Система управления организацией: Как оптимизировать процессы и повысить эффективность

Система управления организацией играет ключевую роль в успехе бизнеса. В статье рассмотрены лучшие практики, инструменты и решения, которые помогут повысить продуктивность и улучшить внутренние процессы.

Смотреть на Rutube ___________________________________________

Для более эффективного управления компанией нужна не только грамотная стратегия, но и IT-средства.

Корпоративные информационные системы (КИС) способны сделать проще целый ряд бизнес-процессов. С их помощью можно автоматизировать большую часть задач, а внедрение инноваций наподобие ИИ уменьшит число ошибок, сделанных операторами.

Сама система управления организацией может включать несколько программных решений. Так, для работы с клиентами понадобится CRM-модуль, для внутренних процессов — ERP, а для анализа данных — BI .

Сюда относится комплекс программных инструментов, ПО и технологий, которые помогают бизнесу организовать внутренние и внешние процессы.

Чаще всего речь идет о КИС для работы с клиентами и партнерами, управления персоналом, распределения финансов и других целей.

Такие системы можно адаптировать под нужды конкретного предприятия, масштабировать, интегрировать с другими IT-технологиями.

Как правило, каждая система управления организацией используется для узкого спектра задач: кадрового менеджмента; стратегического управления; взаимодействия с бизнес-партнерами и поставщиками; административной работы; финансовой деятельности; организации маркетинга и продаж; контроля качества.

Если компания небольшая, можно использовать единую систему с отдельными модулями CRM, ERP, аналитики и т.д. В крупных фирмах лучше установить отдельные КИС, поскольку объем задач и их сложность в таких корпорациях обычно в разы больше.

Это IT-решение отвечает за организацию работы с клиентами.

Оно может работать как отдельная программа или встроенный модуль. С его помощью можно в любой момент получить информацию о клиентах, от контактных данных до истории покупок и обращений в сервис. CRM не только упрощает эти задачи: на основе выдаваемых данных маркетологи анализируют покупательскую активность, а работа нескольких отделов с одним заказом или клиентом проходит быстрее и эффективнее.

Грамотная систематизация. В базу данных можно внести любые контактные данные по клиенту, сохранить историю переписки, звонков, данные по переговорам, сделкам и другим взаимодействиям.

Менеджеру не придется долго искать нужное письмо в переписке или приложение к контракту, поскольку информацию можно структурировать.

Повторяющиеся задачи уже не нужно выполнять вручную, что экономит время сотрудников и снижает нагрузку на них. Например, формирование накладных, отправка уведомлений, составление отчетов по отгрузкам — все это может проходить без участия человека.

Удобная аналитика. С помощью CRM легче следить за активностью менеджеров, проверять, насколько эффективно они работают, изучать поведение ЦА, прогнозировать его.

Инструменты CRM-системы помогают добиться высокого уровня конверсии и расширить клиентскую базу.

Практически любой современный бизнес — это целая система процессов, которые связаны друг с другом.

Если в каком-то из них происходит сбой, результат всей деятельности может оказаться плачевным.

Чтобы такого не произошло, в компаниях внедряют BPM-системы.

Они нужны в первую очередь для управления и контроля в компаниях, где к решению одной задачи привлекают специалистов из разных отделов. Допустим, клиент банка жалуется, что через приложение не удается оформить кредитную карту. К решению проблемы привлекают несколько подразделений:

Первичной обработкой заявки занимается служба поддержки.

На этом этапе проходит регистрация обращения, оценка срочности и назначение исполнителя, который им занимается.

Затем к решению вопроса привлекают IT-специалиста.

Он проверяет, действует ли кредитный сервис в целом, работает ли само приложение, и устраняет сбои ПО, если дело в них. К задаче подключают и финансовый отдел, который проверяет, не вызвана ли проблема плохой кредитной историей клиента, арестом счета или другими подобными факторами.

Поскольку все процессы проходят на одной информационной платформе, взаимодействие службы поддержки, финансового отдела и IT будет слаженным и быстрым.

Клиенту не придется ждать несколько часов, пока его вопрос решат.

Это не только ускоряет обработку запросов, но и повышает лояльность к компании.

Кроме организации и контроля, BPM-системы нужны бизнесу для моделирования процессов, оптимизации рутины и других задач.

Во все информационные системы, которые подходят для управления организацией, могут быть интегрированы различные инструменты, упрощающие задачу. Например, это может быть: ЭДО.

При внедрении электронного документооборота уже не надо печатать приказы, договоры, контракты и т.д., отправлять их по почте или выдавать на руки под роспись.

Все эти действия проходят в онлайн-режиме.

Это не только сокращает операционные издержки, но и экономит время и силы. AI и RPA.

Искусственный интеллект может обрабатывать данные, создавать несложные документы, уведомлять сотрудников о мероприятиях, рассылать письма клиентам и многое другое. А роботы помогают автоматизировать учет остатков, оплату поставок, оформление заказов и другие задачи.

Инструменты BI . Бизнес-аналитика работает с большим количеством разнородных данных.

Это не только помогает не только увидеть, например, как менялось предприятие за последние 10 лет, но и скорректировать долгосрочную стратегию развития или составить ее с нуля, потратив минимум сил и времени.

Они помогают снизить нагрузку на собственные серверы компании, применяются для хранения и обработки данных, в том числе используемых в управлении.

Выбранные инструменты экономят время и силы персонала, снижают риск человеческих ошибок и ускоряют обработку бизнес-процессов.

За счет этого компания сможет справляться с самыми сложными задачами, не расширяя штат сотрудников. А за счет ускоренной обработки растет уровень клиентского сервиса, что укрепляет доверие к фирме.