярно обновляйте версию 1С-ЭДО — это откроет доступ к новым форматам ЭПД и обеспечит соблюдение последних требований ФНС.
{{cta}}
