Работа любой компании состоит из десятков рутинных процессов. Упорядочить их и управлять ими способны BPM-системы.
Рассказываем, что такое BPM-система, как она работает и чем полезна в разных сферах.
BPM-система — что это такое простыми словами
BPM-система или BPMS (Business Process Management System) — это программа для контроля и оптимизации бизнес-процессов. Она помогает автоматизировать и управлять работой всех отделов.
Примеры процессов, которые можно автоматизировать:
- оформление отпусков;
- поиск и наем сотрудников;
- согласования договоров и счетов;
- контроль поставки и отгрузки товаров;
- отслеживания статусов сделок с клиентами.
Система делит процесс на этапы. Например, на каждом этапе согласования договора участники цепочки получает уведомление: юрист, руководитель, бухгалтер. Если это сделка, то система будет регулировать этапы работы менеджера с клиентом.
Можно видеть статус процесса и на каком он сейчас этапе. Это делает работу компании более эффективной и позволяет вовремя заметить ошибки. Ведь система не перейдет к следующей задаче процесса, если какой-то этап еще не завершен.
Зачем бизнесу BPM-система
Разберем, какую пользу приносит бизнесу платформы BPM.
Автоматизирует операционку
Например, BPM-система может взять на себя документооборот. Сотрудники освобождены от лишней операционки и могут сфокусироваться на своих рабочих задачах.
Структурирует работу
Каждый процесс в системе разложен на этапы, поэтому структура становится понятной, а работа отлаженной. Каждый понимает свои задачи, видит сроки и что еще предстоит.
Оптимизирует время и работу команды
BPM-система позволяет быстро координировать работу команды и сокращает время выполнения задач. Единое пространство связывает разные команды. Если в какой-то момент процесс остановился, команда отследит, на каком этапе, и коллеги смогут подхватить задачу.
Помогает в управлении
Инструменты BPM помогают руководителю быть в курсе всех дел, предоставляют аналитику и позволяют вовремя определить проблему. Например, заметить задержку поставки или недостаточное количество определенного товара на складе.
Интегрируется в любую сферу
BPM-система внедряется в любую сферу деятельности и везде будет работать на пользу бизнеса. Также она интегрируется с CRM и другими приложениями, например, 1С или СБИС.
Для каких сфер подходит BPM-система
Вендоры разрабатывают решения практически для любых бизнес-сфер. Рассмотрим отрасли, где BPM наиболее востребованы.
IT и Digital
В этих сферах BPM помогает командам в работе над проектами: контроль задач и сроков, распределение ресурсов на проекте, согласование релизов продукта, отслеживание прогресса команды.
E-commerce
Интернет-магазины с помощью BPMS могут отслеживать наличие товара на складе, принимать и обрабатывать заказы, отслеживать статус отгрузки и поставок товара от партнеров.
Ритейл
Похожий функционал BPMS выполняет и в сфере ритейла. А также помогает контролировать торговые точки, отслеживать планы продажи, оптимизировать закупки.
Производство
BPM-система отслеживает все этапы производства продукции, контролирует сроки выпуска, отгрузку поставщикам, закупку материалов, логистику.
Банковская сфера
BPM-система управляет продажами финансовых услуг, автоматизирует обслуживание клиентов, помогает разработать наиболее оптимальные решения для разных клиентских запросов.
Медицина
Медицинским клиникам BPMS стандартизирует работу с документами, медицинскими карточками, улучшает коммуникацию с пациентами, управляет расписанием персонала, а также контролирует расход и наличие препаратов, оборудования.
Отличия от других систем
Есть и другие IT-решения и платформы, которые упрощают многие рабочие задачи. Разберем отличия.
BPM и CRM
CRM-системы направлены на взаимодействие с клиентами, контроль продаж компании. Тогда как BPMS решают более широкий спектра вопросов. Они управляют всеми внутренними бизнес-процессами, причем CRM может быть интегрирована в BPMS.
BPM и ERP
ERP-системы также помогают в автоматизации и контроле задач. Но в целом это достаточно сложное ПО, которое после внедрения уже мало поддается изменениям. BPM-системы – адаптивные программы, которые можно постоянно совершенствовать и создавать новые процессы под возникающие задачи.
Как работает BPMS
Система состоит из трех элементов:
- административная панель – в ней настраивают процессы;
- движок системы – он их реализует;
- интерфейс пользователя – через него сотрудники пользуются ПО.
Перечислим программные модули.
Моделирование процессов
Это инструмент создания процесса. Здесь можно создать цепочку событий, что будет происходить после совершения того или иного действия. Здесь же можно назначить ответственных на разных этапах. В таких редакторах часто есть готовые шаблоны для типовых задач.
Источник: elma365.com
Управление и исполнение
Система сама уведомляет ответственных на разных этапах и дает соответствующие этапу задачи. В каких-то задачах сотруднику нужно заполнить какой-либо отчет, что-то выполняется автоматически без участия команды, например, отправка сообщений.
Мониторинг и аналитика
Когда процесс запущен, руководитель видит, как выполняются задачи и их статусы. По мере прохождения разных этапов можно отслеживать эффективность работы и заметить, например, когда процесс дает сбой. Возможно, на каком-то этапе не справляется сотрудник.
Возможности интеграции
BPM-системы интегрируются с другими системами. Это могут быть телефония, мессенджеры, системы документооборота и бухучета.
Что учесть перед внедрением BPM-системы
Опирайтесь на следующие критерии.
- Разнообразие функций – они должны соответствовать запросам вашей компании;
- Понятный интерфейс – взаимодействие с ПО должно быть понятным и удобным для всех сотрудников;
- Адаптивность и интеграция – BPMS можно без сложностей настроить под свои процессы и легко интегрировать с существующими системами, если они уже есть;
- Стоимость – важно рассчитать бюджет не только на покупку лицензии, но и на последующее внедрение ПО, обучение и онбординг сотрудников.
Как выбрать и запустить BPM-систему, делимся в статье.
Пять российских систем
Перечислим несколько российских BPM-системы:
- Elma 365 – экосистема для управления документооборотом, клиентской базой, проектами и корпоративными сервисами;
- Directim – ПО, которое включает управление проектами, интеграцию с корпоративными сервисами, электронный документооборот, технологии ИИ;
- Docvision – адаптивная ПО для управления документооборотом для крупных предприятий;
- BPMSoft – продукт с решениями для множества отраслей;
- Pyrus – платформа с CRM, ЭДО, HRM (сервис рекрутинга).
BPM – IT-решение, которое координирует и автоматизирует бизнес-процессы компании. Ей можно доверить рутинные операции, что повысить эффективность работы команды.
При моделировании процесса можно создать цепочку из задач и ответственных по каждой из них. Когда процесс будет запущен, система сама уведомит всех участников и поставит задачи. Руководитель сможет видеть все этапы работы и статус процесса.
BPMS можно адаптировать под любые сферы, она легко интегрируется с другими решениями для бизнеса.
{{cta}}
