#bpm#digital-transformation#automation

BPM-системы: автоматизация бизнес-процессов для цифровой трансформации и повышения эффективности компании

Как BPM-системы автоматизируют процессы, помогают цифровой трансформации и повышают эффективность компании.

  • BPM-система - что это такое простыми словами
  • Зачем бизнесу BPM-система
  • Автоматизирует операционку
  • Структурирует работу

Расскажем, что такое BPM-системы и как они помогают автоматизировать и контролировать бизнес-процессы в компании. Объясним, чем они отличаются от CRM и ERP, и в каких сферах приносят наибольшую пользу. Покажем, как BPM ускоряет цифровую трансформацию и улучшает работу команды. Время на прочтение: 5 мин. Работа любой компании состоит из десятков рутинных процессов. Упорядочить их и управлять ими способны BPM-системы. Рассказываем, что такое BPM-система, как она работает и чем полезна в разных сферах.

BPM-система - что это такое простыми словами

  1. BPM-система или BPMS (Business Process Management System) - это программа для контроля и оптимизации бизнес-процессов.

  2. Она помогает автоматизировать и управлять работой всех отделов.

  3. Примеры процессов, которые можно автоматизировать: оформление отпусков; поиск и наем сотрудников; согласования договоров и счетов; контроль поставки и отгрузки товаров; отслеживания статусов сделок с клиентами.

  4. Система делит процесс на этапы. Например, на каждом этапе согласования договора участники цепочки получает уведомление: юрист, руководитель, бухгалтер.

  5. Если это сделка, то система будет регулировать этапы работы менеджера с клиентом.

  6. Можно видеть статус процесса и на каком он сейчас этапе.

  7. Это делает работу компании более эффективной и позволяет вовремя заметить ошибки.

  8. Ведь система не перейдет к следующей задаче процесса, если какой-то этап еще не завершен.

Зачем бизнесу BPM-система

Разберем, какую пользу приносит бизнесу платформы BPM.

Автоматизирует операционку

. Например, BPM-система может взять на себя документооборот. Сотрудники освобождены от лишней операционки и могут сфокусироваться на своих рабочих задачах.

Структурирует работу

. Каждый процесс в системе разложен на этапы, поэтому структура становится понятной, а работа отлаженной. Каждый понимает свои задачи, видит сроки и что еще предстоит.

Оптимизирует время и работу команды

. BPM-система позволяет быстро координировать работу команды и сокращает время выполнения задач. Единое пространство связывает разные команды. Если в какой-то момент процесс остановился, команда отследит, на каком этапе, и коллеги смогут подхватить задачу.

Помогает в управлении

. Инструменты BPM помогают руководителю быть в курсе всех дел, предоставляют аналитику и позволяют вовремя определить проблему. Например, заметить задержку поставки или недостаточное количество определенного товара на складе.

Интегрируется в любую сферу

. BPM-система внедряется в любую сферу деятельности и везде будет работать на пользу бизнеса. Также она интегрируется с CRM и другими приложениями, например, 1С или СБИС.

Для каких сфер подходит BPM-система

Вендоры разрабатывают решения практически для любых бизнес-сфер. Рассмотрим отрасли, где BPM наиболее востребованы.

IT и Digital

. В этих сферах BPM помогает командам в работе над проектами: контроль задач и сроков, распределение ресурсов на проекте, согласование релизов продукта, отслеживание прогресса команды.

E-commerce

. Интернет-магазины с помощью BPMS могут отслеживать наличие товара на складе, принимать и обрабатывать заказы, отслеживать статус отгрузки и поставок товара от партнеров.

Ритейл

. Похожий функционал BPMS выполняет и в сфере ритейла. А также помогает контролировать торговые точки, отслеживать планы продажи, оптимизировать закупки.

Производство

. BPM-система отслеживает все этапы производства продукции, контролирует сроки выпуска, отгрузку поставщикам, закупку материалов, логистику.

Банковская сфера

. BPM-система управляет продажами финансовых услуг, автоматизирует обслуживание клиентов, помогает разработать наиболее оптимальные решения для разных клиентских запросов.

Медицина

. Медицинским клиникам BPMS стандартизирует работу с документами, медицинскими карточками, улучшает коммуникацию с пациентами, управляет расписанием персонала, а также контролирует расход и наличие препаратов, оборудования.

Оценить, где ИИ даст эффект в вашем процессе

Почта clients@kt.team Telegram @kt_team_blog

Отличия от других систем

  1. Есть и другие IT-решения и платформы, которые упрощают многие рабочие задачи.

  2. Разберем отличия. BPM и CRM. CRM-системы направлены на взаимодействие с клиентами, контроль продаж компании.

  3. Тогда как BPMS решают более широкий спектра вопросов.

  4. Они управляют всеми внутренними бизнес-процессами, причем CRM может быть интегрирована в BPMS. BPM и ERP. ERP-системы также помогают в автоматизации и контроле задач.

  5. Но в целом это достаточно сложное ПО, которое после внедрения уже мало поддается изменениям. BPM-системы - адаптивные программы, которые можно постоянно совершенствовать и создавать новые процессы под возникающие задачи.

Как работает BPMS

Система состоит из трех элементов: административная панель - в ней настраивают процессы; движок системы - он их реализует; интерфейс пользователя - через него сотрудники пользуются ПО. Перечислим программные модули.

Моделирование процессов

. Это инструмент создания процесса. Здесь можно создать цепочку событий, что будет происходить после совершения того или иного действия. Здесь же можно назначить ответственных на разных этапах. В таких редакторах часто есть готовые шаблоны для типовых задач.

Управление и исполнение

. Система сама уведомляет ответственных на разных этапах и дает соответствующие этапу задачи. В каких-то задачах сотруднику нужно заполнить какой-либо отчет, что-то выполняется автоматически без участия команды, например, отправка сообщений.

Мониторинг и аналитика

. Когда процесс запущен, руководитель видит, как выполняются задачи и их статусы. По мере прохождения разных этапов можно отслеживать эффективность работы и заметить, например, когда процесс дает сбой. Возможно, на каком-то этапе не справляется сотрудник.

Возможности интеграции

. BPM-системы интегрируются с другими системами. Это могут быть телефония, мессенджеры, системы документооборота и бухучета.

Что учесть перед внедрением BPM-системы

  1. Разнообразие функций - они должны соответствовать запросам вашей компании;

  2. Понятный интерфейс - взаимодействие с ПО должно быть понятным и удобным для всех сотрудников;

  3. Адаптивность и интеграция - BPMS можно без сложностей настроить под свои процессы и легко интегрировать с существующими системами, если они уже есть;

  4. Стоимость - важно рассчитать бюджет не только на покупку лицензии, но и на последующее внедрение ПО, обучение и онбординг сотрудников.

Пять российских систем

Перечислим несколько российских BPM-системы: Elma 365 - экосистема для управления документооборотом, клиентской базой, проектами и корпоративными сервисами; Directim - ПО, которое включает управление проектами, интеграцию с корпоративными сервисами, электронный документооборот, технологии ИИ; Docvision - адаптивная ПО для управления документооборотом для крупных предприятий; BPMSoft - продукт с решениями для множества отраслей; Pyrus - платформа с CRM, ЭДО, HRM (сервис рекрутинга).

BPM - IT-решение, которое координирует и автоматизирует бизнес-процессы компании.

Ей можно доверить рутинные операции, что повысить эффективность работы команды.

При моделировании процесса можно создать цепочку из задач и ответственных по каждой из них.

Когда процесс будет запущен, система сама уведомит всех участников и поставит задачи.

Руководитель сможет видеть все этапы работы и статус процесса. BPMS можно адаптировать под любые сферы, она легко интегрируется с другими решениями для бизнеса.

Обсудить статью: BPM-системы: автоматизация…

Отправить через:

Нажимая кнопку, вы принимаете оферту и предоставляете согласие на обработку персональных данных.

Связанные решения

Все решения
Внедрение AI в бизнес-процессыBPM-системы — управление бизнес-процессами и автоматизацияАвтоматизация бизнес‑процессов: оптимизация и ускорение работыRPA — роботизация бизнес-процессов и автоматизация рутинных задач

Статьи по теме

Все статьи

Видео по теме

Все видео
4:44 Управление Бизнес-процессами | Как BPM формирует интегрированную компанию 5:01 Почему важны BPM Проектирование и Разработка? 3:29 CRM/ERP/BPM Системы | Что выбрать для Бизнеса?