Системы цифровой трансформации: Как инновации меняют бизнес-процессы и создают новые возможности для роста

Чтобы перевести бизнес в новый формат, нужно решить, какие системы цифровой трансформации потребуются конкретной фирме. За счет их внедрения становится проще управлять кадрами, ресурсами, закупками и другими процессами. Кроме того, такое ПО позволяет упростить задачи аналитики и прогнозирования, повысить качество работы с клиентами. Однако очень важно правильно выбрать системы для ЦТ, иначе компания рискует потерять деньги и время. 

Что учесть? 

На выбор влияет множество факторов: это и уровень цифровизации, и состояние IT-инфраструктуры, и даже сфера деятельности. Например, заводу, выпускающему электронику, пригодится IIoT (промышленный интернет вещей), а для магазина, продающего такие товары, эта система будет менее полезна. Классификация, которую мы составили, поможет вам понять, какие IT-продукты пригодятся вашему бизнесу. 

ERP-системы 

Когда компания развивается, открывает новые филиалы и активно осваивает рынок, наступает момент, когда управлять внешними и внутренними процессами становится труднее. В результате данные теряются, заказы обрабатываются медленнее, клиенты могут разочароваться и уйти к конкуренту. В такой ситуации на помощь приходят ERP-системы. Они нужны для эффективного планирования ресурсов компании. Внедрение помогает собрать на одной платформе информацию о: 

• производстве; 
• финансах; 
• клиентах; 
• продажах; 
• кадрах; 
• логистике. 

Основное преимущество ERP-систем — высокая адаптивность. По этой причине они могут принести пользу практически любой фирме. Например, в сети пиццерий ПО формирует заявку на пополнение запасов муки и специй, когда продукты заканчиваются. Проще говоря, менеджеру не приходится следить за остатками и заполнять запрос вручную, надо только подтвердить его отправку поставщику. А в онлайн-магазине канцтоваров ERP-система может проверять, есть ли заказанный клиентом товар на складе, рассчитать сроки отгрузки, сформировать счет, зарезервировать продукцию и отправить заявку в отдел логистики. 

Чаще всего такие решения внедряют крупные компании, у которых много отделов, подразделений, дочерних предприятий. В таких фирмах ERP ускоряет получение и обработку данных в среднем на 25-30%: это не только оптимизирует внутренние процессы, но и повышает качество обслуживания клиента. 

При выборе нужно обратить внимание на: 

• формат работы системы (она может быть локальной, облачной или гибридной); 
• встроенные модули (они отвечают за отдельные процессы — управление остатками, мониторинг оборудования, работу с логистикой и т.д.); 
• наличие поддержки со стороны разработчика; 
• сроки внедрения; 
• тарифы. 

CRM-системы 

Задача такого ПО — управление работой с клиентами. Сюда входит сбор персональных данных, мониторинг заказов, создание индивидуальных предложений, отслеживание бизнес-метрик. CRM-система может быть частью ERP, однако ее используют и отдельно. Главные цели: 

• прирост продаж; 
• снижение количества отказов клиентов; 
• повышение качества обслуживания; 
• поиск проблем, связанных с обработкой клиентских запросов. 

С помощью CRM можно получить максимально точную и развернутую информацию о продажах. Например, вы сможете в любой момент посмотреть, какие товары и услуги покупают чаще, на какие позиции влияет сезонность спроса, насколько эффективно работают менеджеры того или иного отдела. Система будет полезной и компаниям, которые теряют клиентов на каком-либо этапе. Она помогает обнаружить, на каком шаге покупатель отказывается от дальнейшего оформления, и понять, в чем причина. 

Выбирая такое ПО, нужно решить, что лучше — отдельная CRM-система или модуль, встроенный в ERP. 

Плюсы и минусы решений 

Как правило, чем крупнее бизнес, тем выгоднее будет внедрение отдельной CRM-системы для цифровой трансформации. Учтите и специфику вашей компании: если ей не подходят готовые решения, лучше заказать разработку кастомного ПО специально под ее нужды. 

{{cta}}

SCM-системы

Это комплекс инструментов, которые нужны для управления поставками. Их используют для решения задач на всех этапах работы с продуктом. Например, SCM-системы помогают: 

• сформировать ассортимент магазина; 
• составить список поставщиков; 
• организовать закупку сырья или готового товара; 
• обеспечить производство расходными материалами и запчастями; 
• решить вопросы, связанные с логистикой (доставка в розничные магазины, отправка конечному потребителю, выкладка и другие задачи); 
• создать условия для быстрого и беспроблемного возврата. 

Такие IT-решения повышают качество планирования: они могут прогнозировать изменения спроса, поэтому компания не столкнется ни с дефицитом товаров, ни с излишками на складах. Работа с логистикой поможет автоматизировать ряд процессов, поэтому нагрузка на сотрудников снизится, как и число ошибок в обработке заказов. Это поможет укрепить доверие клиента к фирме, повысить репутацию. 

Выбирая SCM-систему, обращайте внимание не только на число функций, но и совместимость с уже интегрированными инструментами и оборудованием. Например, если вы используете маркировку товаров RFID-метками, проверьте, можно ли интегрировать ПО с терминалами сбора данных. Если оборудование устарело, система не сможет работать. 

PLM-системы

Практически в любом бизнесе нужно уметь рассчитать жизненный цикл товара, а затем грамотно им управлять. Чтобы упростить эту задачу, можно использовать систему PLM. Она позволяет автоматизировать процессы на всех этапах ЖЦТ. Такое ПО используют не только компании, производящие и продающие какой-либо товар, но и сервисы услуг. 

Системы PLM могут управлять: 

• документами по продукту — инструкциями, чертежами, лицензиями и пр.; 
• информацией о товаре или услуге; 
• конфигурациями продукта; 
• проектами, связанными с планированием, мониторингом, реализацией задач, от продвижения до вывода на новые рынки; 
• коммуникацией между отделами, если разработкой, модернизацией и другими процессами занимаются специалисты разного профиля; 
• качеством готового продукта. 

Внедрение PLM-системы оптимизирует жизненный цикл товара или услуги на всех шагах существования. Так, решение сокращает время на разработку, поэтому продукция быстрее попадает на рынок, а значит, заинтересует больше клиентов. На этапе роста ПО упрощает поиск ошибок, повышает качество товара, что укрепляет доверие ЦА к марке. Когда продукт переходит в стадию зрелости, PLM-система помогает привлечь новых клиентов и удержать интерес старых. А когда наступает период спада, именно этот инструмент помогает понять, стоит ли искусственно увеличивать ЖЦТ или выгоднее вывести его с рынка. 

BPM-системы

Эти решения помогают упростить бизнес-процессы компании, сделать их более прозрачными и управляемыми. Встроенные модули нужны для моделирования задач, их исполнения и контроля качества: 

1. Визуальный конструктор помогает создать схему, по которой будет проходить конкретный бизнес-процесс (например, отгрузка товара, обработка претензии покупателя или поиск сотрудника). 
2. Блоки управления ставят конкретные задачи, дают доступ к ним нужным специалистам. Они же оповещают менеджера, если, например, какой-то процесс задержали или не выполнили в срок. 
3. Модули аналитики упрощают мониторинг качества работы. Они собирают данные, визуализируют их в виде таблиц, графиков и других средств, выводят информацию, которая нужна для составления KPI. Благодаря этим модулям руководство сможет вовремя узнавать, что у компании появился долг перед партнерами или ФНС, следить за динамикой спроса, выявлять слабые места бизнес-процессов. 

Внедрение BPM-системы снижает нагрузку на персонал, а значит, сотрудники будут реже ошибаться из-за усталости или низкой концентрации. Допустим, что до цифровой трансформации счета в компании обрабатывали вручную, и по очередному документу нужно было внести предоплату, а не всю сумму. Однако бухгалтер забыл об этом и перечислил полный платеж. В результате чего фирме не хватило денег на другие операции, и пришлось задержать зарплату сотрудникам. Интеграция BPM сведет такие ситуации к нулю: система автоматически выплатит именно столько, сколько было запланировано, а при наличии расхождений уведомит бухгалтера. 

Business intelligence

Эти системы автоматизируют бизнес-аналитику. Она, в свою очередь, нужна для работы с данными, от которых зависят дальнейшие действия компании. Основные функции: 

• отражение информации о внутренних процессах в числовом формате — это может быть сумма среднего чека, количество заказов за какой-то период, число возвратов, прибыль и т.д.; 
• обработка полученных данных — система убирает ошибки, пропуски, зачищает дубли, убирает другие проблемы, мешающие изучать информацию; 
• анализ — сюда входит поиск закономерностей, тенденций, проблемных мест, других моментов, которые должно учесть руководство в дальнейшей работе. 

Внедрение BI-системы нужно любой компании, которая планирует расширяться или уже имеет множество отделов и филиалов. Например, с помощью такого IT-решения можно увидеть, какие товары чаще покупают в одном регионе, а какие — в другом. Это поможет вовремя оптимизировать ассортимент, убрать невостребованные позиции и насытить его более популярными продуктами. 

Выбирая BI-систему, обратите внимание на объем функций, уточните, какие метрики умеет отслеживать и обрабатывать ПО, посмотрите, удобен ли интерфейс. Поинтересуйтесь, как часто происходят обновления, какие инструменты защиты использует разработчик, чтобы данные не были украдены. Для малого бизнеса на ранних этапах может подойти бесплатная система с открытым кодом, но чем активнее развивается компания, тем сильнее ей нужно персональное решение. 

RPA 

Это комплекс инструментов для роботизации задач, которые требуется решать регулярно. Например, с их помощью можно сделать так, что ряд процессов будет проходить без участия человека: 

1. Сбор данных из нескольких источников. Например, если сведения о закупках, кадрах, финансах, партнерах содержатся не в одной, а в нескольких БД, система найдет и выгрузит их одновременно. 
2. Финансовые операции. RPA-инструменты могут создавать счета, платежные поручения, сверять выписки, находить ошибки и несоответствия в бухгалтерии фирмы. 
3. Контроль поставок. RPA-система может оформлять заказы, вести учет остатков на складе, сообщать о том, что та или иная позиция скоро закончится. 
4. Работа с кадрами. Подготовка договоров, приказов, уведомление персонала об отпусках и выплатах, рассылка предупреждений, санкции — все эти задачи можно полностью или частично автоматизировать. 
5. Маркетинговые задачи. RPA-инструменты могут генерировать письма для e-mail рассылок, обрабатывать первичные запросы клиентов, собирать данные при помощи онлайн-анкет. 
6. Анализ данных. Эти системы могут, например, мониторить цены конкурентов на аналогичный или точно такой же товар либо услугу, выводить графики изменения стоимости. 

Благодаря роботам RPA продуктивность сотрудников вырастает на 30-50%, а расходы на рутину сокращаются на 20-70%. Компания избавляется и от ошибок, возникающих из-за человеческого фактора: работники уже не обязаны выполнять монотонные задачи, от которых рассеивается внимание, и могут сосредоточиться на более сложных и интересных делах. 

Cloud technologies 

Облачные сервисы — это универсальное решение, оно подходит компаниям вне зависимости от их масштаба, сферы деятельности, специфики работы и других нюансов. Такие системы позволяют бизнесу снизить расходы на IT-инфраструктуру, организовать быстрый переход персонала на удаленку, упростить внутренние процессы. Все данные хранятся на дистанционных серверах, принадлежащих вендору, он же занимается техподдержкой. 

Виды облачных сервисов: 

• хранилища данных — от простых файлообменников до корпоративных систем с дополнительными функциями, например аналитикой; 
• платформы для совместного доступа — нужны для компаний, где над одним проектом трудится несколько специалистов (например, выпуск книги в издательстве, которым занимается редактор, корректор, верстальщик, дизайнер, руководитель отдела допечатной подготовки и пр.); 
• системы анализа данных. 

Облачные системы можно использовать не только как основной способ хранения информации, но и в качестве инструмента резервного копирования. Проще говоря, если с сервером компании что-то случится, данные не теряются безвозвратно: их можно восстановить. 

Big Data 

«Большие данные» — это массив информации, которую получают и обрабатывают цифровыми инструментами и методами. Например, сюда относятся записи с камер видеонаблюдения, статистика посещаемости интернет-магазина, показатели, считанные сотнями и тысячами датчиков «умного предприятия». Системы упрощают обработку Big Data, ускоряют их анализ и делают прогнозирование куда точнее. В результате бизнес сможет: 

• выявлять скрытые тенденции, «подводные камни» в своей деятельности, которые трудно увидеть и отследить традиционными методами; 
• автоматизировать отдельные решения — например, маршруты для службы такси можно выстраивать без участия водителя, а в интернет-магазине игрушек реклама будет отображаться с учетом возраста ребенка; 
• получать данные, которые нужны роботам и ИИ-ассистентам для обучения; 
• предсказывать изменения спроса, прибыли, других бизнес-метрик. 

Системы Big Data напрямую связаны с другими инструментами, например интернетом вещей. Так, «Роснефть» внедрила цифровой мониторинг трубопроводов, для чего более 80 тысяч км сетей оснастили специальными датчиками. Эти устройства следят за уровнем жидкости, толщиной стенок, фиксируют нарушения целостности труб. В результате компания узнает о риске поломок до их появления, что сократило простои и расходы на ремонт. Данные, поступающие в систему, формируют  Big Data, а сами датчики относятся к промышленному интернету вещей. 

AI 

Системы искусственного интеллекта берут на себя самые разные задачи, от рутины наподобие сбора данных до сложных процессов (прогнозирование, аналитика и пр.). В них могут входить такие инструменты: 

• чат-боты; 
• умные рекомендации; 
• оптимизаторы внутренних процессов; 
• приложения для диагностики проблем; 
• специализированные программы. 

Такие решения востребованы практически для любого бизнеса, от маленького стартапа до корпорации, филиалы которой есть не только в других городах, но и за рубежом. 

Спектр задач зависит от того, для чего именно разработали ИИ-ассистента. Например, чат-боты могут отвечать на простые вопросы клиентов: это не только снимает нагрузку с операторов, но и сокращает время обработки заявок. Умные рекомендации помогают увеличить средний чек и продлить время пребывания покупателя на сайте, а оптимизаторы процессов могут самостоятельно рассчитать маршрут доставки товара. 

5 критериев выбора 

Чтобы решить, нужна вашей компании конкретная система для цифровой трансформации или нет, оцените ее по методу SMART. Это значит, что вам нужно понять, насколько она конкретна, измерима, достижима, актуальна и привязана ко времени. Допустим, вы собираетесь внедрить CRM-систему, но сомневаетесь, что она окупится. Для этого задайте несколько вопросов: 

1. Какую задачу решит инструмент? 
2. Как понять, что цель достигнута? 
3. Насколько реально добиться ожидаемых результатов? 
4. Почему внедрение CRM нужно именно сегодня? 
5. Сколько времени уйдет на интеграцию, когда появятся первые результаты, а когда — наибольший эффект? 

Примеры оценки внедрения CRM для турфирмы по критериям SMART 

Выбирая системы цифровой трансформации, учтите не только особенности вашего бизнеса, но и уровень его цифровизации, состояние IT-оборудования, готовность сотрудников к изменениям. Если вы не уверены, какие именно решения подойдут вашей компании, закажите консультацию у профессионалов.

{{cta}}